Wil je een goede eerste indruk maken met elke e-mail die je verstuurt? Dan is een professionele e-mailhandtekening onmisbaar. In Outlook – een van de populairste e-mailprogramma’s ter wereld – kun je eenvoudig een handtekening aanmaken die automatisch wordt toegevoegd aan je berichten.
In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een sterke, professionele handtekening instelt in Outlook.
Waarom is een professionele handtekening belangrijk?
Een handtekening onder je e-mails straalt professionaliteit en herkenbaarheid uit. Het zorgt ervoor dat ontvangers in één oogopslag zien wie je bent, bij welk bedrijf je werkt, en hoe ze je kunnen bereiken. Daarnaast is het een mooie manier om je branding te versterken.
💼 Werk je met zakelijke e-mail? Zorg dan dat je handtekening past bij je huisstijl én dat je gebruikmaakt van een professionele e-mailomgeving zoals Theory7 e-mailhosting – voor een betrouwbare uitstraling.
Stappenplan: handtekening maken in Outlook
✅ Stap 1: Open de handtekening-editor
-
Start Outlook
-
Klik linksboven op “Bestand”
-
Ga naar “Opties” > “E-mail”
-
Klik op de knop “Handtekeningen...”
✅ Stap 2: Kies of maak een nieuw sjabloon
-
Klik op “Nieuw” om een handtekening toe te voegen
-
Geef je handtekening een naam (bijv. ‘Zakelijk’, ‘Support’, of ‘Persoonlijk’)
-
Je kunt kiezen voor een tekstuele opzet of werken met een sjabloon met opmaak
✅ Stap 3: Vul je gegevens in
Vermeld minimaal:
-
Je volledige naam
-
Functie of afdelingsnaam
-
Telefoonnummer
-
E-mailadres
-
Website of link naar contactpagina
Eventueel kun je ook je bedrijfslogo toevoegen via het afbeeldingsicoon.
✅ Stap 4: Pas de opmaak aan
-
Kies een professioneel lettertype en -grootte
-
Gebruik eventueel kleuraccenten in lijn met je huisstijl
-
Zorg dat het geheel strak en leesbaar blijft – less is more!
✅ Stap 5: Voeg social media iconen toe
-
Wil je dat mensen je volgen op LinkedIn, Instagram of Facebook? Voeg dan kleine iconen toe met hyperlinks naar je profielen
-
Houd het overzichtelijk en plaats ze bij voorkeur op één regel
✅ Stap 6: Sla de handtekening op en stel in
-
Klik op “Opslaan”
-
Kies onderaan bij "Kies standaardhandtekening":
-
Welke handtekening standaard wordt gebruikt bij nieuwe e-mails
-
Welke handtekening wordt gebruikt bij antwoorden en doorgestuurde e-mails
-
Klik op OK en je bent klaar!
Tips voor een goede e-mailhandtekening in Outlook
🔹 Houd het beknopt – vermijd overbodige info
🔹 Check de links regelmatig – werken ze nog?
🔹 Gebruik geen te grote afbeeldingen – dit vertraagt e-mails
🔹 Test op mobiel én desktop – je handtekening moet overal strak ogen
🔹 Laat je branding terugkomen – consistentie = herkenbaarheid
Een professionele e-mailhandtekening is een kleine moeite, maar een groot verschil. Zeker als je werkt met een eigen domein en betrouwbare e-mailhosting wil je dat jouw communicatie er goed uitziet.
Test het direct door een e-mail naar jezelf of een collega te sturen. Alles goed? Dan ben je voortaan altijd professioneel zichtbaar – zelfs onderaan je mails.