Webmail ist heutzutage so leistungsstark, dass es dein E-Mail-Programm fast vollständig ersetzen kann. Von überall auf der Welt kannst du dich dann ganz einfach mit deinem Internetbrowser bei Webmail anmelden.
Wir haben jedoch herausgefunden, wie du Webmail noch effizienter nutzen kannst und haben die folgenden 5 Tipps dafür!
Tipp 1: Anzeigename, Firmenname und Unterschrift festlegen
Der erste Webmail-Tipp ist, deinen Anzeigenamen, deine Organisation (Firmenname), deine Antwortadresse und deine Signatur richtig einzustellen.
Dadurch wird sichergestellt, dass, sobald du eine E-Mail an eine andere Person schickst, dein Name als Absender angezeigt und eventuell durch deinen Firmennamen oder deine Organisation ergänzt wird.
Jede E-Mail wird außerdem mit deiner Signatur abgeschlossen, in die du z.B. schreiben kannst
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Name
Das Antwort-an-Feld dient dazu, eine andere E-Mail-Adresse festzulegen, an die eine E-Mail gesendet wird, sobald der Empfänger auf die Schaltfläche “Antworten” drückt. Es muss nicht ausgefüllt werden, kann aber nützlich sein, wenn du die Antworten auf deine E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse erhalten möchtest.
Tipp 2: Zwei-Faktor-Authentifizierung
Da Sicherheit heutzutage Priorität 1 hat, empfehlen wir, immer eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten, damit dein Webmail doppelt sicher ist.
Schließlich willst du nicht, dass andere sich einfach in dein Webmail einloggen können und möglicherweise Daten ausspionieren, wenn dein Passwort irgendwo durchgesickert ist.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist dafür ideal, da sie eine zweite Ebene der Authentifizierung bietet. Sobald du dich nämlich mit deinen Anmeldedaten bei Webmail angemeldet hast, wird ein eindeutiger Code abgefragt, den du nur auf deinem Gerät - oft ein Smartphone - erhältst.
Sobald du diesen Code eingibst, bist du eingeloggt und kannst auf alle E-Mails in deinem Webmail zugreifen.
Das Bild zeigt, dass du den Code auf verschiedene Arten erhalten kannst. Aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit empfehlen wir immer, die Mobile App zu verwenden, da du oft der Einzige bist, der dein Smartphone/Telefon in der Tasche hat.
Tipp 3: Einen Archivordner erstellen
Da E-Mails heutzutage das Kommunikationsmittel Nummer eins sind, möchtest du deine alten E-Mails jederzeit wiederfinden und lesen können. In diesem Fall ist es ratsam, sobald du eine E-Mail erhalten und gelesen hast, sie nicht wegzuwerfen, sondern zu archivieren.
Dadurch wird sichergestellt, dass sich die E-Mail in einem anderen Ordner als dem Papierkorb befindet und somit immer auffindbar ist, wenn du über die Suchfunktion danach suchst.
Sobald du sie in den Papierkorb legst, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die E-Mail gelöscht wird, denn dein E-Mail- oder Hosting-Anbieter leert den Papierkorb automatisch alle paar Tage.
Wie erstelle ich einen Archivordner?
Gehe dazu in deine Webmail-Einstellungen, klicke dann auf “Ordner” und du siehst eine Übersicht der aktuellen Ordner. Hier siehst du oben rechts eine Schaltfläche namens “Neu”. Sobald du darauf klickst, kannst du ganz einfach einen neuen Archivordner erstellen, der für dein Archiv bestimmt ist!
Tipp 4: Formatiere deine E-Mails automatisch mit Styling
Neben einem bestimmten Schreibstil, den du beherrschst, willst du natürlich auch ein bestimmtes Aussehen in Bezug auf das Styling all deiner E-Mails haben.
Dazu kannst du die Schriftarten und -größen einstellen und eventuell festlegen, ob deine Unterschrift standardmäßig hinzugefügt werden soll oder nicht.
