Excel draaitabel maken - Data analyseren voor beginners

Een draaitabel klinkt misschien ingewikkeld, maar het is eigenlijk een van de krachtigste en handigste functies in Excel. Met een draaitabel kunt u grote hoeveelheden gegevens snel samenvatten, analyseren en begrijpen - zonder ingewikkelde formules te hoeven schrijven. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe u uw eerste draaitabel maakt.

Wat is een draaitabel?

Een draaitabel is een interactieve tabel die uw gegevens samenvat en groepeert. Stel, u heeft een lijst met alle verkopen van het afgelopen jaar. Met een draaitabel kunt u in enkele klikken zien:

  • Hoeveel omzet elke verkoper heeft gemaakt
  • Welke producten het beste verkopen
  • In welke maanden de meeste verkopen plaatsvonden
  • Combinaties hiervan, zoals welke verkoper welk product het meest verkocht

Het mooie is dat u dezelfde gegevens op verschillende manieren kunt bekijken door simpelweg te slepen en klikken. Vandaar de naam 'draai'-tabel: u kunt de gegevens als het ware draaien om andere inzichten te krijgen.

Voorbereiding: uw gegevens gereedmaken

Voordat u een draaitabel maakt, moeten uw gegevens aan enkele voorwaarden voldoen. Dit is belangrijk voor een goed resultaat.

Regel 1: Kolommen moeten koppen hebben

Elke kolom moet een duidelijke kop hebben in de eerste rij. Bijvoorbeeld: Datum, Verkoper, Product, Aantal, Bedrag. Zonder koppen weet Excel niet hoe de gegevens moeten worden gegroepeerd.

Regel 2: Geen lege rijen of kolommen

Uw gegevens moeten aaneengesloten zijn. Lege rijen of kolommen in het midden van uw tabel kunnen problemen veroorzaken. Verwijder deze voordat u begint.

Regel 3: Consistente gegevens

Zorg dat gegevens in dezelfde kolom van hetzelfde type zijn. Een kolom met bedragen moet alleen getallen bevatten, geen tekst zoals "nog onbekend". Een kolom met namen moet consequent gespeld zijn - "Jan Jansen" en "J. Jansen" worden als verschillende personen gezien.

Regel 4: Geen samengevoegde cellen

Samengevoegde cellen werken niet goed met draaitabellen. Hef eventuele samenvoegingen op voordat u begint.

Stap voor stap een draaitabel maken

Laten we een draaitabel maken met een praktisch voorbeeld. We gebruiken een verkooplijst met de kolommen: Datum, Verkoper, Regio, Product en Bedrag.

Stap 1: Selecteer uw gegevens

Klik ergens in uw gegevenstabel. Excel selecteert meestal automatisch het juiste bereik. U kunt ook handmatig het hele bereik selecteren inclusief de koprij.

Stap 2: Draaitabel invoegen

Ga naar het tabblad Invoegen in het lint bovenaan. Klik op Draaitabel. Er verschijnt een dialoogvenster.

Stap 3: Locatie kiezen

Excel vraagt waar u de draaitabel wilt plaatsen:

  • Nieuw werkblad: de draaitabel komt op een apart tabblad (aanbevolen voor beginners)
  • Bestaand werkblad: u kiest zelf een locatie

Kies Nieuw werkblad en klik OK.

Stap 4: De draaitabel opbouwen

U ziet nu een leeg draaitabelgebied en rechts het venster Draaitabelvelden. Hier staan alle kolommen uit uw brontabel. Nu gaat het echte werk beginnen.

Het veldenvenster begrijpen

Het veldenvenster heeft vier gebieden waar u velden naartoe kunt slepen:

Filters

Velden die u hier plaatst, worden filteropties boven de draaitabel. Handig om bijvoorbeeld alleen gegevens van een bepaald jaar te tonen.

Kolommen

Velden hier worden kolomkoppen in uw draaitabel. Gebruik dit voor categorieen die u naast elkaar wilt vergelijken.

Rijen

Velden hier worden rijlabels. Dit is meestal waar u de hoofdindeling van uw analyse plaatst, zoals productnamen of verkopersnamen.

Waarden

Hier plaatst u de getallen die u wilt analyseren, zoals verkoopbedragen of aantallen. Excel berekent automatisch totalen.

Uw eerste analyse maken

Laten we een eenvoudige analyse maken: de totale verkoop per verkoper.

De velden slepen

  1. Sleep het veld Verkoper naar het gebied Rijen
  2. Sleep het veld Bedrag naar het gebied Waarden

Dat is alles. U ziet nu direct een tabel met alle verkopers en hun totale verkoopbedrag. Excel heeft automatisch alle bedragen per verkoper opgeteld.

De analyse uitbreiden

Wilt u ook zien welke producten elke verkoper heeft verkocht? Sleep het veld Product naar Rijen, onder Verkoper. Nu ziet u per verkoper een uitsplitsing naar product.

Kolommen toevoegen

Wilt u de verkopen per regio naast elkaar zien? Sleep Regio naar het gebied Kolommen. Nu heeft u een kruistabel: verkopers in de rijen, regio's in de kolommen, en de verkoopbedragen in de cellen.

De draaitabel aanpassen

Een draaitabel is volledig aanpasbaar. Hier zijn de belangrijkste mogelijkheden.

Velden verwijderen

Sleep een veld uit een gebied terug naar de veldenlijst, of vink het uit in de lijst bovenaan.

Volgorde wijzigen

Sleep velden binnen een gebied omhoog of omlaag om de volgorde te veranderen. Bij meerdere rijvelden bepaalt de volgorde de hierarchie.

