Webmail is tegenwoordig zo krachtig, waarmee het nagenoeg jouw e-mailclient volledig kan vervangen. Via elke plek in de wereld log je vervolgens met de internet browser gemakkelijk in op de webmail.
Wij hebben uitgezocht hoe je de webmail echter nog efficiënter kunt gebruiken en hebben daar de volgende 5 tips voor!
Tip 1: Weergave naam, bedrijfsnaam en handtekening instellen
De allereerst webmail tip is om jouw weergave naam, organisatie (bedrijfsnaam), antwoord aan adres en handtekening goed in te stellen.
Hiermee zorg je er namelijk voor dat zodra je een e-mail stuurt aan een ander persoon, netjes jouw naam als afzender getoond word en eventueel aangevuld door je bedrijfsnaam of organisatie.
Ook word elke e-mail netjes afgesloten met jouw handtekening waarin je bijvoorbeeld kunt zetten:
Met vriendelijke groet,
Jouw naam
Het antwoord-aan veld is om eventueel een ander e-mailadres in te stellen waarnaar toe gemaild zal worden zodra de ontvanger op de “antwoord knop” zal drukken. Deze hoeft niet ingevuld te worden, maar is eventueel wel handig als je graag de antwoorden op jouw e-mails in een ander e-mailadres wil ontvangen.
Tip 2: Two factor authentication
Aangezien beveiliging tegenwoordig prioriteit 1 is, raden we ten alle tijden aan om Two factor authentication in te stellen en te zorgen dat daarmee jouw webmail dubbel beveiligd is.
Je wil namelijk niet dat als ergens jouw wachtwoord gelekt is, anderen gemakkelijk in jouw webmail kunnen inloggen en eventueel data kunnen lekken.
Hiervoor is Two factor authentication (2FA) ideaal, aangezien het zorgt voor een tweede authenticatie laag. Zodra je ingelogd bent op de webmail met je login gegevens, vraagt het namelijk om een unieke code die je enkel en alleen op jouw apparaat - vaak een smartphone - binnen krijgt.
Zodra je deze code vervolgens invoert, zal je ingelogd worden en kun je bij alle e-mails in jouw webmail komen.
In het plaatje zie je dat je via meerdere mogelijkheden de code kunt ontvangen. Vanuit gebruiksgemak en veiligheid adviseren wij altijd voor de Mobile app te gaan, aangezien jij vaak als enige je smartphone / telefoon in je broekzak hebt zitten.
Tip 3: Maak een archief map
Aangezien e-mail tegenwoordig communicatie middel nummer 1 is, wil je ten alle tijden je oude e-mails kunnen terugvinden en teruglezen. In dit geval is het raadzaam zodra je een e-mail binnen krijgt en gelezen hebt, deze niet weg te gooien, maar te archieveren.
Hiermee zorg je ervoor dat de e-mail in een andere map komt dan de prullenbak en zodoende altijd terug te vinden is als je via de zoekfunctie erna op zoek gaat.
Zodra je het in de prullenbak zou bewaren, dan is de kans heel groot dat de e-mail verwijderd word doordat jouw e-mail of hosting provider de prullenbak eens in de zoveel dagen automatisch leegt.
Hoe maak ik een archief map?
Hiervoor ga je naar de instellingen van jouw webmail, klik je vervolgens op “mappen” en zie je een overzicht van de huidige mappen. Hier zie je rechts bovenaan een knop genaamd “Nieuw”. Zodra je hier op klikt, kun je gemakkelijk een nieuwe archiefmap aanmaken die bedoelt is voor jouw archief!
Tip 4: Maak jouw e-mails automatisch op met styling
Je wil natuurlijk naast een specifieke schrijfstijl die je zelf beheerst, ook een specifieke uitstraling hebben qua styling in al jouw emails.
Hiervoor kun je de lettertypen instellen, de grootes en eventueel of je handtekening standaard toegevoegd moet worden, of niet.