Du kannst auch Regeln festlegen, was das Webmail im Falle eines “Antwort an”-Befehls tun soll, mit dem du z.B. auf eine erhaltene E-Mail antwortest. Du kannst zum Beispiel wählen, ob die Nachricht unter deiner E-Mail zitiert oder gar nicht angezeigt werden soll.
Wo kann ich alle Webmail-Optionen einstellen?
Dazu gehst du im Webmail auf “Einstellungen”, klickst dann auf der linken Seite erneut auf “Einstellungen” und dann auf “Nachrichten erstellen”. Du siehst dann den folgenden Bildschirm, auf dem du alles konfigurieren kannst, was die Erstellung, das Styling und den Umgang mit deiner E-Mail betrifft.
Tipp 5: Automatische Filter und Regeln erstellen
Willst du sicherstellen, dass deine E-Mails automatisch kategorisiert, archiviert, gelöscht oder sogar beantwortet werden wie eine gut geölte Maschine?
Dann sind automatische Filter und Regeln eine ideale Lösung für dich. Mit ihnen hast du eine einfache, aber sehr umfassende Möglichkeit, eine E-Mail zu lesen und anhand bestimmter Erkennungsmerkmale zu entscheiden, was mit ihr geschehen soll.
Sobald du zum Beispiel eine E-Mail von info@domein.nl mit dem Betreff “Hallo” erhältst, kannst du sie automatisch lesen lassen und dann ins Archiv verschieben. Auf diese Weise hast du die E-Mail, aber sie geht nicht in deinem Posteingang vorbei und bleibt nicht auf ungelesen.
Wo erstelle ich Webmail-Filter und -Regeln?
Gehe dazu auf “Einstellungen” und klicke dann auf “Filter”. Danach klickst du auf die Schaltfläche “Neu”, die du oben rechts siehst.
Name des Filters
Daraufhin wird ein neuer Bildschirm angezeigt, in den du einen Filternamen eingeben kannst, unter dem dein Filter erkannt werden soll. Du kannst den Filter dann nach dem Speichern aktivieren oder deaktivieren.
Suchbereich
Das nächste Feld ist der “Suchbereich”. Hier gibst du grundsätzlich an, ob die Regeln darunter auf alle erstellten Regeln, eine Regel oder einfach auf alle Nachrichten zutreffen sollen.
Regeln
Jetzt kommen wir zur eigentlichen Arbeit, nämlich zu den Regeln. Du kannst hier 1 oder mehrere Regeln erstellen und festlegen, was eine eingehende E-Mail erfüllen muss, nach der du eine Aktion durchführen willst.
Angenommen, wir wollen das obige Beispiel erreichen, dann ist die erste Regel, dass der Absender info@domain enthält. Dann klicken wir mit dem + Zeichen auf eine neue Zeile.
Hier wähle ich, dass das Subjekt gleich “Hallo” ist. Damit stelle ich sicher, dass die Aktion ausgeführt wird, wenn info@domein.nl mir eine E-Mail mit “Hallo” als Betreff schickt.
Angenommen, info@domein.nl schickt eine E-Mail mit “hi!” (d.h. mit Ausrufezeichen), dann wird die Aktion nicht ausgeführt, weil der Betreff nicht genau gleich “hi” ist. In diesem Fall solltest du “is equal to” in “contains” ändern. Die Regel wird dann auch dann ausgeführt, wenn das Wort hi in einem weiter gefassten Thema steht.
Aktionen
Nachdem wir nun die Regeln festgelegt haben, kommen wir zu den Aktionen, die ausgeführt werden sollen, wenn die Regeln alle erfüllt sind. Wie ich schon sagte, möchte ich, dass die E-Mail gelesen und in den Archivordner verschoben wird.
Dazu erstelle ich die erste Aktion, nämlich “Markierung zur Nachricht hinzufügen”, mit der Markierung “Lesen”.
Dann erstelle ich eine neue Aktion mit dem +-Button und wähle “Nachricht verschieben nach”, wobei ich den Ordner “Archiv”, den ich zuvor erstellt habe, als Archivordner wähle.
Jetzt haben wir genau das erreicht, was wir wollten. E-Mails von info@domein.nl mit dem Betreff hi werden automatisch gelesen und in den Archivordner verschoben!