Met Theory7.net zorgen we ervoor dat je e-mails professioneel en soepel blijven werken, ook wanneer je tijdelijk niet beschikbaar bent. Een afwezigheidsbericht (of auto-reply) is een handige manier om jouw contacten te informeren dat je niet direct kunt reageren. Hieronder leggen we je stap voor stap uit hoe je eenvoudig een afwezigheidsbericht instelt via DirectAdmin.
Stap 1: Inloggen op DirectAdmin
- Ga naar de DirectAdmin login-pagina. Je vindt deze via de link die je van Theory7.net hebt ontvangen bij de oplevering van je hostingpakket.
- Log in met jouw gebruikersnaam en wachtwoord.
(Tip: Kun je je inloggegevens niet vinden? Neem dan contact op via onze supportpagina.)
Stap 2: Naar het E-mailbeheer gaan
- Zodra je bent ingelogd, klik je in het hoofdmenu op E-mailbeheer (Email Manager).
- Kies in het uitklapmenu voor Autoresponders (Automatisch antwoord).
Stap 3: Een nieuw afwezigheidsbericht instellen
- Klik op de knop Create Autoresponder (of "Maak een nieuwe autoresponder").
- Vul de volgende velden in:
- E-mailadres: Kies het e-mailadres waarvoor je het afwezigheidsbericht wilt instellen.
- Antwoord aan: Dit kun je vaak leeg laten; DirectAdmin vult automatisch de juiste gegevens in.
- Onderwerp: Schrijf een duidelijk onderwerp voor het automatische antwoord, bijvoorbeeld: "Out of Office", "Ik ben tijdelijk niet bereikbaar", of een andere professionele boodschap.
- Berichttekst: Schrijf hier jouw afwezigheidsbericht. Zie hieronder een voorbeeld van een professioneel bericht.
Stap 4: Een professioneel afwezigheidsbericht schrijven
Een goed afwezigheidsbericht is kort, professioneel en informeert de afzender over jouw afwezigheid. Vergeet niet te vermelden:
- Wanneer je weer bereikbaar bent.
- Of de e-mail wordt doorgestuurd.
- Wie de afzender kan bereiken bij dringende vragen.
Hier zijn twee voorbeelden:
Voorbeeld 1: Zonder doorgestuurde e-mails
Onderwerp: Bedankt voor je bericht
Berichttekst:
Hallo,
Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel afwezig en niet in de gelegenheid om mijn e-mail te beantwoorden. Ik ben weer bereikbaar vanaf [datum].
Jouw e-mail wordt niet doorgestuurd. Voor dringende vragen kun je contact opnemen met mijn collega [naam collega], die je kunt bereiken via [e-mailadres of telefoonnummer].
Dank voor je begrip en ik kom zo snel mogelijk bij je terug zodra ik weer beschikbaar ben.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Je functie]
[Bedrijfsnaam - Theory7.net]
Voorbeeld 2: Met doorgestuurde e-mails
Onderwerp: Bedankt voor je bericht
Berichttekst:
Hallo,
Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel afwezig en niet in de gelegenheid om mijn e-mail te beantwoorden. Ik ben weer bereikbaar vanaf [datum].
In de tussentijd wordt jouw bericht automatisch doorgestuurd naar mijn collega [naam collega], die jouw vraag in behandeling neemt. Je kunt hem/haar ook direct bereiken via [e-mailadres of telefoonnummer] voor dringende zaken.
Dank voor je begrip en ik kom zo snel mogelijk bij je terug zodra ik weer beschikbaar ben.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Je functie]
[Bedrijfsnaam - Theory7.net]
Stap 5: Extra instellingen aanpassen
- Interval: Hier stel je in hoe vaak dezelfde afzender het automatische bericht ontvangt. Bijvoorbeeld: elke 24 uur. Dit voorkomt dat mensen meerdere keren hetzelfde antwoord krijgen.
- Start en einddatum: Stel in wanneer het automatische antwoord actief moet zijn. Dit is vooral handig voor vakanties of geplande afwezigheid.
Stap 6: Opslaan en activeren
- Controleer alle instellingen nog een keer.
- Klik op Create (of "Opslaan") om het afwezigheidsbericht te activeren.
Gefeliciteerd! Je afwezigheidsbericht is nu actief. Test het door een testmail te sturen naar het ingestelde e-mailadres.
Stap 7: Afwezigheidsbericht beheren of uitschakelen
Wil je het bericht aanpassen of uitschakelen?
- Ga opnieuw naar Autoresponders in DirectAdmin.
- Klik op het potloodicoontje om de instellingen te wijzigen of op het prullenbakicoontje om het bericht te verwijderen.
Hulp nodig?
Theory7.net staat altijd voor je klaar! Neem contact met ons op via onze supportpagina. Onze experts helpen je graag verder. 😊