Ein Autoresponder sendet automatisch eine Antwort, wenn jemand Ihnen eine E-Mail schickt. Dies ist nützlich während Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheitszeiten. In dieser Anleitung erklären wir, wie Sie einen Autoresponder in DirectAdmin einrichten.

Was ist ein Autoresponder?

Ein Autoresponder (auch "Abwesenheitsnotiz" oder "Urlaubsnachricht" genannt) ist eine automatische Nachricht, die an jeden gesendet wird, der Ihnen eine E-Mail schickt. Der Absender erhält sofort eine Nachricht, dass Sie nicht verfügbar sind, möglicherweise mit Informationen darüber, wann Sie zurückkehren oder wen er in der Zwischenzeit kontaktieren kann.

Wann verwendet man einen Autoresponder?

  • Urlaub: Lassen Sie Kunden und Kollegen wissen, dass Sie weg sind
  • Krankheit: Informieren Sie Absender über Ihre Abwesenheit
  • Konferenzen: Bei mehrtägigen Veranstaltungen mit eingeschränkter Erreichbarkeit
  • Projektarbeit: Wenn Sie konzentriert arbeiten und nicht sofort antworten
  • Elternzeit: Für längere Abwesenheitszeiten

Autoresponder einrichten

Schritt 1: Bei DirectAdmin anmelden

  1. Gehen Sie zum DirectAdmin-Loginportal von Theory7
  2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein
  3. Klicken Sie auf Anmelden

Schritt 2: Zu Autorespondern navigieren

  1. Suchen Sie im Menü nach E-Mail oder E-Mail-Manager
  2. Klicken Sie auf Autoresponders oder Urlaubsnachrichten
  3. Sie sehen nun eine Übersicht aller Autoresponder

Schritt 3: Neuen Autoresponder erstellen

  1. Klicken Sie auf Autoresponder erstellen
  2. Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, für die Sie den Autoresponder einrichten möchten
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Nachricht: Dies ist der Text, der automatisch gesendet wird. Eine gute Nachricht enthält:

  • Dass Sie abwesend sind
  • Wann Sie zurückkehren (falls bekannt)
  • Alternativer Kontakt für dringende Angelegenheiten
  • Erwartete Antwortzeit nach der Rückkehr

Schritt 4: Einstellungen konfigurieren

  • Startdatum: Wann soll der Autoresponder beginnen?
  • Enddatum: Wann soll der Autoresponder enden?
  • Intervall: Wie oft darf dieselbe Person einen Autoresponder erhalten? (z.B. einmal pro Tag)

Schritt 5: Speichern und aktivieren

  1. Überprüfen Sie alle Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Erstellen oder Speichern
  3. Der Autoresponder ist jetzt aktiv

Beispiel-Autoresponder-Nachrichten

Beispiel 1: Kurzer Urlaub

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin derzeit vom 15. bis 22. Januar im Urlaub und habe nur eingeschränkten Zugang zu E-Mails.

Ich werde Ihre Nachricht beantworten, sobald ich zurück bin. Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Hans unter hans@firma.de.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Beispiel 2: Geschäftliche Abwesenheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit auf einer Konferenz und kann nicht sofort antworten.

Voraussichtliche Rückkehr: Freitag, 20. Januar
Für dringende Angelegenheiten: Bitte wenden Sie sich an den Kundenservice unter support@firma.de

Ihre E-Mail wird nach meiner Rückkehr beantwortet.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Autoresponder bearbeiten oder deaktivieren

Bearbeiten

  1. Gehen Sie zu E-Mail → Autoresponders
  2. Klicken Sie auf den Autoresponder, den Sie bearbeiten möchten
  3. Ändern Sie Text oder Daten
  4. Klicken Sie auf Speichern

Deaktivieren

  1. Gehen Sie zu E-Mail → Autoresponders
  2. Finden Sie den aktiven Autoresponder
  3. Klicken Sie auf Löschen oder Entfernen
  4. Bestätigen Sie die Aktion

Tipps für effektive Autoresponder

  1. Seien Sie spezifisch bei Daten: "Zurück am 22. Januar" ist besser als "bald zurück"
  2. Bieten Sie eine Alternative: Geben Sie einen Kollegen oder allgemeine E-Mail für dringende Angelegenheiten an
  3. Bleiben Sie professionell: Vermeiden Sie zu informelle Sprache im geschäftlichen Kontext
  4. Testen Sie Ihren Autoresponder: Senden Sie sich selbst eine E-Mail, um zu überprüfen, ob er funktioniert
  5. Vergessen Sie nicht zu deaktivieren: Schalten Sie den Autoresponder aus, wenn Sie zurück sind

Häufige Probleme

Autoresponder funktioniert nicht

  • Überprüfen Sie, ob Start- und Enddatum korrekt eingestellt sind
  • Überprüfen Sie, ob der Autoresponder mit der richtigen E-Mail-Adresse verknüpft ist
  • Prüfen Sie auf Tippfehler in der E-Mail-Adresse

Empfänger erhalten keinen Autoresponder

  • Manche E-Mail-Systeme blockieren Autoresponder (Spam-Filter)
  • Das Intervall könnte zu lang sein (z.B. einmal pro Woche)
  • Der Autoresponder könnte abgelaufen sein

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