Documenten digitaal ondertekenen

Documenten digitaal ondertekenen: snel, veilig en rechtsgeldig

In een wereld waar steeds meer zaken online worden afgehandeld, is de digitale handtekening onmisbaar geworden. Of het nu gaat om contracten, formulieren of akkoorden, je kunt tegenwoordig vrijwel alles digitaal ondertekenen zonder papier of printer. In dit artikel ontdek je hoe digitaal ondertekenen werkt, welke tools je kunt gebruiken en wanneer een digitale handtekening rechtsgeldig is.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is het elektronische equivalent van je handgeschreven handtekening. Er zijn verschillende vormen, van een simpele getekende of getypte naam tot geavanceerde cryptografische handtekeningen. In de praktijk worden termen als 'digitale handtekening' en 'elektronische handtekening' vaak door elkaar gebruikt, hoewel er technisch gezien verschillen zijn.

Een elektronische handtekening is breed gedefinieerd als elke elektronische manier om te bevestigen dat je instemt met een document. Dit kan een getekende naam zijn, een checkbox aanvinken, of zelfs een PIN-code invoeren. Een digitale handtekening in technische zin gebruikt cryptografie om de authenticiteit en integriteit van het document te waarborgen.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

In Nederland en de rest van de EU zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig dankzij de eIDAS-verordening. Deze Europese wetgeving erkent drie niveaus van elektronische handtekeningen, elk met een ander bewijsniveau.

De 'gewone' elektronische handtekening is de meest basale vorm. Dit kan een gescande handtekening of een getypte naam zijn. Deze vorm is rechtsgeldig maar biedt weinig bewijs van authenticiteit. De 'geavanceerde' elektronische handtekening is uniek gekoppeld aan de ondertekenaar en maakt wijzigingen detecteerbaar. De 'gekwalificeerde' elektronische handtekening biedt het hoogste bewijsniveau en is equivalent aan een handgeschreven handtekening.

Voor de meeste dagelijkse documenten zoals offertes, opdrachtbevestigingen en interne goedkeuringen volstaat een gewone of geavanceerde elektronische handtekening. Voor bepaalde juridische documenten zoals hypotheekaktes of testamenten kan nog steeds een fysieke handtekening of notaris vereist zijn.

Beste tools voor digitaal ondertekenen

Gratis opties

Adobe Acrobat Reader (Gratis)

De gratis Adobe Acrobat Reader bevat een basisfunctie voor elektronisch ondertekenen. Je kunt je handtekening tekenen, typen of een afbeelding uploaden. De handtekening wordt opgeslagen zodat je hem snel opnieuw kunt gebruiken. Deze optie is ideaal voor het ondertekenen van documenten voor eigen gebruik.

Smallpdf (Gratis met beperkingen)

Smallpdf biedt een gebruiksvriendelijke online tool voor het ondertekenen van PDF's. Je uploadt je document, tekent of typt je handtekening en downloadt het ondertekende bestand. De gratis versie beperkt het aantal documenten per dag maar is voldoende voor occasioneel gebruik.

DocuSign Free (Beperkt gratis)

DocuSign biedt een gratis tier waarmee je een beperkt aantal documenten per maand kunt ondertekenen. De interface is professioneel en de handtekeningen zijn rechtsgeldig. Je kunt ook documenten naar anderen sturen om te laten ondertekenen.

Betaalde professionele oplossingen

DocuSign (Vanaf EUR 10/maand)

DocuSign is marktleider in digitale handtekeningen en wordt gebruikt door bedrijven wereldwijd. De service biedt geavanceerde functies zoals meerdere ondertekenaars, sjablonen, herinneringen en integratie met andere zakelijke software. Een audit trail documenteert het volledige ondertekeningsproces.

Adobe Sign (Vanaf EUR 15/maand)

Adobe Sign, onderdeel van Adobe Acrobat, biedt vergelijkbare functionaliteit als DocuSign met naadloze integratie in de Adobe-suite. Ideaal voor organisaties die al werken met Adobe-producten. De service ondersteunt gekwalificeerde elektronische handtekeningen voor documenten die dit vereisen.

SignRequest (Vanaf EUR 9/maand)

SignRequest is een Nederlands bedrijf dat een toegankelijk platform biedt voor digitale handtekeningen. De service is eenvoudig te gebruiken en biedt goede functionaliteit voor een scherpe prijs. Integratie met Google Workspace en Salesforce maakt het aantrekkelijk voor zakelijke gebruikers.

HelloSign (Vanaf EUR 15/maand)

HelloSign, onderdeel van Dropbox, biedt een schone interface en sterke integratie met cloudopslagdiensten. De service is populair bij startups en kleine bedrijven die een professionele maar niet te complexe oplossing zoeken.

