Document scannen met je telefoon camera

Documenten scannen met je smartphone: de complete gids

Je hoeft tegenwoordig geen dure scanner meer aan te schaffen om documenten te digitaliseren. Met de camera van je telefoon kun je snel en eenvoudig professioneel ogende scans maken van contracten, bonnetjes, identiteitsbewijzen en andere belangrijke papieren. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je het beste resultaat bereikt.

Waarom documenten scannen met je telefoon?

Het scannen van documenten met je smartphone biedt tal van voordelen ten opzichte van traditionele scanners. Ten eerste heb je je telefoon altijd bij de hand, waardoor je overal en altijd documenten kunt digitaliseren. Of je nu op kantoor bent, thuis aan de keukentafel zit, of onderweg bent naar een afspraak - je scanner is altijd binnen handbereik.

Daarnaast zijn moderne smartphones uitgerust met hoogwaardige camera's die scherpe beelden kunnen vastleggen. In combinatie met slimme software kunnen deze foto's automatisch worden omgezet naar professioneel ogende PDF-documenten. De kwaliteit is vaak vergelijkbaar met of zelfs beter dan goedkope desktop scanners.

Een ander groot voordeel is de directe integratie met cloudopslagdiensten. Gescande documenten kunnen met een druk op de knop worden opgeslagen in Google Drive, iCloud, Dropbox of OneDrive. Zo heb je altijd toegang tot je belangrijke papieren, ongeacht welk apparaat je gebruikt.

Ingebouwde scanfuncties op iPhone en Android

Scannen met de iPhone

Apple heeft een uitstekende documentscanner ingebouwd in de Notities-app. Deze functie is beschikbaar op alle iPhones met iOS 11 of nieuwer. Om te scannen open je de Notities-app, maak je een nieuwe notitie aan en tik je op het camera-icoontje. Kies vervolgens voor 'Scan documenten'. De camera activeert automatisch en herkent documenten in beeld. Zodra het document gedetecteerd wordt, maakt de app automatisch een foto of kun je handmatig de sluiter bedienen.

De iPhone past automatisch perspectief aan, corrigeert scheefstand en verbetert contrast en helderheid. Na het scannen kun je de hoeken nog handmatig aanpassen als dat nodig is. Je kunt meerdere pagina's achter elkaar scannen om ze te combineren in een enkel document.

Scannen met Android telefoons

Op Android-telefoons is Google Drive de meest gebruikte methode voor het scannen van documenten. Open de Google Drive app, tik op de plus-knop en kies 'Scannen'. De camera opent en je kunt direct beginnen met scannen. Net als bij de iPhone wordt het document automatisch herkend en bijgesneden.

Veel Android-fabrikanten hebben ook eigen scanfuncties ingebouwd in hun camera-app. Samsung heeft bijvoorbeeld een 'Document' modus in de camera-app die automatisch documenten detecteert en scherp stelt. Check de handleiding van je specifieke telefoon om te ontdekken welke opties beschikbaar zijn.

Tips voor de beste scankwaliteit

Verlichting is essentieel

Goede verlichting maakt het verschil tussen een bruikbare scan en een onleesbaar document. Zorg voor gelijkmatige verlichting zonder harde schaduwen. Daglicht is ideaal, maar vermijd direct zonlicht dat reflecties kan veroorzaken. Als je binnen scant, plaats het document dan onder een lamp maar let op dat je telefoon geen schaduw werpt over het papier.

Houd je telefoon stabiel

Bewegingsonscherpte is een veelvoorkomend probleem bij het scannen met je telefoon. Houd je telefoon met beide handen vast en leun met je ellebogen op tafel voor extra stabiliteit. Sommige apps hebben een automatische opnamefunctie die wacht tot de camera stabiel is voordat de foto wordt gemaakt.

Let op de achtergrond

Plaats het document op een contrasterende achtergrond zodat de randen duidelijk zichtbaar zijn. Een wit document scant het beste op een donkere ondergrond, terwijl gekleurde documenten beter uitkomen op een neutrale achtergrond. Vermijd drukke patronen die de automatische detectie kunnen verwarren.

