E-mail doorsturen automatisch instellen

Waarom automatisch e-mail doorsturen?

Automatisch doorsturen van e-mail is een handige functie waarmee binnenkomende berichten automatisch naar een ander e-mailadres worden verzonden. Dit is nuttig in verschillende situaties: je wilt alle zakelijke e-mails ook op je persoonlijke adres ontvangen, je verhuist naar een nieuw e-mailadres maar wilt oude berichten niet missen, of je wilt dat bepaalde e-mails automatisch bij een collega terechtkomen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je automatisch doorsturen instelt in populaire e-mailprogramma's.

Belangrijke overwegingen vooraf

Voordat je automatisch doorsturen instelt, zijn er enkele belangrijke punten om te overwegen.

Privacy en beveiliging

Doorgestuurde e-mails bevatten mogelijk gevoelige informatie. Zorg ervoor dat het doelaccount goed beveiligd is met een sterk wachtwoord en bij voorkeur tweefactorauthenticatie. Controleer ook of het doorsturen van zakelijke e-mail naar een persoonlijk account is toegestaan binnen je organisatie.

Opslaglimieten

Als je e-mail naar een account met beperkte opslag doorstuurt, kan dit snel vollopen. Overweeg om alleen specifieke e-mails door te sturen in plaats van alles, of zorg dat het doelaccount voldoende ruimte heeft.

Antwoorden vanuit het juiste adres

Als je een doorgestuurde e-mail beantwoordt vanuit het doelaccount, gaat je antwoord mogelijk vanuit dat adres in plaats van het originele. Dit kan verwarring veroorzaken. Veel e-mailprogramma's bieden de optie om te antwoorden vanuit het oorspronkelijke adres via aliassen.

Automatisch doorsturen in Gmail

Gmail biedt flexibele opties voor het doorsturen van e-mail, zowel alle berichten als selectief via filters.

Alle e-mail doorsturen

Open Gmail en klik op het tandwielpictogram rechtsboven. Selecteer "Alle instellingen bekijken". Ga naar het tabblad "Doorsturen en POP/IMAP". Klik op "Een doorstuuradres toevoegen". Voer het e-mailadres in waarnaar je wilt doorsturen. Gmail stuurt een verificatiemail naar dit adres. Open de verificatiemail en klik op de bevestigingslink, of voer de code in in Gmail. Terug in de instellingen, selecteer "Een kopie van binnenkomende e-mail doorsturen naar" en kies je adres. Kies wat er met het originele bericht moet gebeuren: in inbox behouden, archiveren, markeren als gelezen, of verwijderen. Klik op "Wijzigingen opslaan".

Selectief doorsturen met filters

Als je niet alle e-mail wilt doorsturen, maar alleen specifieke berichten, kun je filters gebruiken. Klik op het tandwielpictogram en ga naar "Alle instellingen bekijken". Ga naar "Filters en geblokkeerde adressen". Klik op "Een nieuwe filter maken". Stel de criteria in voor de e-mails die je wilt doorsturen (bijv. van een specifieke afzender). Klik op "Filter maken". Vink "Doorsturen naar" aan en selecteer het doortuuradres. Klik op "Filter maken" om te bevestigen.

Gmail doorsturen uitschakelen

Om doorsturen te stoppen, ga je terug naar "Doorsturen en POP/IMAP" in de instellingen en selecteer je "Doorsturen uitschakelen". Vergeet niet op "Wijzigingen opslaan" te klikken.

Automatisch doorsturen in Outlook

Outlook biedt verschillende methoden voor het doorsturen van e-mail, afhankelijk van of je de webversie, desktop-app of een Microsoft 365-account gebruikt.

Outlook Web (outlook.com / Office 365)

Log in op outlook.com of je Office 365-webmail. Klik op het tandwielpictogram en selecteer "Alle Outlook-instellingen weergeven". Ga naar "E-mail" en dan "Doorsturen". Vink "Doorsturen inschakelen" aan. Voer het e-mailadres in waarnaar je wilt doorsturen. Optioneel: vink "Een kopie van doorgestuurde berichten bewaren" aan om de originele e-mails ook in Outlook te houden. Klik op "Opslaan".

Outlook Desktop met Exchange

Als je een Exchange-account gebruikt, wordt doorsturen meestal via de webmail of door de IT-afdeling ingesteld. In Outlook Desktop kun je wel regels maken om e-mail door te sturen. Ga naar "Bestand" > "Regels en waarschuwingen beheren". Klik op "Nieuwe regel". Selecteer "Regel toepassen op berichten die ik ontvang". Klik op "Volgende" om alle berichten te selecteren, of stel criteria in. Bij acties selecteer je "Doorsturen naar personen of openbare groep". Voer het doortuuradres in. Voltooi de wizard en geef de regel een naam.

Microsoft 365 beheerinstellingen

In sommige organisaties is automatisch doorsturen naar externe adressen geblokkeerd door de IT-afdeling. Dit is een beveiligingsmaatregel om te voorkomen dat bedrijfsinformatie lekt. Als je doorsturen nodig hebt maar het niet werkt, neem dan contact op met je IT-afdeling.

Automatisch doorsturen in andere e-maildiensten

Ook andere populaire e-maildiensten ondersteunen automatisch doorsturen.

