Outlook handtekening instellen: Maak professionele e-mails

Een professionele e-mailhandtekening is uw digitale visitekaartje. Elke keer dat u een e-mail verstuurt, ziet de ontvanger uw contactgegevens op een nette en consistente manier. In deze uitgebreide handleiding leert u hoe u een handtekening instelt in Microsoft Outlook, zowel voor de desktop-applicatie als voor Outlook op het web.

Waarom een e-mailhandtekening belangrijk is

Voordat we aan de slag gaan met het instellen, bespreken we eerst waarom een goede handtekening zo waardevol is.

Voordelen van een professionele handtekening

Professionele uitstraling: Een nette handtekening met uw naam, functie en contactgegevens maakt een goede indruk op ontvangers. Dit is vooral belangrijk in zakelijke communicatie.

Tijdsbesparing: U hoeft niet bij elke e-mail uw contactgegevens opnieuw te typen. Outlook voegt automatisch uw handtekening toe.

Consistente branding: Als u voor een bedrijf werkt, zorgt een uniforme handtekening voor herkenbare communicatie naar klanten en partners.

Gemakkelijk contact: Ontvangers kunnen snel uw telefoonnummer, website of LinkedIn-profiel vinden zonder ernaar te hoeven zoeken.

Juridische informatie: Veel bedrijven zijn verplicht bepaalde juridische tekst of disclaimers toe te voegen aan zakelijke e-mails.

Handtekening instellen in Outlook voor Windows

Laten we beginnen met de desktop-versie van Outlook voor Windows, die door de meeste zakelijke gebruikers wordt gebruikt.

Stap-voor-stap instructies

Stap 1: Open Microsoft Outlook op uw computer.

Stap 2: Klik bovenin het scherm op Bestand in de menubalk.

Stap 3: Klik in het menu aan de linkerkant op Opties. Er opent een nieuw venster met Outlook-opties.

Stap 4: Klik in het linker menu op E-mail.

Stap 5: Zoek de sectie Berichten opstellen en klik op de knop Handtekeningen.

Stap 6: Het venster Handtekeningen en briefpapier opent. Klik op de knop Nieuw om een nieuwe handtekening te maken.

Stap 7: Geef uw handtekening een naam, bijvoorbeeld Werk of Persoonlijk. Klik op OK.

Stap 8: In het grote tekstveld onderaan kunt u nu uw handtekening typen en opmaken.

Stap 9: Stel bij Standaardhandtekening kiezen in welke handtekening automatisch moet worden gebruikt voor nieuwe berichten en voor antwoorden.

Stap 10: Klik op OK om uw handtekening op te slaan.

Uw handtekening opmaken

Een goede handtekening is meer dan alleen tekst. Met de juiste opmaak maakt u een professionele indruk.

Tekst opmaken

In het handtekeningvenster heeft u verschillende opmaakopties:

Lettertype wijzigen: Selecteer de tekst en kies een professioneel lettertype zoals Arial, Calibri of Verdana. Vermijd speelse lettertypen in zakelijke communicatie.

Tekstgrootte aanpassen: Gebruik een leesbare grootte, meestal 10 tot 12 punten. Uw naam mag iets groter zijn.

Kleuren toevoegen: U kunt bepaalde elementen een kleur geven, bijvoorbeeld uw naam of functietitel. Gebruik kleuren spaarzaam en kies bij voorkeur uw bedrijfskleuren.

Vetgedrukt of cursief: Maak belangrijke informatie zoals uw naam vetgedrukt voor extra nadruk.

Afbeeldingen toevoegen

U kunt ook afbeeldingen aan uw handtekening toevoegen, zoals een bedrijfslogo of uw foto:

Stap 1: Plaats de cursor waar u de afbeelding wilt invoegen.

Stap 2: Klik op het pictogram met het plaatje (Afbeelding invoegen).

Stap 3: Navigeer naar de afbeelding op uw computer en selecteer deze.