Waardeberekening wijzigen

Standaard telt Excel waarden op met SOM. Maar u kunt ook andere berekeningen kiezen:

  1. Klik op het veld in het Waarden-gebied
  2. Kies Waardeveldinstellingen
  3. Selecteer een andere berekening: Aantal, Gemiddelde, Min, Max, etc.

Dit is handig als u bijvoorbeeld wilt weten hoeveel transacties er waren (Aantal) in plaats van het totaalbedrag (Som).

Filteren en sorteren

Draaitabellen bieden uitgebreide filter- en sorteermogelijkheden.

Filtergebied gebruiken

Sleep een veld naar Filters om een dropdown-filter boven de tabel te krijgen. Zo kunt u bijvoorbeeld alleen gegevens van 2024 tonen, of alleen de regio Noord.

Rij- of kolomfilters

Klik op het kleine pijltje naast een rij- of kolomlabel om te filteren. U kunt specifieke items selecteren of deselecteren.

Sorteren

Klik met de rechtermuisknop op een waarde en kies Sorteren. U kunt sorteren van groot naar klein of andersom. Zo ziet u direct wie de beste verkoper is.

Draaitabel vernieuwen

Als u nieuwe gegevens toevoegt aan uw brontabel, moet u de draaitabel vernieuwen:

  1. Klik ergens in de draaitabel
  2. Ga naar het tabblad Draaitabel analyseren
  3. Klik op Vernieuwen

Of klik met de rechtermuisknop in de draaitabel en kies Vernieuwen.

Let op bij nieuwe rijen

Als u nieuwe rijen toevoegt onderaan uw brontabel, kan het zijn dat deze buiten het bronbereik vallen. Controleer dit via Draaitabel analyseren - Gegevensbron wijzigen.

Tip: maak van uw brongegevens een Excel-tabel (Ctrl+T). Dan wordt het bereik automatisch uitgebreid bij nieuwe gegevens.

Opmaak en presentatie

Een draaitabel kan er professioneel uitzien met de juiste opmaak.

Stijlen toepassen

Ga naar het tabblad Ontwerpen wanneer de draaitabel is geselecteerd. Hier vindt u tientallen vooraf ontworpen stijlen. Klik op een stijl om deze direct toe te passen.

Getalnotatie aanpassen

Waarden worden standaard zonder opmaak getoond. Om eurotekens en scheidingen toe te voegen:

  1. Klik met rechts op een waarde in de draaitabel
  2. Kies Getalnotatie
  3. Selecteer Valuta of Getal met de gewenste opties

Lege cellen vullen

Lege cellen in een draaitabel kunnen verwarrend zijn. Via Draaitabelopties kunt u instellen dat lege cellen een 0 of streepje tonen.

Praktische toepassingen

Draaitabellen zijn nuttig in vele situaties.

Huishoudbudget analyseren

Houd uw uitgaven bij met datum, categorie en bedrag. Een draaitabel toont dan direct hoeveel u per maand aan boodschappen, energie of ontspanning uitgeeft.

Ledenadministratie

Bij een vereniging kunt u analyseren hoeveel leden er per afdeling zijn, wanneer de meeste aanmeldingen plaatsvinden, of welke contributiecategorieen het populairst zijn.

Verkoopanalyse

Voor een kleine onderneming is een draaitabel ideaal om te zien welke producten goed lopen, welke klanten het meest bestellen, en hoe de omzet zich per maand ontwikkelt.

Tips voor beginners

Tip 1: Begin eenvoudig

Start met een of twee velden en bouw langzaam op. Zo begrijpt u beter wat er gebeurt.

Tip 2: Experimenteer gerust

U kunt niets kapot maken. Sleep velden heen en weer, probeer verschillende combinaties. De brongegevens blijven altijd ongewijzigd.

Tip 3: Gebruik de rechtermuisknop

De rechtermuisknop geeft toegang tot veel handige opties zoals filteren, sorteren en waardeveldinstellingen.

Tip 4: Maak meerdere draaitabellen

U kunt meerdere draaitabellen maken van dezelfde brongegevens. Zo kunt u verschillende analyses naast elkaar hebben.

Veelgestelde vragen

Kan ik een draaitabel maken van gegevens in meerdere tabbladen?

Ja, maar dit vereist het gebruik van het gegevensmodel of Power Pivot, wat geavanceerder is. Voor beginners is het makkelijker om eerst alle gegevens in een tabblad te combineren. U kunt gegevens kopieren en plakken, of de functie VERT.ZOEKEN gebruiken om tabellen te combineren voordat u de draaitabel maakt.

Waarom telt Excel tekst op als Som van Tekst?

Wanneer u een tekstveld naar Waarden sleept, kan Excel dit niet optellen. In plaats daarvan telt Excel dan het aantal items (Aantal van Tekstveld). Als u aantallen wilt zien, is dit precies wat u nodig heeft. Wilt u bedragen optellen, zorg dan dat u het juiste numerieke veld naar Waarden sleept.

Hoe kan ik de draaitabel automatisch laten vernieuwen?

Ga naar Draaitabelopties (rechtermuisknop - Draaitabelopties) en vink aan Gegevens vernieuwen bij openen bestand. Zo is de draaitabel altijd actueel wanneer u het bestand opent. Let op dat dit alleen werkt als de brongegevens zich in hetzelfde bestand bevinden.

Kan ik een grafiek maken van mijn draaitabel?

Zeker, dit heet een draaigrafiek. Klik in de draaitabel, ga naar Invoegen en kies Draaigrafiek. De grafiek is gekoppeld aan de draaitabel en past zich automatisch aan wanneer u de draaitabel wijzigt. Dit is een krachtige manier om uw analyse visueel te presenteren.