Ook kun je regels instellen wat de webmail moet doen bij bijvoorbeeld een “antwoord aan” opdracht waarmee je de e-mail die je ontvangt beantwoord. Zo kun je ervoor kiezen om het bericht geciteerd onder jouw e-mail te laten plaatsen, of bijvoorbeeld helemaal niet te tonen.
Waar stel ik alle opties van webmail in?
Hiervoor ga je in de webmail naar “instellingen”, vervolgens klik je wederom aan de linkerkant op “instellingen” en klik je dan op “berichten opstellen”. Je krijgt dan het volgende scherm te zien waarbij jij alles omtrent het opstellen, stylen en regelen van jouw e-mail kunt configureren.
Tip 5: Maak automatische filters en regels aan
Wil jij als een geoliede machine zorgen dat jouw e-mails automatisch gecategoriseerd, gearchiveerd, verwijderd of zelfs automatisch beantwoord worden?
Dan zijn automatische filters en regels een ideale uitkomst voor jou. Hiermee kun je op simpele maar zeer uitgebreide wijze een e-mail laten lezen en besluiten wat er mee moet gebeuren op basis van bepaalde herkenningen.
Zo is het bijvoorbeeld mogelijk zodra je een e-mail krijgt van info@domein.nl met als onderwerp “hoi” deze automatisch te laten lezen en vervolgens te laten verplaatsen naar het archief. Zodoende heb je de e-mail wel, maar komt die niet voorbij in je postvak in en blijft die ook niet op ongelezen staan.
Waar maak ik webmail filters en regels aan?
Hiervoor ga je naar “instellingen”, vervolgens klik je op “filters”, waarna je op de knop “nieuw” klikt welke je rechts bovenaan ziet staan.
Filternaam
Je ziet dan een nieuw scherm waarbij je een filternaam kunt ingeven, dit is de naam hoe jij je filter laten wilt herkennen. Vervolgens kun je het filter aan of uitschakelen na het opslaan.
Zoekbereik
Het volgende veld is het “zoekbereik”. Hier geef je eigenlijk aan of de regels eronder moeten voldoen aan alle aangemaakte regels, aan 1 regel, of geld voor simpelweg alle berichten.
Regels
Nu komen we bij het echte werk, namelijk de regels. Je kunt hier 1 of meerdere regels maken en aangeven waaraan een inkomende e-mail moet voldoen waarna je een actie wil uitvoeren.
Stel we willen het voorbeeld van hierboven bereiken, dan geven als eerste regel aan dat de afzender info@domein bevat. Vervolgens klikken we op een nieuwe regel via het + teken.
Ik kies hier dat het onderwerp gelijk is aan “hoi”. Hiermee zorg ik ervoor dat als info@domein.nl mij een e-mail stuurt met als onderwerp hoi, de actie uitgevoerd zal gaan worden.
Stel info@domein.nl stuurt een e-mail met hoi! (dus met uitroepteken) dan zal de actie niet uitgevoerd worden omdat het onderwerp niet exact gelijk is aan “hoi”. In dit geval moet je “is gelijk aan” aanpassen naar “bevat”. De regel zal dan ook uitgevoerd worden als het woord hoi in een breder onderwerp staat.
Acties
Nu we de regels ingesteld hebben, komen we bij de acties uit die hij moet uitvoeren zodra de regels allemaal geraakt zijn. Zoals ik eerder zei wil ik dat de e-mail gelezen word en verplaatst word naar de archief map.
Hiervoor maak ik de eerste actie aan, namelijk “Voeg markering toe aan bericht”, waarbij ik lezen aan vink.
Vervolgens maak ik een nieuwe actie aan met het + knopje en kies ik hier voor “verplaats bericht naar” waarbij ik de folder “archive” kies die ik eerder aangemaakt heb als archief map.
Nu hebben we precies bereikt wat we wouden hebben en worden emails vanaf info@domein.nl met onderwerp hoi automatisch gelezen en verplaatst naar de archief map!
