Outlook ist ein leistungsstarker E-Mail-Client, aber Synchronisationsprobleme können frustrierend sein. In diesem Artikel behandeln wir die häufigsten Synchronisationsprobleme und wie Sie sie beheben.

Häufige Synchronisationsprobleme

Symptome erkennen

  • E-Mails erscheinen nicht in Outlook, während sie in Webmail vorhanden sind
  • Gesendete E-Mails erscheinen nicht auf anderen Geräten
  • Ordner werden nicht synchronisiert
  • Gelöschte E-Mails kommen zurück
  • Outlook hängt bei "Synchronisieren..."
  • Fehlermeldung "Kann keine Verbindung zur Server herstellen"

Lösung 1: Überprüfen Sie die Kontoeinstellungen

IMAP-Einstellungen überprüfen

  1. Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen
  2. Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie auf Ändern
  3. Überprüfen Sie diese Einstellungen:

Eingangsserver (IMAP):

Einstellung Wert
Server mail.ihredomain.de
Port 993
Verschlüsselung SSL/TLS

Ausgangsserver (SMTP):

Einstellung Wert
Server mail.ihredomain.de
Port 465
Verschlüsselung SSL/TLS

Authentifizierung überprüfen

  1. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen > Ausgangsserver
  2. Stellen Sie sicher, dass "Mein Ausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung aktiviert ist
  3. Wählen Sie "Die gleichen Einstellungen wie mein Eingangsserver verwenden

Lösung 2: Outlook-Cache löschen

Outlook speichert E-Mails lokal. Ein beschädigter Cache kann Synchronisationsprobleme verursachen.

OST-Datei neu aufbauen

Hinweis: Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere bei großen Postfächern.

  1. Schließen Sie Outlook vollständig.
  2. Drücken Sie Windows + R und geben Sie ein: %localappdata%\Microsoft\Outlook
  3. Finden Sie die .ost-Datei mit Ihrer E-Mail-Adresse im Namen.
  4. Benennen Sie die Datei um (z.B. in alt_konto.ost).
  5. Starten Sie Outlook neu.
  6. Outlook baut den Cache erneut von dem Server auf.

Outlook im abgesicherten Modus starten

Testen Sie, ob Add-Ins das Problem verursachen:

  1. Drücken Sie Windows + R.
  2. Geben Sie ein: outlook.exe /safe
  3. Wenn die Synchronisation im abgesicherten Modus funktioniert, deaktivieren Sie die Add-Ins über Datei > Optionen > Add-Ins.

Lösung 3: Ordnerstruktur synchronisieren

Abonnements für Ordner überprüfen

Bei IMAP müssen Sie für Ordner abonniert sein, um sie zu sehen:

  1. Rechtsklicken Sie auf Ihren Kontonamen in Outlook.
  2. Wählen Sie "IMAP-Ordner.
  3. Klicken Sie auf "Abfragen.
  4. Wählen Sie alle Ordner aus, die Sie synchronisieren möchten.
  5. Klicken Sie auf "Abonnieren.

Gesendete Elemente-Ordner konfigurieren

Stellen Sie sicher, dass gesendete E-Mails auf dem Server gespeichert werden:

  1. Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie Ihr Konto > Ändern > Weitere Einstellungen.
  3. Gehen Sie zum Tab "Gesendete Elemente.
  4. Wählen Sie "Elemente in folgendem Ordner auf dem Server speichern.
  5. Wählen Sie Ihren "Gesendet"-Ordner.

Papierkorb/Gelöschte Elemente konfigurieren

  1. Die gleichen Schritte wie oben.
  2. Gehen Sie zum Tab "Gelöschte Elemente.
  3. Wählen Sie den richtigen Papierkorb-Ordner auf dem Server.

