Gedeelde agenda collega's bekijken

Waarom gedeelde agendas belangrijk zijn

In een werkomgeving waar thuiswerken normaal is geworden, is het kunnen inzien van elkaars agendas essentieel. Je wilt weten wanneer collega's beschikbaar zijn voor een vergadering, wanneer ze vrij hebben, of wanneer het een goed moment is om te bellen. In dit artikel leer je hoe je gedeelde agendas kunt bekijken en gebruiken in de meest voorkomende applicaties.

Gedeelde agendas in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook is een van de meest gebruikte emailclients in zakelijke omgevingen. Het delen en bekijken van agendas is een kernfunctie.

Agenda van collega openen

Om de agenda van een collega te bekijken in Outlook:

1. Ga naar de Agenda-weergave door te klikken op het agenda-icoontje linksonder
2. Klik in het lint op Agenda openen en dan Agenda openen van Adreslijst
3. Zoek de naam van je collega en dubbelklik erop
4. De agenda verschijnt naast of onder die van jou, afhankelijk van je instellingen

Beschikbaarheid bekijken

In Outlook zie je standaard alleen of iemand beschikbaar, bezet of afwezig is. De precieze details van afspraken zie je alleen als de collega dit expliciet heeft gedeeld. Gekleurde blokken geven aan wanneer iemand bezet is:

• Blauw: Bezet
• Paars met strepen: Voorlopig
• Wit: Vrij
• Rood: Afwezig

Planning Assistant gebruiken

Bij het plannen van een vergadering kun je de Planning Assistant gebruiken. Voeg alle deelnemers toe en je ziet automatisch een overzicht van ieders beschikbaarheid. Rode blokken tonen bezette momenten, witte blokken vrije momenten. Dit helpt je snel een geschikt tijdstip te vinden.

Gedeelde agendas in Google Agenda

Google Agenda is populair bij organisaties die Google Workspace gebruiken. Het systeem voor gedeelde agendas werkt iets anders dan Outlook.

Agenda van collega toevoegen

Om de agenda van een collega te bekijken:

1. Open Google Agenda in je browser
2. Klik links op het plus-teken naast Andere agendas
3. Kies Abonneren op agenda
4. Voer het emailadres van je collega in
5. Als je toegang hebt, verschijnt de agenda in je lijst

Agenda tonen en verbergen

In de linkerkolom zie je alle agendas waarop je bent geabonneerd. Klik op de naam om de agenda te tonen of te verbergen. Elke agenda heeft een eigen kleur, zodat je makkelijk kunt zien van wie welke afspraak is.

Toegang aanvragen

Als je geen toegang hebt tot de agenda van een collega, kun je deze aanvragen. Google stuurt dan een verzoek naar de collega om zijn of haar agenda met jou te delen. Tot die tijd kun je de beschikbaarheid zien bij het plannen van een afspraak.

Gedeelde agendas in Microsoft Teams

Microsoft Teams integreert nauw met Outlook, maar biedt ook eigen mogelijkheden voor het bekijken van beschikbaarheid.

Beschikbaarheid in Teams

Naast de naam van elke collega in Teams zie je een statusbolletje. Groen betekent beschikbaar, geel betekent afwezig, rood betekent bezet of in een vergadering. Dit wordt automatisch gesynchroniseerd met de Outlook-agenda.

Vergadering plannen via Teams

Bij het plannen van een vergadering in Teams:

1. Klik op Agenda in de linkerbalk
2. Klik op Nieuwe vergadering
3. Voeg deelnemers toe
4. Klik op Planningsassistent om ieders beschikbaarheid te zien

Kanaalgenda

Teams heeft ook kanaalgendas voor teamafspraken. Wanneer je een vergadering plant in een kanaal, is deze zichtbaar voor alle teamleden. Dit is handig voor terugkerende teamoverleggen.

Beschikbaarheidsstatus effectief gebruiken

Het bekijken van agendas gaat hand in hand met het interpreteren van beschikbaarheidsstatussen.

Status handmatig instellen

Soms wil je je status handmatig aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer je geconcentreerd wilt werken zonder gestoord te worden. In Outlook, Teams en Google kun je je status aanpassen naar Niet storen of Bezet, zelfs als je agenda leeg is.

Status respecteren

Respecteer de status van je collega's. Als iemand Bezet of Niet storen is, stuur dan een email in plaats van te bellen, tenzij het dringend is. Dit bevordert een prettige werksfeer en wederzijds respect.