Stap 4: Pas indien nodig de grootte aan door op de afbeelding te klikken en de hoeken te slepen.

Tip: Houd logo's en afbeeldingen klein om te voorkomen dat uw e-mails te groot worden of in spamfilters belanden.

U kunt links toevoegen naar uw website, LinkedIn-profiel of andere online pagina's:

Stap 1: Selecteer de tekst die u als link wilt maken.

Stap 2: Klik op het pictogram voor hyperlink invoegen.

Stap 3: Voer het webadres in en klik op OK.

Handtekening instellen in de nieuwe Outlook voor Windows

Microsoft heeft een nieuwe versie van Outlook voor Windows uitgebracht. De stappen zijn iets anders:

Stap 1: Open de nieuwe Outlook applicatie.

Stap 2: Klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven om Instellingen te openen.

Stap 3: Klik op E-mail in het linkermenu.

Stap 4: Klik op Opstellen en beantwoorden.

Stap 5: Scroll naar de sectie E-mailhandtekening.

Stap 6: Typ uw handtekening in het tekstveld en gebruik de opmaakbalk om tekst te stylen.

Stap 7: Vink de opties aan voor wanneer de handtekening automatisch moet worden toegevoegd.

Stap 8: Klik op Opslaan.

Handtekening instellen in Outlook op het web

Gebruikt u Outlook via de browser? Dan zijn de stappen als volgt:

Outlook.com en Outlook Web App

Stap 1: Ga naar outlook.com of uw bedrijfs-Outlook webmail en log in.

Stap 2: Klik op het tandwiel-pictogram rechtsboven in het scherm.

Stap 3: Klik onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven.

Stap 4: Klik op E-mail en vervolgens op Opstellen en beantwoorden.

Stap 5: Bij E-mailhandtekening kunt u uw handtekening typen en opmaken.

Stap 6: Kies of u de handtekening automatisch wilt toevoegen aan nieuwe berichten en aan antwoorden.

Stap 7: Klik op Opslaan.

Tips voor een effectieve handtekening

Een goede handtekening is bondig maar informatief. Hier zijn enkele tips voor het samenstellen van de perfecte handtekening.

Wat moet er in uw handtekening staan?

Essentieel:

  • Uw volledige naam
  • Functietitel
  • Bedrijfsnaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres

Optioneel maar aanbevolen:

  • Bedrijfswebsite
  • LinkedIn-profiel
  • Bedrijfslogo
  • Adresgegevens

Vermijd:

  • Te veel sociale media-links
  • Overdreven grafische elementen
  • Lange inspirerende quotes
  • Knipperende of bewegende elementen

Voorbeeld van een professionele handtekening

Hier is een voorbeeld van een nette zakelijke handtekening:

Met vriendelijke groet,

Jan de Vries
Accountmanager | ABC Solutions B.V.

Telefoon: 020-123 4567 | Mobiel: 06-12345678
E-mail: j.devries@abcsolutions.nl
Website: www.abcsolutions.nl
LinkedIn: linkedin.com/in/jandevries

ABC Solutions B.V. | Hoofdstraat 100 | 1234 AB Amsterdam

Lengte van uw handtekening

Houd uw handtekening beknopt. Een handtekening van 4 tot 8 regels is ideaal. Lange handtekeningen kunnen storend zijn, vooral in e-mailconversaties waar de handtekening meerdere keren wordt herhaald.

Meerdere handtekeningen beheren

Outlook biedt de mogelijkheid om meerdere handtekeningen te maken en te beheren.

Wanneer meerdere handtekeningen nuttig zijn

Zakelijk vs. Persoonlijk: Een formele handtekening voor werkgerelateerde e-mails en een simpelere versie voor persoonlijke berichten.

Intern vs. Extern: Een uitgebreide handtekening voor externe communicatie en een verkorte versie voor interne e-mails.

Verschillende rollen: Als u meerdere functies heeft of voor verschillende afdelingen werkt.