Yahoo Mail

Klik op het tandwielpictogram en selecteer "Meer instellingen". Ga naar "Mailboxen". Selecteer je e-mailaccount. Scroll naar "Doorsturen" en voer het doortuuradres in. Bevestig met je Yahoo-wachtwoord.

Apple iCloud Mail

Log in op icloud.com en ga naar Mail. Klik op het tandwielpictogram en selecteer "Voorkeuren". Ga naar "Algemeen". Vink "E-mail doorsturen naar" aan en voer het adres in. Optioneel: behoud een kopie in iCloud.

E-mail via hosting (cPanel)

Als je e-mail via een webhosting provider gebruikt, kun je doorsturen meestal instellen via cPanel. Log in op cPanel en zoek naar "Forwarders" of "Doorstuurders". Klik op "Add Forwarder" of "Toevoegen". Voer je e-mailadres en het doortuuradres in. Kies of je het origineel wilt behouden of verwijderen.

Geavanceerde doorstuurscenario's

Soms heb je meer complexe doorstuurbehoeften. Hier zijn enkele geavanceerde scenario's.

Doorsturen naar meerdere adressen

In Gmail kun je maar naar één adres direct doorsturen, maar je kunt filters gebruiken om naar verschillende adressen te sturen op basis van criteria. In Outlook kun je regels maken die naar meerdere adressen doorsturen.

Doorsturen met behoud van oorspronkelijke afzender

Standaard toont een doorgestuurde e-mail jou als doorstuurder. Als je wilt dat de oorspronkelijke afzender behouden blijft, kun je "omleiding" (redirect) gebruiken in plaats van doorsturen. Dit is beschikbaar in Outlook via regels.

Tijdelijk doorsturen

Als je tijdelijk e-mail wilt doorsturen (bijvoorbeeld tijdens vakantie), vergeet dan niet om het weer uit te schakelen na afloop. Zet een herinnering in je agenda.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Hier zijn oplossingen voor problemen die je kunt tegenkomen bij het instellen van doorsturen.

Verificatiemail komt niet aan

Controleer de spam- of ongewenste mail map van het doelaccount. Als de mail niet aankomt, wacht enkele minuten en probeer opnieuw. Controleer of het e-mailadres correct is gespeld.

Doorsturen werkt niet

Als doorsturen is ingesteld maar niet werkt, controleer of er geen conflicterende regels of filters zijn. In zakelijke omgevingen kan de IT-afdeling doorsturen naar externe adressen hebben geblokkeerd.

Doorgestuurde e-mail komt in spam terecht

Voeg het oorspronkelijke doorstuuradres toe aan je contacten in het doelaccount. Markeer doorgestuurde berichten als "Geen spam" om de filters te trainen.

Best practices voor e-mail doorsturen

Volg deze richtlijnen voor veilig en effectief gebruik van automatisch doorsturen.

Beveilig beide accounts

Zowel je oorspronkelijke als je doelaccount moeten goed beveiligd zijn. Gebruik sterke, unieke wachtwoorden en activeer tweefactorauthenticatie waar mogelijk.

Informeer relevante partijen

Als je zakelijke e-mail doorstuurt, informeer dan je IT-afdeling of manager indien nodig. Transparantie voorkomt problemen later.

Controleer regelmatig

Verifieer periodiek dat het doorsturen nog correct werkt en dat e-mails aankomen op het doelaccount. Technische wijzigingen kunnen doorstuurinstellingen verstoren.

Overweeg alternatieven

In sommige gevallen is het instellen van POP/IMAP toegang of het toevoegen van je account aan een e-mailclient een beter alternatief dan doorsturen. Dit geeft je toegang tot alle e-mails zonder duplicatie.

Conclusie

Automatisch doorsturen van e-mail is een krachtige functie die je helpt om efficiënter met je e-mail om te gaan. Of je nu je berichten wilt consolideren op één plek, een collega wilt laten meelezen, of e-mail van een oud adres wilt opvangen - doorsturen biedt de oplossing. Volg de stappen in dit artikel om doorsturen in te stellen in je favoriete e-mailprogramma, en houd rekening met de beveiligings- en privacy-aspecten die we hebben besproken. Met de juiste instellingen mis je nooit meer een belangrijke e-mail.

Veelgestelde vragen

Kan ik e-mail doorsturen naar meerdere adressen tegelijk?

In Gmail kun je standaard maar naar één adres doorsturen, maar je kunt filters gebruiken om specifieke e-mails naar verschillende adressen te sturen. In Outlook kun je via regels wel naar meerdere adressen doorsturen.

Blijft de originele e-mail behouden als ik doorstuur?

Dat is instelbaar. Bij Gmail en Outlook kun je kiezen of je het originele bericht wilt behouden, archiveren of verwijderen na het doorsturen. Het is aan te raden om een kopie te behouden voor het geval er iets misgaat.

Werkt doorsturen ook voor e-mails die ik al heb ontvangen?

Nee, automatisch doorsturen werkt alleen voor nieuwe binnenkomende e-mails. Bestaande e-mails in je inbox worden niet doorgestuurd. Die moet je handmatig doorsturen of exporteren.

Kan mijn werkgever zien dat ik e-mail doorstuur?

Als je een zakelijk e-mailaccount gebruikt dat wordt beheerd door je werkgever, kunnen zij mogelijk zien dat er doorstuurregels zijn ingesteld. Veel organisaties monitoren dit actief en sommige blokkeren doorsturen naar externe adressen om datalekken te voorkomen.