Automatische status

De meeste applicaties passen je status automatisch aan op basis van je agenda. Wanneer je in een vergadering zit, wordt je status automatisch op Bezet gezet. Zorg dat je agenda up-to-date is voor accurate statusinformatie.

Gedeelde teamagendas opzetten

Naast individuele agendas zijn er ook gedeelde team- of afdelingsagendas.

Gedeelde agenda aanmaken

In Outlook kun je een gedeelde agenda aanmaken via Bestand, Nieuw, Agenda. Geef de agenda een naam en deel deze vervolgens met de juiste collega's. Iedereen met toegang kan dan afspraken toevoegen.

Gebruik van gedeelde agendas

Gedeelde agendas zijn handig voor:

• Vakantieplanning van het team
• Deadlines en milestones van projecten
• Beschikbaarheid van vergaderruimtes
• Belangrijke bedrijfsevents

Privacy en machtigingen

Bij gedeelde agendas is het belangrijk om na te denken over privacy.

Wat deel je?

Je kunt kiezen hoeveel detail je deelt:

• Alleen beschikbaarheid: Anderen zien alleen of je vrij of bezet bent
• Beperkte details: Onderwerp is zichtbaar, maar niet de details
• Volledige details: Alle informatie van de afspraak is zichtbaar

Privafspraken

Voor persoonlijke afspraken zoals doktersbezoeken kun je de optie Priv gebruiken. Deze afspraken tonen als Bezet in gedeelde weergaven, maar zonder verdere details.

Tips voor effectief agendabeheer

Om het meeste uit gedeelde agendas te halen, volgen hier enkele praktische tips.

Houd je agenda actueel

Een gedeelde agenda werkt alleen als iedereen deze bijhoudt. Voeg afspraken direct toe wanneer ze worden gemaakt. Verwijder of verplaats afspraken die zijn veranderd. Je collega's vertrouwen op deze informatie.

Blokkeer focustijd

Plan bewust focusblokken in je agenda voor geconcentreerd werk. Noem deze Focustijd of Geen vergaderingen. Zo weten collega's dat je liever niet gestoord wordt en plannen ze hun vergaderingen op andere momenten.

Gebruik herinneringen

Stel herinneringen in voor belangrijke afspraken. De meeste agenda-applicaties sturen notificaties naar je computer of telefoon. Dit helpt je om geen vergaderingen te missen, vooral bij thuiswerken waar je geen collega's hebt die je even roepen.

Conclusie

Het kunnen bekijken van gedeelde agendas is een fundamentele vaardigheid voor effectief thuiswerken. Of je nu Outlook, Google Agenda of Teams gebruikt, de basisbeginselen zijn vergelijkbaar: voeg collega's toe, bekijk hun beschikbaarheid en respecteer elkaars tijd. Door je eigen agenda goed bij te houden en slim gebruik te maken van gedeelde functies, verbeter je de samenwerking met je team, ook wanneer je niet fysiek op dezelfde locatie werkt.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik de agenda van een collega bekijken in Outlook?

Ga naar de Agenda-weergave in Outlook, klik op Agenda openen in het lint en kies Agenda openen van Adreslijst. Zoek de naam van je collega en dubbelklik erop. De agenda verschijnt naast die van jou. Je ziet standaard of iemand beschikbaar of bezet is.

Kan ik zien wat voor afspraken mijn collega heeft?

Dat hangt af van de machtigingen die je collega heeft ingesteld. Standaard zie je alleen of iemand beschikbaar, bezet of afwezig is, zonder details. Als je collega volledige details heeft gedeeld, kun je ook de titels en beschrijvingen van afspraken zien.

Hoe vraag ik toegang tot de agenda van een collega in Google Agenda?

In Google Agenda klik je op het plus-teken naast Andere agendas en kies je Abonneren op agenda. Voer het emailadres van je collega in. Als je nog geen toegang hebt, stuurt Google automatisch een verzoek naar je collega. Tot die tijd kun je bij het plannen van afspraken wel de beschikbaarheid zien.

Hoe plan ik een vergadering wanneer iedereen beschikbaar is?

Gebruik de Planning Assistant in Outlook of de planningsweergave in Google Agenda. Voeg alle deelnemers toe en je ziet automatisch een overzicht van ieders beschikbaarheid. Witte blokken zijn vrije momenten. Kies een tijdstip waar geen rode of blauwe blokken overlappen.