Handtekening wisselen tijdens het schrijven

Wanneer u een e-mail schrijft, kunt u eenvoudig van handtekening wisselen:

Stap 1: Klik in de e-mail die u aan het schrijven bent.

Stap 2: Ga naar het tabblad Invoegen in de menubalk.

Stap 3: Klik op Handtekening en selecteer de gewenste handtekening uit de lijst.

Handtekening instellen op uw telefoon

Ook op uw smartphone kunt u een Outlook-handtekening instellen.

Outlook app voor iOS en Android

Stap 1: Open de Outlook app op uw telefoon.

Stap 2: Tik op uw profielfoto of initialen linksboven.

Stap 3: Tik op het tandwiel-pictogram voor Instellingen.

Stap 4: Scroll naar beneden en tik op Handtekening.

Stap 5: Typ uw handtekening. Let op: de opmaakopties zijn beperkter dan op de desktop.

Stap 6: Tik op het vinkje of Opslaan.

Tip: Houd uw mobiele handtekening korter dan uw desktop-versie, aangezien mensen op mobiele apparaten vaak kortere berichten verwachten.

Veelvoorkomende problemen oplossen

Soms verloopt het instellen van een handtekening niet helemaal soepel. Hier zijn oplossingen voor veelvoorkomende problemen.

Handtekening verschijnt niet

Controleer of u de handtekening als standaard heeft ingesteld voor nieuwe berichten. Ga terug naar de handtekeninginstellingen en controleer de opties bij Standaardhandtekening kiezen.

Opmaak gaat verloren

Als uw handtekening er bij de ontvanger anders uitziet, kan dit komen doordat zij e-mail in platte tekst ontvangen. Vraag de ontvanger om HTML-weergave in te schakelen, of maak een versie van uw handtekening die ook zonder opmaak leesbaar is.

Afbeeldingen worden niet weergegeven

Sommige e-mailprogramma's blokkeren afbeeldingen standaard. Zorg ervoor dat de belangrijkste informatie ook in tekstvorm aanwezig is, zodat ontvangers uw gegevens kunnen lezen zelfs als de afbeeldingen niet laden.

Veelgestelde vragen

Kan ik verschillende handtekeningen hebben voor nieuwe e-mails en antwoorden?

Ja, Outlook biedt de mogelijkheid om een aparte standaardhandtekening in te stellen voor nieuwe berichten en voor antwoorden of doorgestuurde berichten. Dit is handig omdat antwoorden vaak een kortere handtekening vereisen om de e-mailthread overzichtelijk te houden.

Hoe voeg ik social media-iconen toe aan mijn handtekening?

U kunt kleine afbeeldingen van social media-pictogrammen invoegen en deze koppelen aan uw profielen via hyperlinks. Zoek online naar professionele social media-iconen, sla ze op uw computer op, en voeg ze in via de afbeeldingsfunctie. Selecteer vervolgens het pictogram en voeg een hyperlink toe naar uw profiel.

Wordt mijn handtekening ook toegevoegd aan e-mails die ik via mijn telefoon verstuur?

De handtekening die u instelt in de Outlook desktop-applicatie wordt niet automatisch gesynchroniseerd naar de mobiele app. U moet de handtekening apart instellen in de Outlook app op uw telefoon. Dit geeft u wel de mogelijkheid om een kortere, mobielvriendelijke versie te gebruiken.

Kan ik een handtekening instellen die alleen bij bepaalde ontvangers wordt gebruikt?

Outlook heeft geen ingebouwde functie om automatisch handtekeningen te wisselen op basis van de ontvanger. U kunt wel handmatig een andere handtekening selecteren tijdens het schrijven van een e-mail via Invoegen en dan Handtekening. Voor geautomatiseerde oplossingen zijn er externe add-ins beschikbaar die dit mogelijk maken.

Op zoek naar e-mailadres? Bekijk ons aanbod.