Visitekaartjes scannen naar contacten

Visitekaartjes digitaliseren: nooit meer contacten kwijtraken

Na een netwerkbijeenkomst of conferentie kom je thuis met een stapel visitekaartjes. Het handmatig invoeren van al die contactgegevens in je telefoon is tijdrovend en foutgevoelig. Gelukkig kun je met de juiste apps visitekaartjes scannen en automatisch omzetten naar contacten. In dit artikel ontdek je de beste methoden om je contactbeheer te stroomlijnen.

Waarom visitekaartjes scannen?

Het scannen van visitekaartjes biedt tal van voordelen boven handmatige invoer. Het bespaart tijd - wat normaal minuten duurt, is met een scan binnen seconden geregeld. De kans op typfouten wordt gelimineerd omdat de tekst direct wordt overgenomen. Bovendien kun je de gescande kaartjes opslaan als referentie, zodat je later nog kunt terugkijken naar het origineel.

Digitale contacten zijn ook veel praktischer dan papieren kaartjes. Je kunt ze doorzoeken, categoriseren en synchroniseren naar al je apparaten. Een contact dat je op je telefoon toevoegt, is direct beschikbaar op je tablet en computer. En je loopt nooit het risico dat je een belangrijk kaartje kwijtraakt.

Beste apps voor visitekaartjes scannen

Microsoft Lens (Gratis)

Microsoft Lens heeft een speciale modus voor visitekaartjes. Selecteer de 'Visitekaartje' optie en richt je camera op het kaartje. De app herkent automatisch naam, bedrijf, telefoonnummer, e-mailadres en andere gegevens. Met een tik voeg je het contact toe aan je telefoon of exporteer je naar Outlook.

De integratie met Microsoft-diensten is een groot voordeel voor zakelijke gebruikers. Contacten kunnen direct worden opgeslagen in Outlook, waardoor ze beschikbaar zijn op al je apparaten met Microsoft 365. De herkenning is nauwkeurig, ook bij kaartjes met ongebruikelijke lay-outs.

Google Lens (Gratis)

Google Lens is ingebouwd in veel Android-telefoons en beschikbaar als losse app voor iOS. De app kan tekst herkennen op visitekaartjes en biedt de optie om direct een contact aan te maken. Hoewel er geen dedicated visitekaartje-modus is, werkt de tekstherkenning uitstekend.

Een handige functie is de directe integratie met Google Contacten. Gescande informatie kan met een paar tikken worden toegevoegd aan je Google-account, waarna het contact automatisch synchroniseert naar alle gekoppelde apparaten. De app werkt ook offline voor basisherkenning.

ABBYY Business Card Reader (Gratis/Premium)

ABBYY is een gespecialiseerde app voor het scannen van visitekaartjes en biedt uitstekende herkenning in meer dan 25 talen. De app herkent automatisch de structuur van het kaartje en wijst gegevens toe aan de juiste velden. Je kunt kaartjes organiseren in groepen en exporteren naar CRM-systemen.

De gratis versie beperkt het aantal scans, maar voor de meeste gebruikers is dit voldoende. De premium-versie biedt onbeperkt scannen en geavanceerde functies zoals batch-verwerking van meerdere kaartjes tegelijk.

CamCard (Gratis/Premium)

CamCard is al jaren een populaire keuze voor visitekaartjes scannen. De app biedt uitstekende herkenning en kan kaartjes opslaan in de cloud. Een handige functie is de mogelijkheid om kaartjes te delen met andere CamCard-gebruikers, ideaal voor netwerken.

De app heeft ook een functie voor het scannen van meerdere kaartjes tegelijk. Leg je stapel kaartjes naast elkaar en scan ze in een keer. De premium-versie biedt onbeperkte opslag en integratie met Salesforce en andere CRM-platforms.

Evernote Scannable (Gratis - iOS)

Voor Evernote-gebruikers is Scannable een logische keuze. De app is specifiek ontworpen voor snelle documentscans en herkent visitekaartjes automatisch. Gescande kaartjes worden opgeslagen in Evernote waar je ze kunt taggen en organiseren. LinkedIn-integratie helpt bij het koppelen van contacten aan hun profiel.

Stap-voor-stap: visitekaartje scannen

Voorbereiding

Leg het visitekaartje op een vlakke, contrasterende ondergrond. Een witte achtergrond werkt goed voor donkere kaartjes en andersom. Zorg voor voldoende verlichting zonder reflecties - dit is vooral belangrijk bij glanzende kaartjes. Vermijd schaduwen door je telefoon niet te dicht bij het kaartje te houden.

