Een autoresponder stuurt automatisch een antwoord wanneer iemand je e-mailt. Dit is handig tijdens vakanties, ziekte of andere periodes van afwezigheid. In deze handleiding leggen we uit hoe je een autoresponder instelt in DirectAdmin.

Wat is een autoresponder?

Een autoresponder (ook wel "out-of-office" of "vakantiemelding" genoemd) is een automatisch bericht dat verstuurd wordt naar iedereen die je e-mailt. De afzender ontvangt direct een bericht dat je niet beschikbaar bent, met eventueel informatie over wanneer je terugkomt of wie ze in de tussentijd kunnen contacteren.

Wanneer gebruik je een autoresponder?

  • Vakantie: Laat klanten en collega's weten dat je weg bent
  • Ziekte: Informeer afzenders over je afwezigheid
  • Conferenties: Bij meerdaagse events waar je beperkt bereikbaar bent
  • Projectwerk: Wanneer je gefocust werkt en niet direct reageert
  • Zwangerschapsverlof: Voor langere periodes van afwezigheid

Autoresponder instellen

Stap 1: Inloggen op DirectAdmin

  1. Ga naar het DirectAdmin loginportaal van Theory7
  2. Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in
  3. Klik op Inloggen

Stap 2: Navigeer naar Autoresponders

  1. Zoek in het menu naar E-mail of E-mail Manager
  2. Klik op Autoresponders of Vacation Messages
  3. Je ziet nu een overzicht van alle autoresponders

Stap 3: Nieuwe autoresponder aanmaken

  1. Klik op Create Autoresponder of Autoresponder aanmaken
  2. Selecteer het e-mailadres waarvoor je de autoresponder wilt instellen
  3. Vul de volgende velden in:

Bericht: Dit is de tekst die automatisch verstuurd wordt. Een goed bericht bevat:

  • Dat je afwezig bent
  • Wanneer je terugkomt (indien bekend)
  • Alternatief contactpersoon voor urgente zaken
  • Verwachte reactietijd na terugkomst

Stap 4: Instellingen configureren

  • Start datum: Wanneer moet de autoresponder beginnen?
  • Eind datum: Wanneer moet de autoresponder stoppen?
  • Interval: Hoe vaak mag dezelfde persoon een autoresponder ontvangen? (bijv. eens per dag)

Stap 5: Opslaan en activeren

  1. Controleer alle instellingen
  2. Klik op Create of Opslaan
  3. De autoresponder is nu actief

Voorbeeld autoresponder berichten

Voorbeeld 1: Korte vakantie

Bedankt voor uw e-mail.

Ik ben momenteel op vakantie van 15 tot 22 januari en heb beperkte toegang tot e-mail.

Ik zal uw bericht beantwoorden zodra ik terug ben. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega Jan via jan@bedrijf.nl.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]

Voorbeeld 2: Zakelijke afwezigheid

Geachte heer/mevrouw,

Dank voor uw bericht. Momenteel ben ik afwezig wegens een conferentie en kan ik niet direct reageren.

Verwachte terugkomst: vrijdag 20 januari
Voor urgente kwesties: neem contact op met de klantenservice via support@bedrijf.nl

Uw e-mail wordt beantwoord zodra ik terugkeer.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]

Autoresponder bewerken of uitschakelen

Bewerken

  1. Ga naar E-mail → Autoresponders
  2. Klik op de autoresponder die je wilt bewerken
  3. Pas de tekst of datums aan
  4. Klik op Opslaan

Uitschakelen

  1. Ga naar E-mail → Autoresponders
  2. Vind de actieve autoresponder
  3. Klik op Delete of Verwijderen
  4. Bevestig de actie

Tips voor effectieve autoresponders

  1. Wees specifiek over datums: "Terug op 22 januari" is beter dan "binnenkort terug"
  2. Bied een alternatief: Geef een collega of algemeen e-mailadres voor urgente zaken
  3. Houd het professioneel: Vermijd te informele taal in zakelijke context
  4. Test je autoresponder: Stuur jezelf een e-mail om te controleren of het werkt
  5. Vergeet niet uit te schakelen: Zet de autoresponder uit wanneer je terug bent

Veelvoorkomende problemen

Autoresponder werkt niet

  • Controleer of de start- en einddatum correct zijn ingesteld
  • Verifieer dat de autoresponder is gekoppeld aan het juiste e-mailadres
  • Check of er geen typfouten in het e-mailadres staan

Ontvangers krijgen geen autoresponder

  • Sommige e-mailsystemen blokkeren autoresponders (spam filters)
  • Het interval kan te lang staan (bijv. eens per week)
  • De autoresponder kan verlopen zijn

Hulp nodig?

We staan voor je klaar! Loop je ergens tegenaan of heb je vragen? Ons supportteam helpt je graag persoonlijk verder. Stuur ons een berichtje via het ticketsysteem - we reageren meestal binnen een paar uur en denken graag met je mee.