Hoe onderteken je een document digitaal?

Stap 1: Document voorbereiden

Zorg dat het document in een bewerkbaar formaat is, bij voorkeur PDF. Als je een papieren document wilt ondertekenen, scan het eerst naar PDF. Controleer of het document compleet is voordat je gaat ondertekenen - wijzigingen na ondertekening kunnen de geldigheid aantasten.

Stap 2: Handtekening aanmaken

In de meeste apps kun je je handtekening op drie manieren aanmaken. Je kunt met je vinger of stylus tekenen op het scherm. Je kunt je naam typen en een handtekeningfont selecteren. Of je kunt een afbeelding van je handgeschreven handtekening uploaden. Kies de methode die het meest professioneel oogt.

Stap 3: Plaatsen en opslaan

Plaats je handtekening op de juiste plek in het document. Voeg indien nodig ook de datum en eventuele andere vereiste informatie toe. Sla het ondertekende document op en bewaar een kopie voor je eigen administratie.

Stap 4: Delen met andere partijen

Stuur het ondertekende document naar de andere partij(en). Bij diensten zoals DocuSign ontvangen alle partijen automatisch een kopie na voltooiing. Houd het originele ondertekende document in je archief voor toekomstige referentie.

Documenten laten ondertekenen door anderen

Als je een document door iemand anders wilt laten ondertekenen, bieden de meeste platforms een workflow hiervoor. Je uploadt het document, markeert waar handtekeningen nodig zijn en voert de e-mailadressen van de ondertekenaars in. Zij ontvangen een uitnodiging met een link om te ondertekenen.

Het systeem houdt bij wie heeft ondertekend en stuurt automatisch herinneringen naar mensen die nog moeten tekenen. Na voltooiing ontvangen alle partijen een kopie van het volledig ondertekende document. Een audit trail documenteert wanneer en door wie er is ondertekend.

Tips voor veilig digitaal ondertekenen

Gebruik een sterke, unieke handtekening die moeilijk na te maken is. Onderteken alleen documenten waarvan je de inhoud volledig begrijpt en waarmee je akkoord gaat. Wees voorzichtig met documenten van onbekende afzenders - phishing via nephandtekeningsverzoeken komt voor.

Bewaar ondertekende documenten op een veilige locatie met back-up. Controleer bij belangrijke documenten of de andere partij een legitieme handtekeningservice gebruikt. Voor zeer belangrijke juridische documenten, raadpleeg een juridisch adviseur over de vereiste vorm van ondertekening.

Wanneer is een fysieke handtekening nog vereist?

Ondanks de wettelijke erkenning van digitale handtekeningen zijn er situaties waarin nog een fysieke handtekening nodig is. Testamenten en schenkingsaktes vereisen vaak nog een notariele akte. Bepaalde vastgoedtransacties, zoals hypotheekaktes, moeten ook fysiek worden ondertekend bij de notaris.

Sommige overheidsinstanties accepteren nog geen digitale handtekeningen voor bepaalde procedures. Check vooraf de vereisten als je twijfelt. In de meeste zakelijke en particuliere situaties is een digitale handtekening echter volledig rechtsgeldig en geaccepteerd.

Veelgestelde vragen

Is een digitale handtekening rechtsgeldig in Nederland?

Ja, digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig in Nederland dankzij de Europese eIDAS-verordening. Voor de meeste documenten volstaat een gewone elektronische handtekening. Alleen voor specifieke juridische documenten zoals testamenten kan nog een fysieke handtekening vereist zijn.

Wat is het verschil tussen een elektronische en digitale handtekening?

Een elektronische handtekening is een brede term voor elke elektronische manier van ondertekenen, zoals een getekende naam of checkbox. Een digitale handtekening in technische zin gebruikt cryptografie voor extra beveiliging. In de praktijk worden de termen vaak door elkaar gebruikt.

Welke gratis tool kan ik gebruiken om documenten te ondertekenen?

Adobe Acrobat Reader (gratis versie) bevat een basisfunctie voor ondertekenen. Smallpdf en DocuSign Free bieden ook gratis opties met beperkt gebruik. Voor occasioneel ondertekenen zijn deze gratis tools ruim voldoende.

Hoe onderteken ik een PDF op mijn telefoon?

Download Adobe Acrobat Reader of een dedicated app zoals DocuSign. Open de PDF, selecteer de ondertekenfunctie en teken met je vinger of kies een getypte handtekening. Plaats de handtekening op de juiste plek en sla het document op.