Scannen

Open je scan-app en kies de visitekaartje-modus indien beschikbaar. Richt de camera op het kaartje totdat de app de randen detecteert. Houd je telefoon stabiel en wacht tot de scan automatisch wordt gemaakt, of druk handmatig op de sluiterknop. Draai het kaartje om als er informatie op de achterkant staat en scan ook die zijde.

Controleren en corrigeren

Na het scannen toont de app de herkende informatie. Controleer of alle gegevens correct zijn toegewezen. Soms worden telefoonnummers en faxnummers verwisseld, of wordt een functietitel gezien als deel van de naam. Corrigeer eventuele fouten voordat je het contact opslaat.

Opslaan en organiseren

Sla het contact op in je adresboek of CRM-systeem. Voeg eventueel notities toe over waar je de persoon hebt ontmoet of gespreksonderwerpen. Dit helpt later bij het herinneren van de context. Categoriseer contacten in groepen zoals 'Conferentie 2024' of 'Potentiele klanten'.

Tips voor betere herkenning

De kwaliteit van de herkenning hangt af van verschillende factoren. Kaartjes met standaard lay-outs worden het beste herkend. Creatieve ontwerpen met ongebruikelijke lettertypen of verticale tekst kunnen problematisch zijn. Scan zulke kaartjes extra zorgvuldig en controleer de resultaten.

Tweezijdige kaartjes vereisen twee scans. Zorg ervoor dat je beide zijden scant en de informatie combineert in een enkel contact. Sommige apps detecteren automatisch dat er een achterkant is en vragen om deze ook te scannen.

Bij kaartjes in andere talen, stel de herkenning-taal in op de taal van het kaartje. Dit verbetert de nauwkeurigheid aanzienlijk, vooral voor niet-westerse talen en namen.

Integratie met CRM en adresboek

De meeste scan-apps kunnen contacten exporteren naar je standaard adresboek op iPhone of Android. Van daaruit synchroniseren ze via iCloud of Google naar al je apparaten. Voor zakelijke gebruikers is integratie met CRM-systemen zoals Salesforce, HubSpot of Zoho waardevol.

Sommige apps bieden directe integratie met LinkedIn. Dit helpt bij het verrijken van contactgegevens met aanvullende informatie van het LinkedIn-profiel. Je kunt ook direct een connectieverzoek sturen vanuit de app.

Privacy en gegevensbescherming

Bij het kiezen van een scan-app is privacy een belangrijke overweging. Sommige apps verwerken scans in de cloud, wat betekent dat je contactgegevens naar externe servers worden gestuurd. Controleer het privacybeleid en kies voor apps die lokale verwerking bieden als je gevoelige zakelijke contacten scant.

GDPR-overwegingen zijn ook relevant. Als je contactgegevens van anderen digitaliseert en opslaat, heb je technisch gezien te maken met persoonsgegevens. Zorg ervoor dat je de gegevens alleen gebruikt voor legitieme doeleinden en beveilig je contactdatabase adequaat.

Veelgestelde vragen

Welke app is het beste om visitekaartjes te scannen?

Microsoft Lens en CamCard zijn uitstekende gratis opties met dedicated visitekaartje-modus. Voor zakelijke gebruikers met CRM-integratie is ABBYY Business Card Reader een goede keuze. Evernote-gebruikers profiteren van Scannable op iOS.

Kan ik visitekaartjes scannen naar mijn iPhone contacten?

Ja, alle belangrijke scan-apps kunnen contacten exporteren naar de iPhone Contacten-app. Microsoft Lens, Google Lens en CamCard bieden allemaal deze functionaliteit. De contacten synchroniseren vervolgens via iCloud naar al je Apple-apparaten.

Worden beide zijden van een visitekaartje gescand?

De meeste apps vragen je om de achterkant ook te scannen als ze detecteren dat er een is. Je moet wel handmatig het kaartje omdraaien en opnieuw scannen. De informatie van beide zijden wordt gecombineerd in een enkel contact.

Werkt visitekaartje scannen ook voor niet-Nederlandse kaartjes?

Ja, de meeste apps ondersteunen tientallen talen. Stel de juiste taal in voor betere herkenning. Apps zoals ABBYY Business Card Reader ondersteunen meer dan 25 talen, inclusief talen met niet-westerse schriften.