Ein Autoresponder sendet automatisch eine Antwort, wenn Ihnen jemand eine E-Mail sendet. Dies ist nützlich während Urlaubszeiten, Krankheit oder anderen Abwesenheitsperioden. In diesem Handbuch erklären wir, wie Sie einen Autoresponder in DirectAdmin einrichten.

Was ist ein Autoresponder?

Ein Autoresponder (auch als "Out-of-Office" oder "Urlaubsbenachrichtigung" bezeichnet) ist eine automatische Nachricht, die an jeden gesendet wird, der Ihnen eine E-Mail sendet. Der Absender erhält sofort eine Nachricht, dass Sie nicht verfügbar sind, möglicherweise mit Informationen darüber, wann Sie zurückkommen oder wen sie in der Zwischenzeit kontaktieren können.

Wann verwenden Sie einen Autoresponder?

  • Urlaub: Lassen Sie Kunden und Kollegen wissen, dass Sie weg sind
  • Krankheit: Informieren Sie Absender über Ihre Abwesenheit
  • Konferenzen: Bei mehrtägigen Veranstaltungen, bei denen Sie eingeschränkt erreichbar sind
  • Projektarbeit: Wenn Sie fokussiert arbeiten und nicht sofort reagieren
  • Mutterschaftsurlaub: Für längere Abwesenheitszeiten

Autoresponder einrichten

Schritt 1: Anmelden bei DirectAdmin

  1. Gehen Sie zum DirectAdmin-Login-Portal von Theory7
  2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein
  3. Klicken Sie auf Anmelden

Schritt 2: Navigieren Sie zu Autorespondern

  1. Suchen Sie im Menü nach E-Mail oder E-Mail-Manager
  2. Klicken Sie auf Autoresponder oder Urlaubsnachrichten
  3. Sie sehen nun eine Übersicht aller Autoresponder

Schritt 3: Neuen Autoresponder erstellen

  1. Klicken Sie auf Autoresponder erstellen oder Create Autoresponder
  2. Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, für die Sie den Autoresponder einrichten möchten
  3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Nachricht: Dies ist der Text, der automatisch gesendet wird. Eine gute Nachricht enthält:

  • Dass Sie abwesend sind
  • Wann Sie zurückkommen (falls bekannt)
  • Alternativer Ansprechpartner für dringende Angelegenheiten
  • Erwartete Antwortzeit nach Ihrer Rückkehr

Schritt 4: Einstellungen konfigurieren

  • Startdatum: Wann soll der Autoresponder beginnen?
  • Enddatum: Wann soll der Autoresponder enden?
  • Intervall: Wie oft darf dieselbe Person einen Autoresponder erhalten? (z. B. einmal pro Tag)

Schritt 5: Speichern und aktivieren

  1. Überprüfen Sie alle Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Erstellen oder Speichern
  3. Der Autoresponder ist jetzt aktiv

Beispiel-Autoresponder-Nachrichten

Beispiel 1: Kurzer Urlaub

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin derzeit im Urlaub vom 15. bis 22. Januar und habe eingeschränkten Zugang zu E-Mails.

Ich werde Ihre Nachricht beantworten, sobald ich zurück bin. Für dringende Angelegenheiten können Sie meinen Kollegen Jan unter jan@unternehmen.de kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Beispiel 2: Geschäftliche Abwesenheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit aufgrund einer Konferenz abwesend und kann nicht sofort reagieren.

Erwartete Rückkehr: Freitag, 20. Januar
Für dringende Angelegenheiten: Bitte wenden Sie sich an den Kundenservice unter support@unternehmen.de

Ihre E-Mail wird beantwortet, sobald ich zurückkehre.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]

Autoresponder bearbeiten oder deaktivieren

Bearbeiten

  1. Gehen Sie zu E-Mail → Autoresponder
  2. Klicken Sie auf den Autoresponder, den Sie bearbeiten möchten
  3. Ändern Sie den Text oder die Daten
  4. Klicken Sie auf Speichern

Deaktivieren

  1. Gehen Sie zu E-Mail → Autoresponder
  2. Finden Sie den aktiven Autoresponder
  3. Klicken Sie auf Löschen oder Entfernen
  4. Bestätigen Sie die Aktion

Tipps für effektive Autoresponder

  1. Seien Sie spezifisch über Daten: "Zurück am 22. Januar" ist besser als "bald zurück"
  2. Bieten Sie eine Alternative an: Geben Sie einen Kollegen oder eine allgemeine E-Mail-Adresse für dringende Angelegenheiten an
  3. Halten Sie es professionell: Vermeiden Sie zu informelle Sprache im geschäftlichen Kontext
  4. Testen Sie Ihren Autoresponder: Senden Sie sich selbst eine E-Mail, um zu überprüfen, ob es funktioniert
  5. Vergessen Sie nicht, ihn zu deaktivieren: Schalten Sie den Autoresponder aus, wenn Sie zurück sind

Häufige Probleme

Autoresponder funktioniert nicht

  • Überprüfen Sie, ob das Start- und Enddatum korrekt eingestellt sind
  • Vergewissern Sie sich, dass der Autoresponder mit der richtigen E-Mail-Adresse verknüpft ist
  • Überprüfen Sie, ob keine Tippfehler in der E-Mail-Adresse vorhanden sind

Empfänger erhalten keinen Autoresponder

  • Einige E-Mail-Systeme blockieren Autoresponder (Spam-Filter)
  • Das Intervall könnte zu lang sein (z. B. einmal pro Woche)
  • Der Autoresponder könnte abgelaufen sein

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