Out of office instellen - Automatisch antwoord

Wat is een out of office bericht?

Een out of office bericht, ook wel automatisch antwoord of afwezigheidsbericht genoemd, is een e-mail die automatisch wordt verstuurd wanneer je niet beschikbaar bent. Dit kan zijn tijdens vakantie, ziekte, of wanneer je om andere redenen niet direct kunt reageren. Het bericht informeert afzenders dat je niet aanwezig bent en geeft aan wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Een goed ingesteld out of office bericht is professioneel, voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat dringende zaken toch worden opgepakt.

Wanneer gebruik je een out of office?

Er zijn verschillende situaties waarin een automatisch antwoord gepast is. De meest voorkomende zijn vakanties en vrije dagen, maar ook bij ziekte, congressen, trainingen of periodes van intensief projectwerk kan het nuttig zijn. Het belangrijkste criterium is dat je langere tijd niet in staat bent om e-mails te beantwoorden - meestal een dag of langer.

Voorbeelden van passende momenten

Zet je out of office aan bij vakanties van meerdere dagen, wanneer je een week op congres bent, tijdens ouderschapsverlof, of als je wegens ziekte langere tijd afwezig bent. Voor korte afwezigheid van enkele uren is een automatisch antwoord meestal niet nodig.

Out of office instellen in Gmail

Gmail maakt het eenvoudig om een automatisch antwoord in te stellen. Volg deze stappen om je out of office te activeren.

Stap-voor-stap instructies

Open Gmail en klik op het tandwielpictogram rechtsboven. Selecteer "Alle instellingen bekijken". Scroll naar beneden tot je "Automatisch antwoord" ziet. Klik op "Automatisch antwoord aan". Vul de eerste en laatste dag van je afwezigheid in. Typ je onderwerp en bericht. Klik op "Wijzigingen opslaan" onderaan de pagina.

Extra opties in Gmail

Gmail biedt de optie om je automatisch antwoord alleen naar mensen in je contactenlijst te sturen, of alleen naar mensen binnen je organisatie (bij Google Workspace accounts). Dit kan handig zijn als je niet wilt dat iedereen weet dat je afwezig bent.

Gmail op mobiel

In de Gmail-app voor Android of iOS kun je ook een out of office instellen. Tik op het hamburgermenu, scroll naar beneden en tik op "Instellingen". Selecteer je account en zoek naar "Automatisch antwoord" of "Vakantieresponder". De instellingen zijn vergelijkbaar met de webversie.

Out of office instellen in Outlook

Outlook biedt uitgebreide mogelijkheden voor automatische antwoorden, inclusief de optie om verschillende berichten in te stellen voor interne en externe contacten.

Outlook Desktop (Windows)

Open Outlook en ga naar "Bestand". Klik op "Automatische antwoorden" (of "Afwezigheidsassistent" in oudere versies). Selecteer "Automatische antwoorden verzenden". Je kunt optioneel een tijdsbereik instellen. Typ je bericht in het tekstveld. Voor Exchange-accounts kun je aparte berichten maken voor mensen binnen en buiten je organisatie. Klik op "OK" om te activeren.

Outlook Web (Office 365)

Log in op outlook.office.com en klik op het tandwielpictogram. Selecteer "Automatische antwoorden" of zoek ernaar in de zoekbalk van instellingen. Zet de schakelaar op "Aan". Stel optioneel een begin- en einddatum in. Typ je bericht en klik op "Opslaan".

Outlook op Mac

Open Outlook voor Mac en ga naar "Extra" in de menubalk. Selecteer "Automatische antwoorden". De opties zijn vergelijkbaar met de Windows-versie: kies het tijdsbereik en stel je berichten in.

Out of office instellen in andere e-mailprogramma's

Niet iedereen gebruikt Gmail of Outlook. Hier zijn instructies voor enkele andere populaire e-maildiensten.

Apple Mail (iCloud)

Log in op icloud.com en ga naar "Mail". Klik op het tandwielpictogram en selecteer "Voorkeuren". Ga naar het tabblad "Vakantie". Vink "Automatisch antwoord op berichten wanneer ze ontvangen worden" aan. Typ je bericht en sla de wijzigingen op.

Yahoo Mail

Klik op het tandwielpictogram in Yahoo Mail en selecteer "Meer instellingen". Ga naar "Vakantie-antwoord". Zet de schakelaar aan, stel de datums in en typ je bericht.

Zakelijke e-mail via hosting

Als je e-mail via een webhosting provider hebt, kun je vaak een autoresponder instellen via cPanel of Plesk. Zoek naar "Autoresponders" of "Automatisch antwoord" in je controlepaneel. De exacte stappen verschillen per provider, maar de basisprincipes zijn vergelijkbaar.

Wat zet je in een out of office bericht?

Een effectief automatisch antwoord bevat specifieke informatie die de afzender helpt. Hier zijn de essentiële elementen.

Datum van terugkeer

Vermeld wanneer je weer beschikbaar bent. Dit geeft mensen een duidelijke verwachting. Bijvoorbeeld: "Ik ben afwezig van 15 tot 29 juli en zal uw e-mail beantwoorden na mijn terugkeer op 30 juli."

