L’une des choses les plus importantes à faire avant de partir en vacances ou de s’absenter du bureau est de mettre en place un assistant d’absence automatique, également connu sous le nom d’e-mail “Out of Office” (OOO). Cela permet de s’assurer que les personnes qui vous envoient un courriel savent que vous serez absent pendant un certain temps et quand vous serez de retour. de retour. Dans cet article, nous allons te montrer comment configurer un message d’absence du bureau dans différents clients de messagerie.
Outlook
Si tu utilises Outlook, suis les étapes suivantes pour créer un message d’absence du bureau : 1. clique sur “Fichier” dans la barre de menu supérieure et sélectionne “Réponses automatiques” (dans certaines versions). “Réponses automatiques” (dans certaines versions d’Outlook, cette option peut s’appeler “Sortie du bureau”). 2. Sélectionner “Je suis actuellement absent du bureau” et saisir les dates de début et de fin de l’absence. et la date de fin de l’absence. 3. Saisis un message approprié pour ton message d’absence du bureau, par exemple la date de ton retour et si tu continueras à consulter tes courriels pendant ton absence. si tu continueras à consulter tes courriels pendant ton absence. 4. Cliquer sur “OK” pour enregistrer les paramètres.
Gmail
Si tu utilises Gmail, suis les étapes suivantes pour configurer un message d’absence du bureau : 1. clique sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit de ta boîte de réception Gmail et sélectionne “Paramètres”. Gmail et sélectionne “Paramètres”. 2. Descends jusqu’à la section “Réponse automatique” et sélectionne “Réponse automatique activée”. 3. Saisir les dates de début et de fin de l’absence date de début et de fin de l’absence et saisis un message approprié pour ton message d’absence du bureau. 4. Cliquer sur “Enregistrer” pour sauvegarder les paramètres. sauvegarder.
Apple Mail
Si tu utilises Apple Mail, suis les étapes suivantes pour configurer un message d’absence du bureau : 1. clique sur “Mail” dans la barre de menu supérieure et sélectionne “Préférences”. “Préférences”. 2. Cliquer sur l’onglet “Règles” et sélectionner “Ajouter une règle”. 3. Saisir un nom approprié pour la règle, par exemple “Out of Office”. 4. Définir la condition à “Tout message”. 5. Définir l’action comme “Envoyer une réponse”. 6. Saisir le message d’absence du bureau et définir les dates de début et de fin de l’absence. l’absence. 7. Cliquer sur “OK” pour enregistrer les paramètres.
Conseils pour la rédaction d’un message d’absence du bureau
- Sois concis : les gens n’ont pas envie de lire de longs messages. - Sois précis : indique quand tu seras de retour et si tu consulteras des courriels pendant ton absence. pendant ton absence. - Référer des personnes : si vous avez des collègues qui peuvent aider le destinataire en votre absence, référez-les à eux. à eux. - Indiquer les coordonnées importantes : si c’est urgent et que quelqu’un a besoin de te joindre, donne le numéro d’un collègue ou un numéro de téléphone où l’on peut te joindre. ou un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre. - Adapter son langage : adapter son langage au destinataire du message Out of Office et ne pas utiliser de jargon technique ou de termes incompréhensibles. incompréhensibles. - Utiliser l’humour : si cela correspond à la culture de votre organisation, un peu d’humour dans votre message d’absence du bureau ne peut pas faire de mal et peut faire en sorte que les gens aient une impression positive de vous. s’assurer que les gens ont une impression positive de vous.
Quand configurer un message d’absence du bureau ?
L’envoi d’un message d’absence du bureau n’est pas seulement important lorsque tu pars en vacances, mais aussi lorsque tu es absent pour d’autres raisons, telles qu’une maladie prolongée ou une réunion de famille. La création d’un message d’absence du bureau montre que tu es professionnel et fiable, car tu informes les gens de ton absence et tu les rassures en leur disant que tu répondras à leurs courriels dès que possible.