Maak het document vlak

Gekrulde of gevouwen documenten geven problemen bij het scannen. Strijk het papier zo vlak mogelijk voordat je scant. Bij boeken of tijdschriften kun je overwegen om de pagina's voorzichtig plat te drukken, maar wees voorzichtig met waardevolle of kwetsbare documenten.

Beste gratis apps voor document scannen

Naast de ingebouwde functies zijn er diverse gratis apps die uitstekende resultaten leveren. Microsoft Lens, voorheen Office Lens, is een populaire keuze die perfect integreert met Microsoft Office. De app herkent automatisch documenten, visitekaartjes en whiteboards, en kan zelfs handgeschreven tekst digitaliseren.

Adobe Scan is een andere uitstekende gratis optie die naadloos samenwerkt met Adobe Acrobat. De app biedt OCR-functionaliteit waardoor gescande tekst doorzoekbaar en bewerkbaar wordt. CamScanner is al jaren een van de populairste scan-apps en biedt in de gratis versie alle basisfuncties die je nodig hebt.

Betaalde opties voor geavanceerde functies

Als je regelmatig documenten scant en behoefte hebt aan geavanceerde functies, zijn er betaalde apps en abonnementen beschikbaar. Scanner Pro voor iOS biedt onder andere automatische upload naar cloud, geavanceerde OCR en workflow-automatisering. Genius Scan heeft een eenmalige aankoopprijs en biedt uitstekende kwaliteit met handige organisatiefuncties.

Voor zakelijk gebruik zijn er ook enterprise-oplossingen beschikbaar die integreren met documentbeheersystemen en extra beveiligingsopties bieden. Deze zijn meestal beschikbaar via maandelijkse of jaarlijkse abonnementen.

Documenten organiseren en opslaan

Het scannen is slechts de eerste stap. Minstens zo belangrijk is een goed systeem voor het organiseren van je digitale documenten. Maak mappen aan voor verschillende categorieen zoals financien, verzekeringen, medisch en werk. Gebruik duidelijke bestandsnamen met datum en omschrijving, bijvoorbeeld '2024-03-15_Factuur_Ziggo.pdf'.

Overweeg ook om regelmatig back-ups te maken van je belangrijke documenten. Cloudopslag is handig maar niet onfeilbaar. Een lokale back-up op een externe harde schijf geeft extra zekerheid dat je documenten veilig zijn.

Privacy en beveiliging

Bij het scannen van gevoelige documenten zoals identiteitsbewijzen of financiele stukken is privacy belangrijk. Controleer de privacy-instellingen van de app die je gebruikt en wees voorzichtig met gratis apps die mogelijk data verzamelen. Verwijder gescande documenten van je telefoon nadat je ze veilig hebt opgeslagen, vooral als je je telefoon deelt of deze niet goed beveiligd is.

Veelgestelde vragen

Welke app is het beste om documenten te scannen met mijn telefoon?

Voor iPhone is de ingebouwde Notities-app uitstekend. Op Android is Google Drive de beste gratis optie. Voor geavanceerde functies zijn Microsoft Lens en Adobe Scan populaire keuzes die op beide platformen werken.

Is de kwaliteit van een telefoon-scan goed genoeg voor officiele documenten?

Ja, moderne smartphones maken scans van hoge kwaliteit die geschikt zijn voor de meeste officiele doeleinden. De resolutie is vaak 200-300 DPI of hoger, wat voldoende is voor contracten, formulieren en andere documenten.

Hoe voorkom ik schaduwen bij het scannen met mijn telefoon?

Zorg voor gelijkmatige verlichting van bovenaf of opzij. Vermijd direct zonlicht en let erop dat je telefoon of hand geen schaduw werpt op het document. Scan bij voorkeur onder een plafondlamp of bij een raam met indirect licht.

Kan ik meerdere paginas scannen naar een PDF?

Ja, vrijwel alle scan-apps ondersteunen het scannen van meerdere paginas naar een enkel PDF-bestand. Scan de paginas achter elkaar en combineer ze voordat je het document opslaat of deelt.