In Roundcube kun je meerdere identiteiten instellen om mail te versturen vanaf verschillende adressen, elk met een eigen handtekening. Dit is essentieel voor wie meerdere e-mailadressen beheert of een professionele uitstraling wil. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je identiteiten en handtekeningen configureert.

Wat zijn identiteiten in Roundcube?

Een identiteit in Roundcube bepaalt hoe je e-mail wordt verstuurd:

  • Weergavenaam - De naam die ontvangers zien (bijv. "Jan de Vries")
  • E-mailadres - Het afzenderadres
  • Organisatie - Optioneel bedrijf/organisatie
  • Antwoordadres - Waar antwoorden naartoe gaan
  • BCC - Automatische kopie naar een adres
  • Handtekening - Tekst onder elke mail

Je kunt meerdere identiteiten hebben en per mail kiezen welke je gebruikt.

Waarom meerdere identiteiten gebruiken?

Zakelijk vs privé

Verschillende rollen

Afdelingen binnen een bedrijf

  • Eén mailbox, meerdere afzenderadressen per afdeling

Identiteit toevoegen in Roundcube

Stap 1: open instellingen

  1. Log in op Roundcube webmail
  2. Klik op "Instellingen" (tandwiel icoon, rechtsboven)
  3. Selecteer "Identiteiten" in het linkermenu

Stap 2: nieuwe identiteit aanmaken

  1. Klik op het "+" icoon of "Toevoegen"
  2. Vul de velden in:

Weergavenaam (verplicht) De naam die ontvangers zien. Bijvoorbeeld:

  • Jan de Vries
  • Jan de Vries | Theory7 Support
  • Theory7 Verkoop

E-mailadres (verplicht) Het afzenderadres. Let op: je kunt alleen adressen gebruiken die je hosting provider toestaat. Je kunt niet zomaar een gmail.com adres invullen.

Organisatie (optioneel) Je bedrijfsnaam. Verschijnt in sommige e-mailprogramma's naast je naam.

Antwoordadres (optioneel) Als je wilt dat antwoorden naar een ander adres gaan dan het afzenderadres. Handig voor:

  • Nieuwsbrieven: verstuur vanaf noreply@, ontvang op support@
  • Gedeelde mailboxen

BCC (optioneel) Automatisch een kopie versturen naar dit adres. Nuttig voor:

  • Administratie bijhouden
  • CRM systemen die mail opslaan

Stap 3: sla de identiteit op

Klik "Opslaan" om de identiteit te bewaren.

Handtekening instellen

Een professionele handtekening bevat je contactgegevens en eventueel wettelijke disclaimers.

Basishandtekening (platte tekst)

  1. Ga naar Instellingen → Identiteiten
  2. Selecteer de identiteit
  3. Scroll naar "Handtekening"
  4. Typ je handtekening, bijvoorbeeld:
Met vriendelijke groet,

Jan de Vries
Theory7 Support

T: 020 123 4567
E: jan@theory7.net
W: www.theory7.net
  1. Klik "Opslaan"

HTML handtekening (met opmaak)

Voor een visueel aantrekkelijkere handtekening:

  1. Vink "HTML handtekening" aan
  2. Gebruik de opmaaktools voor:
    • Vet, cursief, onderstreept
    • Kleur
    • Links
    • Eventueel een afbeelding/logo

Voorbeeld HTML handtekening:

Met vriendelijke groet,

Jan de Vries Support Specialist | Theory7 📞 020 123 4567 📧 jan@theory7.net 🌐 www.theory7.net

Logo toevoegen aan handtekening

  1. Upload je logo ergens online (bijv. je website)
  2. In de HTML handtekening editor, klik op "Afbeelding invoegen"
  3. Vul de URL van je logo in
  4. Stel breedte in (max 200px aanbevolen)

Let op: Afbeeldingen in handtekeningen kunnen:

  • Geblokkeerd worden door ontvangers
  • Je mail groter maken
  • Als spam worden gezien bij overmatig gebruik

Een tekst-gebaseerde handtekening is vaak professioneler en betrouwbaarder.

Handtekening instellingen

Automatisch invoegen

Ga naar Instellingen → Opstellen van berichten:

"Handtekening automatisch invoegen

  • Bij nieuwe berichten: Ja (aanbevolen)
  • Bij antwoorden: Naar keuze
  • Bij doorsturen: Naar keuze

"Handtekening plaatsen

  • Onder geciteerde tekst (standaard)
  • Boven geciteerde tekst (aanbevolen voor zakelijk)

Scheidingslijn

Roundcube kan automatisch "-- " (twee streepjes, spatie) boven je handtekening plaatsen. Dit is de standaard e-mail signature separator die e-mailprogramma's herkennen.

