Wat zijn e-mailregels en filters?

E-mailregels, ook wel filters genoemd, zijn automatische instructies die je e-mailprogramma uitvoert wanneer nieuwe berichten binnenkomen. Je kunt instellen dat e-mails van bepaalde afzenders automatisch naar een map worden verplaatst, een label krijgen, als gelezen worden gemarkeerd, of zelfs worden verwijderd. Door slim gebruik te maken van regels bespaar je dagelijks tijd en houd je je inbox overzichtelijk zonder handmatig te hoeven sorteren.

Voordelen van automatisch sorteren

Het instellen van e-mailregels heeft meerdere voordelen die je productiviteit verhogen en stress verminderen.

Tijdsbesparing

Elke seconde die je besteedt aan het handmatig sorteren van e-mail, telt op. Als je dagelijks vijftig e-mails ontvangt en elke e-mail vijf seconden kost om te sorteren, ben je ruim vier minuten per dag kwijt aan deze taak. Dat is meer dan 25 uur per jaar aan alleen maar e-mail sorteren.

Overzicht behouden

Door e-mails automatisch te sorteren, blijft je inbox schoon en overzichtelijk. Nieuwsbrieven verdwijnen naar een aparte map, interne e-mails worden gelabeld, en belangrijke berichten van klanten of je manager vallen direct op.

Niets missen

Met regels kun je belangrijke e-mails automatisch markeren of naar een prioriteitsmap verplaatsen. Zo loop je minder risico dat een cruciale e-mail ondersneeuwd in de dagelijkse stroom.

Regels maken in Gmail

Gmail gebruikt de term "filters" voor e-mailregels. Het maken van filters is eenvoudig en flexibel.

Methode 1: Via een bestaande e-mail

Open een e-mail waarvoor je een regel wilt maken. Klik op de drie puntjes rechtsboven in het bericht. Selecteer "Berichten zoals deze filteren". Gmail toont nu een zoekvenster met het e-mailadres al ingevuld. Je kunt extra criteria toevoegen zoals onderwerp of woorden in het bericht. Klik op "Filter maken". Kies wat er met overeenkomende e-mails moet gebeuren: een label toepassen, archiveren, doorsturen, markeren als belangrijk, etc. Klik nogmaals op "Filter maken" om te bevestigen.

Methode 2: Via instellingen

Klik op het tandwielpictogram en selecteer "Alle instellingen bekijken". Ga naar het tabblad "Filters en geblokkeerde adressen". Klik op "Een nieuwe filter maken". Vul de criteria in waarnaar je wilt filteren. Klik op "Filter maken" en selecteer de acties. Bevestig door nogmaals op "Filter maken" te klikken.

Filtercriteria in Gmail

Gmail biedt verschillende criteria waarop je kunt filteren:

  • Van: Filter op afzender e-mailadres of naam
  • Aan: Filter op ontvangeradres (handig als je meerdere e-mailadressen hebt)
  • Onderwerp: Filter op woorden in de onderwerpregel
  • Bevat de woorden: Filter op inhoud van het bericht
  • Bevat niet: Sluit bepaalde woorden uit
  • Grootte: Filter op bestandsgrootte
  • Heeft bijlage: Filter e-mails met bijlagen

Beschikbare acties in Gmail

Na het instellen van criteria kun je kiezen uit verschillende acties:

  • Inbox overslaan (archiveren)
  • Markeren als gelezen
  • Ster toevoegen
  • Label toepassen
  • Doorsturen naar een ander adres
  • Verwijderen
  • Nooit naar spam verzenden
  • Altijd/nooit markeren als belangrijk
  • Filter ook toepassen op bestaande e-mails

Regels maken in Outlook

Outlook biedt uitgebreide mogelijkheden voor e-mailregels, met meer opties dan Gmail in sommige gevallen.

Outlook Desktop (Windows)

Klik op "Bestand" en dan op "Regels en waarschuwingen beheren". Klik op "Nieuwe regel". Je kunt kiezen uit sjablonen of helemaal opnieuw beginnen. Selecteer de voorwaarden waaraan e-mails moeten voldoen. Kies de actie die moet worden uitgevoerd. Voeg optioneel uitzonderingen toe. Geef de regel een naam en klik op "Voltooien".

Snelle methode via rechtermuisknop

Klik met rechts op een e-mail in je inbox. Selecteer "Regels" en dan "Regel maken". Outlook toont een vereenvoudigd dialoogvenster waar je snel een regel kunt instellen op basis van de afzender, het onderwerp, of naar wie de e-mail is verzonden. Voor meer opties klik je op "Geavanceerde opties".

Outlook Web (Office 365)

Klik op het tandwielpictogram en zoek naar "Regels" in de instellingen. Klik op "Nieuwe regel toevoegen". Geef je regel een naam. Stel een voorwaarde in (bijv. "Van" is gelijk aan een bepaald e-mailadres). Kies een actie (bijv. "Verplaatsen naar" een specifieke map). Klik op "Opslaan".

