Bonnetjes digitaal bewaren - Apps en tips

Bonnetjes digitaal bewaren: weg met de papierberg

Iedereen kent het probleem: bonnetjes die verbleken, kwijtraken of zich ophopen in laden en portemonnees. Of het nu gaat om zakelijke onkostendeclaraties of het bewaren van garantiebewijzen, digitaal bonnetjesbeheer maakt je leven een stuk eenvoudiger. In dit artikel ontdek je de beste apps en methoden om je bonnetjes georganiseerd en toegankelijk te houden.

Waarom bonnetjes digitaal bewaren?

Thermisch papier, waar de meeste kassabonnen op worden geprint, verbleekt na verloop van tijd. Binnen enkele maanden tot een jaar kan de tekst volledig onleesbaar worden. Dit is problematisch als je het bonnetje nodig hebt voor garantie of belastingaangifte. Digitale bonnetjes blijven voor altijd leesbaar.

Organisatie is een ander groot voordeel. In plaats van door stapels papieren te zoeken, kun je digitale bonnetjes doorzoeken op datum, bedrag of winkel. Veel apps categoriseren automatisch je uitgaven, wat handig is voor budgettering en financieel overzicht.

Voor ondernemers en ZZP'ers is digitaal bonnetjesbeheer bijna onmisbaar. De Belastingdienst eist dat je bonnetjes zeven jaar bewaart. Digitale archivering maakt dit beheersbaar en zorgt ervoor dat je altijd het benodigde bewijs bij de hand hebt.

Beste apps voor bonnetjes bewaren

Budget-apps met bonnetjes-functie

Moneybird (Betaald)

Moneybird is een populaire boekhoudapp voor ZZP'ers en kleine ondernemers in Nederland. De app heeft een uitstekende bonnetjes-scanner die automatisch bedragen en BTW herkent. Gescande bonnetjes worden gekoppeld aan transacties en netjes georganiseerd voor je administratie. De app voldoet aan alle Nederlandse fiscale eisen.

Exact Online (Betaald)

Voor wat grotere ondernemers biedt Exact Online uitgebreide mogelijkheden voor bonnetjesbeheer. De app kan bonnetjes scannen en automatisch verwerken in je boekhouding. Integratie met bankrekeningen en andere financiele tools maakt het een complete oplossing voor zakelijk financieel beheer.

Dedicated bonnetjes-apps

Expensify (Gratis/Premium)

Expensify is een van de populairste apps voor onkostenbeheer wereldwijd. De SmartScan-functie herkent automatisch winkel, datum en bedrag van bonnetjes. De gratis versie is uitstekend voor particulier gebruik, terwijl de zakelijke versie geavanceerde functies biedt zoals teamrapportages en integratie met boekhoudpakketten.

Wave Receipts (Gratis)

Wave is een volledig gratis boekhoudpakket met uitstekende bonnetjes-functionaliteit. De app scant bonnetjes en organiseert ze per categorie. Ideaal voor kleine ondernemers die geen budget hebben voor betaalde software maar wel professioneel hun administratie willen bijhouden.

Algemene scan-apps

Adobe Scan (Gratis)

Adobe Scan is niet specifiek voor bonnetjes maar werkt er uitstekend voor. De app maakt heldere scans van thermische bonnetjes en slaat ze op als doorzoekbare PDF's. De OCR-functie maakt de tekst doorzoekbaar, wat handig is om later specifieke aankopen terug te vinden.

Google Drive (Gratis)

De scanfunctie van Google Drive is verrassend goed voor bonnetjes. Scans worden automatisch opgeslagen in je Drive waar je mappen kunt maken voor organisatie. De zoekfunctie van Google werkt ook op gescande tekst, waardoor je snel bonnetjes kunt terugvinden.

Tips voor het scannen van bonnetjes

Scan direct na aankoop

De beste gewoonte is om bonnetjes direct te scannen wanneer je ze ontvangt. Dit voorkomt dat ze verbleken of kwijtraken. Veel apps bieden widgets die het scanproces versnellen - een tik op je startscherm en je kunt direct scannen.

Let op verlichting en achtergrond

Plaats het bonnetje op een contrasterende, egale achtergrond. Donkere ondergronden werken goed voor witte bonnetjes. Zorg voor voldoende verlichting maar vermijd reflecties - thermisch papier is vaak glanzend en reflecteert licht.

