Je e-mailaccount heeft een bepaalde hoeveelheid opslagruimte (quota) toegewezen. Wanneer deze vol raakt, kun je geen nieuwe e-mails meer ontvangen. In dit artikel leggen we uit hoe je je quota controleert, ruimte vrijmaakt en je mailbox efficiënt beheert.

Wat is e-mail quota?

E-mail quota is de maximale hoeveelheid opslagruimte die is toegewezen aan je e-mailaccount. Dit omvat:

• Alle ontvangen e-mails in je inbox en submappen
• Verzonden berichten in je Verzonden map
• Bijlagen bij alle e-mails
• Concepten die je hebt opgeslagen
• Prullenbak en verwijderde items

Standaard quota's variëren per hostingpakket, meestal tussen 500 MB en 5 GB per e-mailaccount.

Je huidige quota controleren

Via DirectAdmin

1. Log in op DirectAdmin (meestal via jouwdomein.nl/directadmin of via je hostingpanel link)
2. Ga naar E-mail Manager of E-mailaccounts
3. Je ziet een overzicht van al je e-mailaccounts
4. Bij elk account staat het gebruikte en beschikbare quota

Via Webmail

1. Log in op webmail (mail.jouwdomein.nl of webmail.jouwdomein.nl)
2. Kijk linkonder of rechtsboven naar een quota-indicator
3. Vaak zie je een balk of percentage dat je gebruik toont

Via je e-mailprogramma

Outlook:

1. Klik rechts op je account in de mappenlijst
2. Kies Eigenschappen van gegevensbestand
3. Klik op Mapgrootte

Apple Mail:

1. Ga naar Postbus > Postbuseigenschappen
2. Je ziet het totale gebruik

Thunderbird:

1. Klik rechts op je account
2. Kies Eigenschappen of Instellingen
3. Bekijk de quotuminformatie

Ruimte vrijmaken: Stapsgewijs plan

Stap 1: Lege de prullenbak

Dit is de snelste manier om ruimte vrij te maken:

1. Ga naar je Prullenbak of Verwijderde items map
2. Selecteer alle berichten (Ctrl+A of Cmd+A)
3. Verwijder permanent of kies Prullenbak legen

Let op: In webmail moet je vaak ook nog de "echte" verwijderde items verwijderen. Kijk naar een optie zoals "Expunge" of "Compact".

Stap 2: Verwijder oude e-mails met grote bijlagen

Bijlagen nemen de meeste ruimte in:

In webmail (Roundcube):

1. Klik op Zoeken of het vergrootglas
2. Zoek op bijlagen of grootte
3. Sorteer op grootte (grootste eerst)
4. Verwijder e-mails die je niet meer nodig hebt

In Outlook:

1. Ga naar Zoeken > Zoekhulpmiddelen > Geavanceerd zoeken
2. Kies Grootte is groter dan en vul bijvoorbeeld 5 MB in
3. Bekijk en verwijder waar mogelijk

In Thunderbird:

1. Gebruik de zoekbalk
2. Typ size:>5m om e-mails groter dan 5 MB te vinden
3. Verwijder onnodige grote berichten

Stap 3: Ruim de map Verzonden op

Veel mensen vergeten dat verzonden e-mails ook ruimte innemen:

1. Ga naar je Verzonden map
2. Sorteer op datum (oudste eerst)
3. Verwijder oude verzonden berichten die je niet meer nodig hebt
4. Let vooral op berichten met grote bijlagen

Stap 4: Archiveer belangrijke e-mails lokaal

Als je e-mails wilt bewaren maar ruimte wilt vrijmaken op de server:

Outlook:

1. Maak een lokaal archief aan via Bestand > Info > Hulpmiddelen > Oude items opschonen
2. Of maak een lokale PST-bestand en sleep e-mails daarheen

Thunderbird:

1. Maak een Lokale map aan
2. Sleep e-mails van de server naar je lokale map
3. Deze worden dan van de server verwijderd maar blijven op je computer

Apple Mail:

1. Maak een Op mijn Mac postbus aan
2. Sleep e-mails daarheen

Stap 5: Opschonen en comprimeren

Na het verwijderen van e-mails moet je vaak "comprimeren" of "expunge" doen:

Thunderbird:

• Rechtklik op een map > Compact
• Of: Bestand > Alle lokale mappen comprimeren

Roundcube webmail:

• Ga naar elke map en klik op Compact in de werkbalk
• Of zoek naar Expunge

Dit verwijdert de berichten daadwerkelijk van de server.

Je quota verhogen

Als je regelmatig tegen je limiet aanloopt, overweeg dan:

Optie 1: Quota verhogen via DirectAdmin

Als je pakket dit toelaat:

1. Log in op DirectAdmin
2. Ga naar E-mail Manager > E-mailaccounts
3. Klik op het account dat je wilt aanpassen
4. Wijzig het Quota veld
5. Sla de wijzigingen op

Let op: Je kunt niet meer quota toewijzen dan je totale hostingpakket toestaat.

Optie 2: Upgrade je hostingpakket

Als je meer ruimte nodig hebt dan je huidige pakket biedt, kun je upgraden naar een pakket met meer opslagruimte.

Tips voor efficiënt e-mailbeheer

Automatische opschoning instellen

Outlook:

1. Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd
2. Scroll naar AutoArchiveren
3. Stel in dat oude items automatisch worden gearchiveerd of verwijderd

Thunderbird:

1. Ga naar Instellingen > Instellingen > Geavanceerd
2. Configureer automatisch verwijderen van oude berichten

Bijlagen slim beheren

• Download bijlagen die je wilt bewaren naar je computer
• Verwijder daarna de e-mail of de bijlage
• Gebruik cloud-opslag (Google Drive, OneDrive) voor grote bestanden in plaats van e-mailbijlagen

Abonnementen opzeggen

Nieuwsbrieven en marketing e-mails stapelen snel op:

1. Zoek naar "afmelden" of "unsubscribe" links
2. Gebruik tools zoals Unroll.me om bulk af te melden
3. Stel filters in om spam automatisch te verwijderen

IMAP mappen synchroniseren

Als je IMAP gebruikt, zorg dan dat je e-mailprogramma correct synchroniseert:

1. Verwijderde items moeten ook op de server worden verwijderd
2. Controleer dat "Kopie bewaren op server" niet onnodig aan staat bij POP3
3. Synchroniseer regelmatig alle mappen

Veelgestelde vragen

"Ik heb alles verwijderd maar het quota is nog steeds vol"

• Heb je de prullenbak geleegd?
• Heb je gecomprimeerd (expunge)?
• Controleer je Spam/Junk map
• Wacht 15-30 minuten - quota updates kunnen vertraging hebben

"Kan ik de quotumlimiet aanpassen voor een specifiek e-mailadres?"

Ja, in DirectAdmin kun je per e-mailaccount een ander quota instellen, zolang het totaal niet het pakketlimiet overschrijdt.

"Wat gebeurt er als mijn quota vol is?"

• Je kunt geen nieuwe e-mails meer ontvangen
• Afzenders krijgen een bounce-bericht terug
• Je kunt meestal nog wel e-mails verzenden
• Maak zo snel mogelijk ruimte vrij

"Telt de prullenbak mee voor het quota?"

Ja! Verwijderde e-mails in de prullenbak tellen nog steeds mee totdat je de prullenbak leegt.

Hulp nodig?

We staan voor je klaar! Loop je ergens tegenaan of heb je vragen? Ons supportteam helpt je graag persoonlijk verder. Stuur ons een berichtje via het ticketsysteem - we reageren meestal binnen een paar uur en denken graag met je mee.