Todoist gebruiken - Taken beheren voor beginners

Wat is Todoist en waarom zou je het gebruiken?

Todoist is een van de meest populaire taakbeheer-apps ter wereld, met meer dan 30 miljoen gebruikers. Deze krachtige maar gebruiksvriendelijke applicatie helpt je om al je taken, projecten en doelen overzichtelijk te organiseren. Of je nu een drukke professional bent, een student met veel deadlines, of gewoon iemand die grip wil krijgen op dagelijkse to-do's, Todoist biedt de perfecte oplossing.

De app is beschikbaar op vrijwel elk platform: Windows, Mac, iOS, Android, en als browser-extensie. Dit betekent dat je taken altijd en overal toegankelijk zijn, automatisch gesynchroniseerd tussen al je apparaten. De gratis versie biedt al uitgebreide mogelijkheden, terwijl de Pro-versie extra functies toevoegt voor power users.

Aan de slag met Todoist

Een account aanmaken

Het starten met Todoist is eenvoudig. Ga naar todoist.com en maak een gratis account aan met je e-mailadres, Google-account of Apple ID. Na registratie kun je direct de webapp gebruiken of de apps downloaden voor je telefoon en computer. De interface is intuïtief en je kunt binnen enkele minuten je eerste taken toevoegen.

De interface begrijpen

Wanneer je Todoist opent, zie je aan de linkerkant een navigatiemenu met belangrijke secties. 'Inbox' is waar nieuwe taken standaard terechtkomen. 'Vandaag' toont alle taken die voor vandaag gepland staan. 'Binnenkort' geeft een overzicht van de komende week. Daaronder vind je je projecten, die je zelf kunt aanmaken en organiseren.

Taken toevoegen en beheren

Je eerste taak aanmaken

Klik op de rode plus-knop of druk op 'q' om snel een taak toe te voegen. Typ de taaknaam en druk op Enter. Maar Todoist kan veel meer dan simpele taken opslaan. Je kunt direct in de taaknaam slimme datumherkenning gebruiken. Typ bijvoorbeeld 'Boodschappen doen morgen om 14:00' en Todoist herkent automatisch de datum en tijd.

Prioriteiten instellen

Niet alle taken zijn even belangrijk. Todoist gebruikt vier prioriteitsniveaus, aangegeven met gekleurde vlaggen. Prioriteit 1 (rood) is het meest urgent, prioriteit 4 (geen kleur) het minst. Om een prioriteit toe te voegen, typ je p1, p2, p3 of p4 in de taaknaam, of klik je op het vlagicoon bij het bewerken van een taak. Taken met hogere prioriteit verschijnen bovenaan je lijsten.

Deadlines en herinneringen

Effectief taakbeheer draait om deadlines. Bij elke taak kun je een vervaldatum instellen. Todoist begrijpt natuurlijke taal, dus je kunt typen: 'elke maandag', 'over 3 dagen', 'laatste vrijdag van de maand', of specifieke datums. Voor taken die je niet mag vergeten, kun je herinneringen instellen die je via push-notificatie of e-mail waarschuwen.

Projecten en organisatie

Projecten aanmaken

Voor grotere doelen of thema's maak je projecten aan. Klik op 'Project toevoegen' in het linkermenu. Geef het project een naam en kies eventueel een kleur voor visuele herkenning. Je kunt projecten ook nesten onder andere projecten voor extra organisatie. Bijvoorbeeld een hoofdproject 'Werk' met subprojecten voor verschillende klanten of afdelingen.

Secties gebruiken

Binnen projecten kun je secties maken om taken te groeperen. Dit is handig voor bijvoorbeeld fases in een project of categorieën binnen een thema. Klik op 'Sectie toevoegen' binnen een project en geef deze een naam. Sleep taken naar de juiste sectie of voeg ze direct toe.

Labels voor extra flexibiliteit

Naast projecten kun je labels gebruiken voor dwarsverbanden. Een taak kan maar in één project zitten, maar meerdere labels hebben. Maak labels aan voor contexten zoals @thuis, @kantoor, @telefoon, of voor energie-niveaus zoals @makkelijk of @focus. Filter later op labels om precies de juiste taken te zien voor je situatie.