Lange bonnetjes in delen

Lange kassabonnen passen niet altijd in een keer in beeld. Sommige apps kunnen meerdere delen automatisch samenvoegen. Als je app dit niet ondersteunt, maak dan overlappende foto's en combineer ze later, of vouw het bonnetje zo dat de belangrijkste informatie zichtbaar is.

Check de kwaliteit

Controleer na het scannen of alle tekst leesbaar is. Let vooral op de datum, het bedrag en de naam van de winkel - dit zijn de belangrijkste gegevens voor garantie en administratie. Maak opnieuw een scan als de kwaliteit onvoldoende is.

Organisatie van digitale bonnetjes

Categoriseren

Maak categorieyen aan die passen bij je gebruik. Veel voorkomende categorieen zijn: boodschappen, kleding, elektronica, reiskosten, zakelijke uitgaven en medisch. Sommige apps categoriseren automatisch op basis van de herkende winkelnaam.

Taggen en zoeken

Voeg tags toe aan bonnetjes voor extra doorzoekbaarheid. Tag garantiebewijzen met het product en de garantieperiode. Tag zakelijke bonnetjes met het project of de klant. Dit maakt het later veel eenvoudiger om specifieke bonnetjes terug te vinden.

Regelmatig opschonen

Niet alle bonnetjes hoef je eeuwig te bewaren. Boodschappenbonnetjes kun je na enkele weken verwijderen als je ze alleen bewaart voor eventuele omruiling. Garantiebewijzen bewaar je tot de garantie verloopt. Zakelijke bonnetjes bewaar je minimaal zeven jaar voor de Belastingdienst.

Cloudopslag en back-ups

Digitale bonnetjes zijn waardeloos als je ze kwijtraakt door een kapotte telefoon of computer. Zorg ervoor dat je bonnetjes worden gesynchroniseerd naar cloudopslag. De meeste apps bieden automatische synchronisatie met diensten zoals Google Drive, iCloud of Dropbox.

Maak regelmatig een back-up van je complete bonnetjes-archief. Dit kan door de bestanden te exporteren naar een externe harde schijf of door een second cloudopslagdienst te gebruiken. Zo ben je beschermd tegen dataverlies door welke oorzaak dan ook.

Zakelijk bonnetjesbeheer

Voor ondernemers zijn er specifieke eisen aan bonnetjes-administratie. De Belastingdienst eist dat bonnetjes leesbaar en authentiek zijn. Digitale scans worden geaccepteerd mits ze een getrouwe weergave zijn van het origineel. Bewaar bij twijfel ook het originele bonnetje.

Koppel bonnetjes aan bankafschriften of creditcard-transacties voor een complete administratie. Veel boekhoudapps zoals Moneybird en Exact doen dit automatisch. Dit versnelt de boekhouding en vermindert de kans op fouten bij de belastingaangifte.

Garantiebewijzen beheren

Scan garantiebewijzen direct na aankoop van elektronica of andere producten met garantie. Noteer bij het bonnetje wanneer de garantie verloopt. Sommige apps kunnen je herinneren wanneer garanties aflopen, zodat je tijdig kunt reclameren als een product defect raakt.

Bewaar naast het bonnetje ook een foto van het product met serienummer. Dit voorkomt discussies bij garantieclaims over welk exact product je hebt gekocht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst?

De Belastingdienst eist dat je zakelijke bonnetjes minimaal zeven jaar bewaart. Voor particulieren is het verstandig om bonnetjes te bewaren zolang de garantieperiode loopt, plus eventueel langer voor duurdere aankopen.

Accepteert de Belastingdienst digitale scans van bonnetjes?

Ja, de Belastingdienst accepteert digitale scans mits ze een getrouwe weergave zijn van het origineel. Zorg voor scans van goede kwaliteit waarbij alle tekst leesbaar is. Bij twijfel kun je ook het originele bonnetje bewaren.

Welke app is het beste voor ZZP'ers?

Moneybird is zeer populair onder Nederlandse ZZP'ers vanwege de goede bonnetjes-scanner en integratie met de boekhouding. Wave is een goed gratis alternatief. Beide apps voldoen aan de Nederlandse fiscale eisen.

Hoe voorkom ik dat bonnetjes verbleken voordat ik ze scan?

Scan bonnetjes direct na aankoop, voordat ze kunnen verbleken. Bewaar ongescande bonnetjes donker en droog - licht en warmte versnellen het verblekingsproces. Thermische bonnetjes kunnen al binnen enkele maanden onleesbaar worden.