Avec Theory7.net, nous nous assurons que vos emails continuent à fonctionner de manière professionnelle et sans problème, même lorsque vous êtes temporairement indisponible. Un message d'absence (ou réponse automatique) est un moyen pratique d'informer vos contacts que vous ne pouvez pas répondre immédiatement. Nous vous expliquons ci-dessous, étape par étape, comment configurer facilement un message d'absence via DirectAdmin.
Etape 1 : Se connecter à DirectAdmin
- Rendez-vous sur la page de connexion de DirectAdmin. Vous la trouverez via le lien que vous avez reçu de Theory7.net lors de la livraison de votre pack d'hébergement.
- Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
(Astuce : Vous ne trouvez pas vos données de connexion ? Contactez-nous via notre page de support).
Etape 2 : Aller à la gestion des e-mails
- Une fois connecté, cliquez surGestion des e-mails dans le menu principal.
- Dans le menu déroulant, choisissezRépondeurs automatiques (Automatic Reply).
Étape 3 : Créer un nouveau message d'absence
- Cliquez sur le bouton Créer un autorépondeur (ou « Créer un nouvel autorépondeur »).
- Remplissez les champs suivants :
- Adresse électronique: Choisissez l'adresse électronique pour laquelle vous souhaitez configurer le message d'absence.
- Répondre à: Vous pouvez souvent laisser ce champ vide ; DirectAdmin remplit automatiquement les détails corrects.
- Objet: Rédigez un objet clair pour la réponse automatique, par exemple : « Absent du bureau », « Je suis temporairement indisponible », ou un autre message professionnel.
- Texte du message: Rédigez ici votre message d'absence. Vous trouverez ci-dessous un exemple de message professionnel.
Étape 4 : Rédiger un message d'absence professionnel
Un bon message d'absence est court, professionnel et informe l'expéditeur de votre absence. N'oubliez pas de mentionner
- la date à laquelle vous serez à nouveau joignable
- Si l'e-mail sera transféré.
- la personne que l'expéditeur peut contacter en cas de questions urgentes.
Voici deux exemples :
Exemple 1 : Sans transfert d'e-mails
Objet : Merci pour votre message
Texte du message :
Bonjour,
Je vous remercie pour votre e-mail. Je suis actuellement absent et dans l'impossibilité de répondre à mon e-mail. Je serai à nouveau disponible à partir du [date].
Votre e-mail ne sera pas transféré. Pour toute question urgente, veuillez contacter mon collègue [nom du collègue], qui peut être joint à [adresse électronique ou numéro de téléphone].
Je vous remercie de votre compréhension et vous recontacterai dès que je serai à nouveau disponible.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de l'entreprise - Theory7.net]
Exemple 2 : Avec des courriels transférés
Objet : Merci pour votre message
Texte du message :
Bonjour,
Je vous remercie pour votre e-mail. Je suis actuellement absent et dans l'impossibilité de répondre à mon e-mail. Je serai à nouveau disponible à partir du [date].
Dans l'intervalle, votre message sera automatiquement transmis à mon collègue [nom du collègue], qui traitera votre demande. Vous pouvez également le/la joindre directement au [adresse électronique ou numéro de téléphone] pour les questions urgentes.
Je vous remercie de votre compréhension et vous recontacterai dès que je serai à nouveau disponible.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
[Votre fonction]
[Nom de l'entreprise - Theory7.net]
Étape 5 : Ajustez les paramètres supplémentaires
- Intervalle : Vous définissez ici la fréquence à laquelle le même expéditeur reçoit le message automatique. Par exemple : toutes les 24 heures. Cela permet d'éviter que des personnes reçoivent plusieurs fois la même réponse.
- Date de début et de fin : Définissez le moment où la réponse automatique doit être active. Cette fonction est particulièrement utile en cas de vacances ou d'absences planifiées.
Étape 6 : Sauvegarder et activer
- Vérifiez à nouveau tous les paramètres.
- Cliquez sur Créer (ou « Enregistrer ») pour activer le message d'absence.
Félicitations ! Votre message d'absence est maintenant actif. Testez-le en envoyant un e-mail de test à l'adresse e-mail définie.
Étape 7 : Gérer ou désactiver le message d'absence
Vous souhaitez modifier ou désactiver le message ?
- Allez à nouveau dans la section Répondeurs automatiques de DirectAdmin.
- Cliquez sur l'icône crayon pour modifier les paramètres ou sur l'icône corbeille pour supprimer le message.
Besoin d'aide ?
Theory7.net est toujours là pour vous ! Contactez-nous via notre page d'assistance. Nos experts se feront un plaisir de vous aider. 😊