Lösung 4: Offline-Einstellungen anpassen

Synchronisationsintervall einstellen

  1. Gehen Sie zum Tab Send/Receive.
  2. Klicken Sie auf Gruppen für Senden/Empfangen definieren.
  3. Wählen Sie "Alle Konten.
  4. Stellen Sie "Automatisch senden/empfangen planen alle auf 5-10 Minuten ein.
  5. Stellen Sie sicher, dass "Automatisch senden/empfangen beim Schließen ausführen aktiviert ist.

Offline verfügbar machen

Für vollständige Synchronisation:

  1. Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie Ihr Konto > Ändern.
  3. Unter Offline-Einstellungen, stellen Sie den Schieberegler auf "Alle.
  4. Oder wählen Sie einen bestimmten Zeitraum (z.B. 1 Jahr).

Lösung 5: Verbindungsprobleme beheben

Firewall und Antivirus überprüfen

Einige Sicherheitssoftware blockiert Outlook:

  1. Deaktivieren Sie vorübergehend Ihr Antivirus.
  2. Testen Sie, ob die Synchronisation funktioniert.
  3. Wenn es funktioniert, fügen Sie Outlook als Ausnahme in Ihrem Antivirus hinzu.

Proxy-Einstellungen überprüfen

  1. Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie Ihr Konto > Ändern > Weitere Einstellungen.
  3. Gehen Sie zum Tab "Verbindung.
  4. Stellen Sie sicher, dass "Über HTTP verbinden deaktiviert ist (es sei denn, es ist notwendig).

Lösung 6: Outlook-Profil wiederherstellen

Wenn andere Lösungen nicht funktionieren, erstellen Sie ein neues Profil:

Neues Profil erstellen

  1. Schließen Sie Outlook.
  2. Gehen Sie zu Systemsteuerung > Mail (Microsoft Outlook).
  3. Klicken Sie auf "Profile anzeigen.
  4. Klicken Sie auf "Hinzufügen.
  5. Geben Sie dem Profil einen Namen.
  6. Konfigurieren Sie Ihr E-Mail-Konto erneut.

Altes Profil löschen

Nur nach erfolgreichem Testen des neuen Profils:

  1. In der Mail-Konfiguration, wählen Sie das alte Profil aus.
  2. Klicken Sie auf "Löschen.

Lösung 7: Outlook reparieren

Office-Reparatur durchführen

  1. Gehen Sie zu Windows Einstellungen > Apps > Apps und Features.
  2. Suche nach Microsoft Office oder Microsoft 365.
  3. Klicken Sie auf "Ändern.
  4. Wählen Sie "Online-Reparatur (gründlicher als "Schnellreparatur").
  5. Folgen Sie den Anweisungen.

Probleme mit bestimmten Ordnern

Entwürfe synchronisieren nicht

  1. Gehen Sie zu Datei > Optionen > Mail.
  2. Scrollen Sie zu "Nachrichten speichern.
  3. Stellen Sie sicher, dass "Entwürfe automatisch speichern aktiviert ist.
  4. Stellen Sie den Speicherort auf den Server-Ordner ein.

Kalender synchronisiert nicht

Bei IMAP-Konten synchronisiert der Kalender nicht automatisch:

  • IMAP unterstützt nur E-Mail, keinen Kalender.
  • Verwenden Sie CalDAV für die Kalender-Synchronisation.
  • Oder synchronisieren Sie den Kalender separat über einen anderen Dienst.

Prävention: Zukünftige Probleme vermeiden

Regelmäßige Wartung

  • Komprimieren Sie Ordner regelmäßig: Rechtsklick auf den Ordner > "Ordner komprimieren".
  • Archivieren Sie alte E-Mails lokal.
  • Halten Sie Ihren Posteingang übersichtlich (nicht mehr als 10.000 Elemente pro Ordner).

Outlook aktuell halten

  1. Gehen Sie zu Datei > Office-Konto.
  2. Klicken Sie auf "Update-Optionen > "Jetzt aktualisieren.
  3. Installieren Sie verfügbare Updates.

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