Alternatief contactpersoon

Voor dringende zaken is het belangrijk om een collega of vervanger te noemen die mensen kunnen contacteren. Geef naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer. Zorg ervoor dat deze persoon weet dat je hen als backup hebt opgegeven.

Beperkte bereikbaarheid

Als je beperkt bereikbaar bent (bijvoorbeeld wel e-mail checkt maar minder snel reageert), kun je dit aangeven. Wees echter voorzichtig: als je zegt dat je e-mail checkt, verwachten mensen ook een reactie.

Voorbeeldberichten

Hier zijn enkele voorbeelden die je kunt aanpassen aan je eigen situatie.

Formeel zakelijk

"Bedankt voor uw e-mail. Ik ben afwezig van [datum] tot en met [datum] en heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail. Uw bericht zal ik na mijn terugkeer op [datum] beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Met vriendelijke groet, [Uw naam]"

Informeel intern

"Hoi! Ik ben met vakantie tot [datum]. Mails beantwoord ik na mijn terugkeer. Heb je iets dringends? Neem dan contact op met [collega] via [e-mail/telefoon]. Groetjes, [Naam]"

Engels (voor internationale contacten)

"Thank you for your email. I am currently out of the office from [date] until [date] with limited access to email. I will respond to your message upon my return on [date]. For urgent matters, please contact [colleague name] at [email address]. Best regards, [Your name]"

Best practices voor out of office berichten

Een goed out of office bericht voldoet aan enkele richtlijnen die professioneel overkomen en praktisch zijn.

Houd het kort

Niemand wil een lange e-mail lezen. Geef de essentiële informatie in enkele zinnen: wanneer je weg bent, wanneer je terugkomt, en wie ze bij urgente zaken kunnen contacteren.

Wees specifiek over beschikbaarheid

Vaag zijn over je beschikbaarheid leidt tot frustratie. Noem concrete data en wees eerlijk over of je wel of geen toegang hebt tot e-mail.

Test je automatisch antwoord

Stuur voordat je vertrekt een test-e-mail naar jezelf of vraag een collega om dit te doen. Zo weet je zeker dat alles werkt en er geen typefouten in staan.

Vergeet niet uit te zetten

Een veelgemaakte fout is het vergeten om je out of office uit te zetten na terugkeer. Dit komt onprofessioneel over. Zet een herinnering in je agenda voor de dag van terugkeer.

Veelgemaakte fouten vermijden

Er zijn enkele valkuilen waar je op moet letten bij het instellen van een automatisch antwoord.

Te veel informatie delen

Deel niet meer dan nodig. "Ik ben drie weken op vakantie in Thailand" is informatie die kwaadwillenden kunnen misbruiken. Een simpel "Ik ben afwezig" volstaat.

Geen backup regelen

Als je een collega als backup noemt, zorg er dan voor dat deze persoon ook daadwerkelijk beschikbaar is en weet wat er van hen verwacht wordt.

Automatisch antwoorden naar mailinglijsten

Sommige e-mailsystemen sturen automatische antwoorden naar mailinglijsten en nieuwsbrieven, wat irritant kan zijn voor andere ontvangers. Controleer of je e-mailprogramma dit voorkomt of stel regels in om dit te beperken.

Conclusie

Een goed ingesteld out of office bericht is een teken van professionaliteit en zorgt ervoor dat mensen weten wat ze kunnen verwachten tijdens je afwezigheid. Of je nu Gmail, Outlook of een andere e-maildienst gebruikt, de basisprincipes zijn hetzelfde: communiceer duidelijk wanneer je weg bent, wanneer je terugkomt, en hoe dringende zaken in de tussentijd kunnen worden opgepakt. Neem de tijd om een helder bericht te schrijven voordat je vertrekt, en vergeet niet om het weer uit te zetten bij terugkeer.

Veelgestelde vragen

Wordt mijn out of office naar elke e-mail verstuurd?

Nee, de meeste e-mailprogramma's sturen slechts één automatisch antwoord per afzender gedurende je afwezigheidsperiode. Dit voorkomt dat iemand die je meerdere e-mails stuurt, telkens hetzelfde automatische antwoord ontvangt.

Kan ik verschillende berichten instellen voor interne en externe contacten?

In Outlook met een Exchange- of Microsoft 365-account kun je inderdaad aparte berichten instellen voor mensen binnen en buiten je organisatie. Gmail biedt deze optie alleen voor Google Workspace-accounts met de mogelijkheid om te beperken tot je domein.

Wat als ik mijn out of office vergeet uit te zetten?

Als je een einddatum hebt ingesteld, wordt het automatisch antwoord automatisch uitgeschakeld. Heb je geen einddatum ingesteld, dan moet je het handmatig uitzetten. Zet een herinnering in je agenda voor de dag van terugkeer om dit te voorkomen.

Moet ik een out of office instellen voor een vrije dag?

Voor één vrije dag is een out of office meestal niet nodig, tenzij je in een functie werkt waar snelle reacties verwacht worden. Bij afwezigheid van twee dagen of langer is het wel aan te raden om een automatisch antwoord in te stellen.