Geavanceerde functies

Filters en weergaven

Todoist's filterfunctie is krachtig. Maak aangepaste weergaven met combinaties van criteria. Bijvoorbeeld: alle taken met prioriteit 1 die deze week vervallen, of alle taken met label @kantoor in project Werk. De filtersyntax is uitgebreid gedocumenteerd en biedt eindeloze mogelijkheden om precies te zien wat je nodig hebt.

Terugkerende taken

Voor routinetaken zijn terugkerende deadlines onmisbaar. Typ 'elke dag', 'elke werkdag', 'elke 2 weken op maandag', of zelfs 'elke 3e donderdag van de maand'. Wanneer je een terugkerende taak afvinkt, wordt automatisch de volgende deadline ingesteld. Perfect voor wekelijkse rapporten, maandelijkse administratie of dagelijkse gewoontes.

Samenwerken met anderen

Todoist maakt samenwerking eenvoudig. Deel een project met collega's, familieleden of vrienden. Wijs taken toe aan specifieke personen, voeg opmerkingen toe voor context, en houd de voortgang bij. Iedereen met toegang tot het gedeelde project ziet dezelfde taken en updates in real-time.

Tips voor effectief gebruik

De dagelijkse review

Neem elke ochtend vijf minuten om je 'Vandaag'-weergave te bekijken. Zijn de taken realistisch? Moet iets worden verplaatst of geprioriteerd? Deze korte review zorgt ervoor dat je de dag gefocust begint en niet wordt verrast door vergeten deadlines.

De wekelijkse planning

Plan wekelijks een moment om vooruit te kijken. Bekijk de 'Binnenkort'-weergave en je projecten. Voeg taken toe voor de komende week, evalueer de voortgang van projecten, en pas prioriteiten aan waar nodig. Deze gewoonte houdt je systeem actueel en betrouwbaar.

Karma en motivatie

Todoist heeft een gamification-element genaamd Karma. Je verdient punten door taken af te ronden en streaks te behouden. Hoewel dit optioneel is, vinden veel gebruikers het motiverend om hun productiviteitsscore te zien groeien en doelen te behalen.

Integraties en uitbreidingen

Todoist integreert met honderden andere apps en diensten. Koppel het aan je Google Agenda om taken als evenementen te zien. Verbind met Slack om taken vanuit berichten aan te maken. Gebruik de browser-extensie om websites als taken op te slaan. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos en maken Todoist tot het centrale punt van je productiviteitssysteem.

Todoist en e-mail

Een handige functie is het doorsturen van e-mails naar Todoist. Elke project heeft een uniek e-mailadres. Stuur een e-mail door naar dit adres en het wordt automatisch een taak, inclusief de e-mailinhoud als notitie. Perfect voor het verwerken van actiepunten uit je inbox.

Conclusie

Todoist is een uitstekende keuze voor iedereen die grip wil krijgen op taken en projecten. De combinatie van eenvoud en kracht maakt het geschikt voor zowel beginners als gevorderde gebruikers. Start met de basis, voeg taken toe, organiseer ze in projecten, en ontdek geleidelijk de geavanceerdere functies. Met consistant gebruik wordt Todoist je betrouwbare tweede brein voor alles wat je moet onthouden en doen.

Veelgestelde vragen

Is Todoist gratis te gebruiken?

Ja, Todoist heeft een gratis versie met uitgebreide basisfuncties. Je kunt tot 5 actieve projecten hebben en taken met deadlines, prioriteiten en labels beheren. De Pro-versie (4 euro per maand) voegt herinneringen, filters en meer projecten toe.

Kan ik Todoist op meerdere apparaten gebruiken?

Absoluut. Todoist synchroniseert automatisch tussen alle apparaten. Je kunt de app gebruiken op iPhone, Android, Windows, Mac, en in elke webbrowser. Wijzigingen worden direct gesynchroniseerd zodat je overal toegang hebt tot je actuele takenlijst.

Hoe werken terugkerende taken in Todoist?

Typ bij het aanmaken van een taak een herhalingspatroon zoals 'elke dag', 'elke maandag' of 'elke 2 weken'. Todoist herkent dit automatisch. Wanneer je de taak afvinkt, wordt de volgende deadline automatisch ingesteld volgens het patroon.

Kan ik samenwerken met anderen in Todoist?

Ja, je kunt projecten delen met anderen. Nodig teamleden uit via e-mail, wijs taken toe aan specifieke personen, en voeg opmerkingen toe. Alle deelnemers zien updates in real-time, wat samenwerking aan projecten eenvoudig maakt.