Le webmail est si puissant de nos jours qu’il peut presque remplacer complètement votre client de messagerie. De n’importe où dans le monde, vous pouvez ensuite vous connecter facilement au webmail à l’aide de votre navigateur Internet.
Cependant, nous avons découvert comment vous pouvez utiliser le webmail de manière encore plus efficace et nous vous proposons les 5 conseils suivants !
Conseil 1 : Définissez le nom d’affichage, le nom de la société et la signature.
La première astuce du webmail consiste à définir correctement votre nom d’affichage, votre organisation (nom de la société), votre adresse de réponse et votre signature.
Ainsi, dès que vous enverrez un courriel à une autre personne, votre nom sera affiché comme expéditeur et éventuellement complété par le nom de votre entreprise ou de votre organisation.
Chaque e-mail sera également soigneusement fermé par votre signature dans laquelle vous pouvez mettre, par exemple
Sincèrement vôtre,
Votre nom
Le champ “reply-to” permet de définir une autre adresse e-mail à laquelle un e-mail sera envoyé dès que le destinataire appuiera sur le bouton “reply”. Il n’est pas nécessaire de la remplir, mais elle peut être utile si vous souhaitez recevoir les réponses à vos messages électroniques à une autre adresse électronique.
Conseil 2 : Authentification à deux facteurs
La sécurité étant la priorité numéro 1 de nos jours, nous vous recommandons de mettre en place une authentification à deux facteurs à tout moment pour vous assurer que votre webmail est doublement sécurisé.
Après tout, vous ne voulez pas que d’autres personnes puissent se connecter facilement à votre webmail si votre mot de passe est divulgué.
L’authentification à deux facteurs (2FA) est idéale pour cela, car elle fournit une deuxième couche d’authentification. En effet, une fois que vous vous êtes connecté au webmail avec vos identifiants, il vous demande un code unique que vous recevez uniquement sur votre appareil - souvent un smartphone.
Dès que vous aurez saisi ce code, vous serez connecté et pourrez accéder à tous les e-mails de votre webmail.
L’image montre que vous pouvez recevoir le code de plusieurs façons. Pour des raisons de facilité d’utilisation et de sécurité, nous vous recommandons toujours d’utiliser l’application mobile, car vous êtes souvent le seul à avoir votre smartphone/téléphone dans votre poche.
Conseil 3 : Créez un dossier d’archives
Le courrier électronique étant aujourd’hui l’outil de communication numéro un, vous voulez pouvoir retrouver et relire vos anciens messages à tout moment. Dans ce cas, dès que vous recevez et lisez un e-mail, il est conseillé de ne pas le jeter, mais de l’archiver.
Ainsi, l’e-mail se trouve dans un dossier différent de celui de la corbeille et peut donc toujours être trouvé lorsque vous le recherchez via la fonction de recherche.
Dès que vous le mettez dans la corbeille, il y a de fortes chances que l’e-mail soit supprimé car votre fournisseur de messagerie ou d’hébergement vide automatiquement la corbeille tous les quelques jours.
Comment créer un dossier d’archives ?
Pour ce faire, allez dans les paramètres de votre webmail, puis cliquez sur “dossiers” et vous verrez un aperçu des dossiers actuels. Ici, vous verrez un bouton appelé “Nouveau” en haut à droite. Dès que vous cliquez dessus, vous pouvez facilement créer un nouveau dossier d’archives destiné à vos archives !
Conseil 4 : Formatez automatiquement vos e-mails avec du style
En plus d’avoir un style d’écriture spécifique que vous maîtrisez, vous voulez évidemment avoir un look spécifique en termes de style dans tous vos e-mails.
Pour ce faire, vous pouvez définir les polices, les tailles et, éventuellement, indiquer si votre signature doit être ajoutée par défaut ou non.
Vous pouvez également définir des règles quant à ce que le webmail doit faire dans le cas d’une commande “répondre à”, par exemple, que vous utilisez pour répondre au courriel que vous recevez. Par exemple, vous pouvez choisir que le message soit cité sous votre e-mail, ou qu’il ne soit pas affiché du tout.
Où puis-je définir toutes les options du webmail ?
Pour ce faire, allez dans “paramètres” dans le webmail, puis cliquez à nouveau sur “paramètres” sur le côté gauche et ensuite sur “créer des messages”. Vous verrez alors l’écran suivant où vous pourrez configurer tout ce qui concerne la création, le style et le traitement de votre e-mail.
Conseil 5 : Créez des filtres et des règles automatiques
Vous voulez vous assurer que vos courriels sont automatiquement catégorisés, archivés, supprimés ou même qu’on y répond automatiquement comme une machine bien huilée ?
Dans ce cas, les filtres et règles automatiques sont une solution idéale pour vous. Grâce à eux, vous disposez d’un moyen simple mais très complet de faire lire un courrier électronique et de décider ce qu’il faut en faire en fonction de certaines reconnaissances.
Par exemple, dès que vous recevez un e-mail de info@domein.nl ayant pour objet “Bonjour”, vous pouvez le faire lire automatiquement et le déplacer ensuite vers les archives. De cette façon, vous avez le courriel, mais il ne passe pas dans votre boîte de réception et ne reste pas sur non lu.
Où puis-je créer des filtres et des règles pour le webmail ?
Pour ce faire, allez dans “paramètres”, puis cliquez sur “filtres”, après quoi vous cliquez sur le bouton “nouveau” que vous verrez en haut à droite.
Nom du filtre
Vous verrez alors un nouvel écran où vous pouvez saisir un nom de filtre, le nom par lequel vous voulez que votre filtre soit reconnu. Vous pouvez ensuite activer ou désactiver le filtre après l’avoir enregistré.
Plage de recherche
Le champ suivant est la “plage de recherche”. Ici, vous spécifiez essentiellement si les règles situées en dessous doivent correspondre à toutes les règles créées, à une seule règle ou simplement s’appliquer à tous les messages.
Règles
Nous en arrivons maintenant au véritable travail, à savoir les règles. Vous pouvez créer une ou plusieurs règles ici et spécifier ce à quoi un e-mail entrant doit se conformer après quoi vous souhaitez effectuer une action.
Supposons que nous voulions réaliser l’exemple ci-dessus, la première règle est d’indiquer que l’expéditeur contient info@domaine. On clique ensuite sur une nouvelle ligne via le signe +.
Ici, je choisis que le sujet est égal à “hi”. Grâce à cela, je m’assure que si info@domein.nl m’envoie un e-mail ayant pour objet “Bonjour”, l’action sera exécutée.
Supposons que info@domein.nl envoie un e-mail avec “hi !” (c’est-à-dire avec un point d’exclamation), l’action ne sera pas exécutée car le sujet n’est pas exactement égal à “hi”. Dans ce cas, vous devez remplacer “est égal à” par “contient”. La règle sera alors exécutée même si le mot hi se trouve dans un sujet plus large.
Actions
Maintenant que nous avons défini les règles, nous en venons aux actions qu’il doit effectuer une fois que les règles ont toutes été respectées. Comme je l’ai dit précédemment, je veux que l’e-mail soit lu et déplacé vers le dossier des archives.
Pour ce faire, je crée la première action, à savoir “Ajouter une marque au message”, en vérifiant la lecture.
Ensuite, je crée une nouvelle action avec le bouton + et je choisis “déplacer le message vers” où je choisis le dossier “archive” que j’ai créé plus tôt comme dossier d’archive.
Maintenant, nous avons obtenu exactement ce que nous voulions et les courriels de info@domein.nl avec le sujet hi sont automatiquement lus et déplacés vers le dossier des archives !