Ga naar Instellingen → Opstellen van berichten → "Voeg standaard handtekeningmarkering toe"

Identiteit kiezen bij het opstellen

Als je meerdere identiteiten hebt:

  1. Klik "Nieuw bericht"
  2. Bovenaan zie je een dropdown bij "Van:"
  3. Selecteer de gewenste identiteit
  4. De bijbehorende handtekening wordt automatisch ingevoegd

Best practices voor handtekeningen

Houd het beknopt

Maximaal 5-6 regels. Niemand leest een handtekening van 20 regels.

Goed:

Jan de Vries
Theory7 | 020 123 4567
www.theory7.net

Te veel:

Met vriendelijke groet en een fijne dag gewenst,

Jan de Vries
Support Specialist Grade 3
Theory7 B.V.
Afdeling Customer Success
Hoofdstraat 123
1234 AB Amsterdam
Nederland
Europa
Planeet Aarde

Telefoon: +31 (0)20 123 4567
Fax: +31 (0)20 123 4568
Mobiel: +31 (0)6 123 45 678
E-mail: jan@theory7.net
Website: www.theory7.net
LinkedIn: linkedin.com/in/jdevries
Twitter: @jdevries
[logo]
[banner]
Disclaimer: Deze e-mail is vertrouwelijk...

Essentiële informatie

Wat moet er minimaal in:

  • Je naam
  • Je functie (zakelijk)
  • Telefoonnummer
  • Eventueel website

Wettelijke vereisten

Voor zakelijke e-mail in Nederland moet je handtekening bevatten:

  • Bedrijfsnaam
  • KvK nummer
  • Vestigingsplaats

Vermijd

  • Quotes en spreuken (onprofessioneel)
  • Overmatige kleuren (ziet er rommelig uit)
  • Grote afbeeldingen (traag laden, spam risico)
  • Sociale media iconen (afleidend, verouderd)
💡 Professionele email setup
Bij Theory7 krijg je Roundcube webmail met alle features, inclusief meerdere identiteiten. Perfect voor zakelijk gebruik met je eigen domein.
Bekijk email hosting →

Problemen oplossen

Identiteit wordt niet geaccepteerd

Probleem: Je kunt geen nieuw e-mailadres toevoegen als identiteit.

Oorzaak: Je hosting provider staat alleen toe dat je verzendt vanaf adressen die je daadwerkelijk bezit.

Oplossing: Maak eerst het e-mailadres aan in je hosting control panel, voeg het dan pas toe als identiteit in Roundcube.

Handtekening verschijnt niet

Probleem: Je handtekening wordt niet automatisch toegevoegd.

Check:

  1. Ga naar Instellingen → Opstellen van berichten
  2. Controleer of "Handtekening automatisch invoegen" aan staat
  3. Controleer of de juiste identiteit een handtekening heeft

HTML handtekening ziet er verkeerd uit

Probleem: Opmaak verdwijnt of ziet er anders uit bij ontvangers.

Oorzaak: Niet alle e-mailprogramma's ondersteunen HTML even goed.

Oplossing: Houd HTML eenvoudig. Gebruik alleen:

  • Vet en cursief
  • Eenvoudige kleuren
  • Kleine afbeeldingen

Vermijd:

  • Complexe tabellen
  • Speciale fonts
  • Achtergrondkleuren

Veelgestelde vragen

Hoeveel identiteiten kan ik aanmaken? Dat hangt af van je hosting provider. De meeste staan onbeperkt toe, maar je kunt alleen versturen vanaf adressen die je bezit.

Kan ik een Gmail adres als identiteit gebruiken? Alleen als je hosting provider dit toestaat (meestal niet). De meeste servers blokkeren dit om spam te voorkomen.

Wordt mijn handtekening meegeteld bij de berichtgrootte? Ja, een grote handtekening met afbeeldingen maakt je mail groter. Houd het compact.

Kan ik een andere handtekening voor antwoorden? Niet standaard in Roundcube. Je kunt wel de handtekening-invoegpositie aanpassen, of handmatig bewerken.

Gerelateerde artikelen