Beschikbare acties in Outlook

Outlook biedt een uitgebreide set acties:

  • Verplaatsen naar een map
  • Kopiëren naar een map
  • Verwijderen
  • Doorsturen naar een persoon of als bijlage
  • Omleiding naar een ander adres
  • Beantwoorden met een specifiek sjabloon
  • Markeren voor opvolging
  • Categoriseren met een kleur
  • Een geluid afspelen
  • Een bureaubladmelding weergeven

Praktische voorbeelden van e-mailregels

Hier zijn enkele veelgebruikte regels die je direct kunt toepassen.

Nieuwsbrieven automatisch labelen

Maak een regel voor e-mails die "uitschrijven" of "unsubscribe" bevatten in de body. Deze e-mails zijn vrijwel altijd nieuwsbrieven. Geef ze automatisch een label "Nieuwsbrieven" en sla de inbox over, zodat ze direct worden gearchiveerd.

E-mails van je manager markeren

Maak een regel voor e-mails van het adres van je manager. Markeer deze automatisch als belangrijk en voeg een ster toe. Zo missen ze nooit je aandacht tussen andere berichten.

Projectgerelateerde e-mails sorteren

Filter e-mails die bepaalde projectnamen of projectcodes in het onderwerp of de body bevatten. Verplaats ze automatisch naar de bijbehorende projectmap of geef ze het juiste label.

Notificaties van tools afhandelen

Automatische meldingen van tools zoals Jira, GitHub, Slack of projectmanagementsoftware kunnen je inbox overspoelen. Maak regels per tool die deze e-mails naar aparte mappen verplaatsen of automatisch archiveren.

CC-e-mails apart houden

E-mails waar je in de CC staat, zijn vaak ter informatie en vereisen niet direct actie. Filter e-mails waar je niet in het "Aan"-veld staat en geef ze een lage prioriteit of verplaats ze naar een "CC" map.

Geavanceerde tips voor e-mailregels

Met deze geavanceerde technieken haal je nog meer uit je filters en regels.

Combineer meerdere criteria

Je hoeft je niet te beperken tot één criterium per regel. Combineer bijvoorbeeld afzender EN onderwerp om heel specifieke e-mails te filteren. In Gmail kun je zoekoperatoren gebruiken zoals "OR" om meerdere afzenders in één filter te vangen.

Gebruik wildcards en operatoren

In Gmail kun je zoekoperatoren gebruiken in filters. Bijvoorbeeld "from:@bedrijf.nl" vangt alle e-mails van adressen die eindigen op @bedrijf.nl. Dit is handig om alle e-mail van een organisatie te filteren, ongeacht wie de specifieke afzender is.

Regel volgorde in Outlook

In Outlook worden regels in volgorde uitgevoerd. Als een e-mail aan de eerste regel voldoet, kunnen volgende regels worden overgeslagen (tenzij je "Stoppen met verwerken van meer regels" uitschakelt). Denk goed na over de volgorde van je regels voor optimale werking.

Test je regels

Na het maken van een regel is het verstandig om te testen of deze correct werkt. Stuur jezelf een test-e-mail die aan de criteria voldoet en controleer of de juiste actie wordt uitgevoerd.

Regels beheren en onderhouden

Na verloop van tijd kunnen regels verouderd raken of conflicteren. Regelmatig onderhoud is belangrijk.

Evalueer periodiek

Bekijk elk kwartaal je bestaande regels. Verwijder regels voor projecten die zijn afgerond of afzenders waarmee je geen contact meer hebt. Dit houdt je regelsysteem efficiënt.

Documenteer complexe regels

Als je veel regels hebt of complexe combinaties gebruikt, overweeg dan om deze ergens te documenteren. Zo weet je later nog precies waarom een bepaalde regel bestaat en wat deze doet.

Conclusie

E-mailregels en filters zijn krachtige tools om je inbox beheersbaar te houden. Door slim te filteren op afzender, onderwerp of inhoud, kun je e-mails automatisch sorteren, labelen, archiveren of verwijderen. Begin met enkele eenvoudige regels voor je meest voorkomende e-mails en breid geleidelijk uit naarmate je meer inzicht krijgt in je e-mailstroom. De investering in het opzetten van goede regels betaalt zich dagelijks terug in tijd en overzicht.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een regel en een filter?

De termen worden door elkaar gebruikt. Gmail noemt het 'filters', Outlook noemt het 'regels'. Beide doen hetzelfde: automatisch acties uitvoeren op binnenkomende e-mails die aan bepaalde criteria voldoen.

Kan ik regels ook toepassen op e-mails die al in mijn inbox staan?

Ja, bij het maken van een filter in Gmail kun je aanvinken 'Filter ook toepassen op overeenkomende gesprekken'. In Outlook kun je bij het maken van een regel kiezen om deze direct uit te voeren op de huidige map.

Hoeveel e-mailregels kan ik maken?

Gmail staat maximaal 1000 filters toe, wat voor de meeste gebruikers ruim voldoende is. Outlook heeft geen hard maximum, maar te veel regels kunnen de prestaties beïnvloeden. Houd het overzichtelijk met 20-50 regels.

Werken mijn regels ook op mijn telefoon?

Regels in Gmail en Outlook.com worden serverside uitgevoerd, dus ze werken ongeacht welk apparaat je gebruikt. Regels die alleen in Outlook Desktop zijn gemaakt, werken alleen als die computer aan staat en Outlook draait.

Op zoek naar e-mailadres? Bekijk ons aanbod.