Un autoresponder envoie automatiquement une réponse lorsque quelqu'un vous envoie un e-mail. C'est pratique pendant les vacances, en cas de maladie ou d'autres périodes d'absence. Dans ce guide, nous expliquons comment configurer un autoresponder dans DirectAdmin.

Qu'est-ce qu'un autoresponder ?

Un autoresponder (également appelé "message d'absence" ou "réponse automatique") est un message automatique envoyé à tous ceux qui vous envoient un e-mail. L'expéditeur reçoit immédiatement un message indiquant que vous n'êtes pas disponible, avec éventuellement des informations sur votre retour ou sur qui ils peuvent contacter en attendant.

Quand utiliser un autoresponder ?

  • Vacances : Informez les clients et collègues que vous êtes absent
  • Maladie : Informez les expéditeurs de votre absence
  • Conférences : Lors d'événements de plusieurs jours où vous êtes difficilement joignable
  • Travail de projet : Lorsque vous travaillez de manière concentrée et ne répondez pas immédiatement
  • Congé de maternité : Pour de longues périodes d'absence

Configurer un autoresponder

Étape 1 : Se connecter à DirectAdmin

  1. Allez sur le portail de connexion DirectAdmin de Theory7
  2. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe
  3. Cliquez sur Se connecter

Étape 2 : Naviguer vers les Autoresponders

  1. Recherchez dans le menu E-mail ou Gestionnaire d'E-mail
  2. Cliquez sur Autoresponders ou Messages de Vacances
  3. Vous verrez maintenant un aperçu de tous les autoresponders

Étape 3 : Créer un nouvel autoresponder

  1. Cliquez sur Créer un Autoresponder ou Créer un Autoresponder
  2. Sélectionnez l'adresse e-mail pour laquelle vous souhaitez configurer l'autoresponder
  3. Remplissez les champs suivants :

Message : C'est le texte qui sera envoyé automatiquement. Un bon message contient :

  • Que vous êtes absent
  • Quand vous revenez (si connu)
  • Personne de contact alternative pour les affaires urgentes
  • Délai de réponse attendu après votre retour

Étape 4 : Configurer les paramètres

  • Date de début : Quand l'autoresponder doit-il commencer ?
  • Date de fin : Quand l'autoresponder doit-il s'arrêter ?
  • Intervalle : À quelle fréquence la même personne peut-elle recevoir un autoresponder ? (par exemple, une fois par jour)

Étape 5 : Enregistrer et activer

  1. Vérifiez tous les paramètres
  2. Cliquez sur Créer ou Enregistrer
  3. L'autoresponder est maintenant actif

Exemples de messages d'autoresponder

Exemple 1 : Courtes vacances

Merci pour votre e-mail.

Je suis actuellement en vacances du 15 au 22 janvier et j'ai un accès limité à mes e-mails.

Je répondrai à votre message dès mon retour. Pour les affaires urgentes, vous pouvez contacter mon collègue Jan à jan@entreprise.fr.

Cordialement,
[Votre nom]

Exemple 2 : Absence professionnelle

Madame, Monsieur,

Merci pour votre message. Je suis actuellement absent en raison d'une conférence et je ne peux pas répondre immédiatement.

Retour prévu : vendredi 20 janvier
Pour les questions urgentes : veuillez contacter le service client à support@entreprise.fr

Votre e-mail sera répondu dès mon retour.

Cordialement,
[Votre nom]

Modifier ou désactiver un autoresponder

Modifier

  1. Allez à E-mail → Autoresponders
  2. Cliquez sur l'autoresponder que vous souhaitez modifier
  3. Modifiez le texte ou les dates
  4. Cliquez sur Enregistrer

Désactiver

  1. Allez à E-mail → Autoresponders
  2. Trouvez l'autoresponder actif
  3. Cliquez sur Supprimer ou Retirer
  4. Confirmez l'action

Conseils pour des autoresponders efficaces

  1. Soyez spécifique sur les dates : "De retour le 22 janvier" est mieux que "bientôt de retour"
  2. Offrez une alternative : Donnez un collègue ou une adresse e-mail générale pour les affaires urgentes
  3. Restez professionnel : Évitez un langage trop informel dans un contexte professionnel
  4. Testez votre autoresponder : Envoyez-vous un e-mail pour vérifier si cela fonctionne
  5. N'oubliez pas de désactiver : Désactivez l'autoresponder lorsque vous êtes de retour

Problèmes courants

L'autoresponder ne fonctionne pas

  • Vérifiez que la date de début et de fin est correctement définie
  • Vérifiez que l'autoresponder est lié à la bonne adresse e-mail
  • Vérifiez qu'il n'y a pas de fautes de frappe dans l'adresse e-mail

Les destinataires ne reçoivent pas d'autoresponder

  • Certains systèmes de messagerie bloquent les autoresponders (filtres anti-spam)
  • L'intervalle peut être trop long (par exemple, une fois par semaine)
  • L'autoresponder peut avoir expiré

Articles connexes

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