Word document opslaan als PDF: De complete handleiding

Het opslaan van een Word document als PDF is een essentiële vaardigheid die iedereen zou moeten beheersen. Of u nu een sollicitatiebrief verstuurt, een rapport deelt met collega's, of een document wilt bewaren in een universeel leesbaar formaat - een PDF is vaak de beste keuze. In deze uitgebreide handleiding leggen we stap voor stap uit hoe u dit eenvoudig kunt doen.

Waarom een Word document opslaan als PDF?

Voordat we ingaan op de praktische stappen, is het belangrijk om te begrijpen waarom PDF zo populair is geworden als bestandsformaat.

Voordelen van PDF-bestanden

PDF staat voor Portable Document Format, wat letterlijk vertaald 'draagbaar documentformaat' betekent. Dit formaat werd ontwikkeld door Adobe en heeft verschillende belangrijke voordelen:

Universele leesbaarheid: Een PDF ziet er op elke computer, tablet of smartphone precies hetzelfde uit. Dit is anders dan bij Word-documenten, waar de opmaak kan verspringen als de ontvanger een andere versie van Word gebruikt of bepaalde lettertypen niet heeft geinstalleerd.

Beveiliging: PDF-bestanden kunnen worden beveiligd met een wachtwoord, zodat alleen bevoegde personen het document kunnen openen of bewerken.

Professionele uitstraling: Bij officiële documenten zoals sollicitatiebrieven, offertes of contracten wordt vaak verwacht dat u een PDF verstuurt. Dit oogt professioneler dan een bewerkbaar Word-bestand.

Kleinere bestandsgrootte: In veel gevallen is een PDF kleiner dan het oorspronkelijke Word-document, vooral bij documenten met veel afbeeldingen.

Methode 1: Opslaan als PDF via het menu Bestand

Dit is de meest gebruikte en eenvoudigste methode om uw Word document als PDF op te slaan.

Stap-voor-stap instructies

Stap 1: Open het Word-document dat u wilt omzetten naar PDF. Controleer of alle wijzigingen zijn opgeslagen.

Stap 2: Klik linksboven in het scherm op het tabblad Bestand. Dit opent een nieuw scherm met verschillende opties.

Stap 3: Klik in het menu aan de linkerkant op Opslaan als. In nieuwere versies van Word kan dit ook Een kopie opslaan heten.

Stap 4: Kies de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Dit kan uw computer zijn, OneDrive, of een andere locatie.

Stap 5: Nu verschijnt er een dialoogvenster. Hier ziet u onderaan een optie genaamd Opslaan als type of Bestandstype. Klik op het uitklapmenu.

Stap 6: Scroll door de lijst en selecteer PDF (*.pdf).Stap 7: Geef uw bestand een duidelijke naam in het veldBestandsnaam.Stap 8: Klik op de knopOpslaan. Uw document wordt nu opgeslagen als PDF!

Methode 2: Exporteren naar PDF

Word biedt ook een speciale exportfunctie die extra opties biedt voor het maken van PDF-bestanden.

Hoe werkt exporteren?Stap 1: Open uw Word-document en klik opBestand in de menubalk.Stap 2: Klik opExporteren in het menu aan de linkerkant.Stap 3: Selecteer de optiePDF/XPS-document maken.Stap 4: Klik op de grote knopPDF/XPS maken.Stap 5: Er opent een nieuw venster waar u de bestandsnaam kunt invoeren en de opslaglocatie kunt kiezen.Stap 6: Let op de optieOptimaliseren voor onderaan het venster. Hier kunt u kiezen tussen:

-Standaard: Beste kwaliteit, geschikt voor afdrukken -Minimale grootte: Kleinere bestandsgrootte, geschikt voor online publicatieStap 7: Klik opPubliceren om de PDF te maken.

Methode 3: Afdrukken naar PDF

Een derde methode is het gebruik van de printfunctie om een PDF te maken. Dit werkt op vrijwel elke computer met Windows 10 of nieuwer.

De printmethode uitgelegdStap 1: Open uw document in Word.Stap 2: Druk op de toetscombinatieCtrl + P of ga naarBestand en klik opAfdrukken.Stap 3: Bij de printerselectie ziet u verschillende opties. SelecteerMicrosoft Print to PDF ofPDF-printer.Stap 4: Klik opAfdrukken.Stap 5: Kies een locatie en bestandsnaam voor uw PDF en klik opOpslaan.

Deze methode is handig omdat het ook werkt vanuit andere programma's dan Word, zoals uw webbrowser of een afbeeldingenprogramma.

Geavanceerde opties bij het opslaan als PDF

Wanneer u een PDF maakt, zijn er verschillende extra opties beschikbaar die u kunnen helpen het perfecte resultaat te bereiken.

Kwaliteitsinstellingen

Bij het exporteren naar PDF kunt u klikken opOpties voor meer instellingen:

-Paginabereik: Kies welke pagina's u wilt opnemen in de PDF -Bladwijzers maken: Handig voor lange documenten met een inhoudsopgave -Documenteigenschappen opnemen: Voegt metadata toe zoals auteur en titel -PDF-tags voor toegankelijkheid: Maakt de PDF beter leesbaar voor schermlezers

Tips voor de beste PDF-kwaliteitControleer uw document eerst: Loop door uw document en controleer of alle tekst, afbeeldingen en tabellen correct zijn opgemaakt voordat u de PDF maakt.Gebruik standaard lettertypen: Als u wilt dat uw document er overal hetzelfde uitziet, gebruik dan veelvoorkomende lettertypen zoals Arial, Times New Roman of Calibri.Comprimeer afbeeldingen: Als uw PDF te groot wordt, kunt u in Word de afbeeldingen comprimeren viaBestand > Opties > Geavanceerd > Afbeeldingsgrootte en -kwaliteit.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Soms loopt het opslaan als PDF niet helemaal soepel. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen en hoe u ze kunt oplossen.

De opmaak ziet er anders uit

Als uw PDF er anders uitziet dan uw Word-document, kan dit komen door speciale lettertypen. Probeer het document eerst af te drukken naar een PDF-printer, of vervang de lettertypen door standaard fonts.

De PDF is te groot

Grote afbeeldingen kunnen uw PDF onnodig groot maken. Kies bij het exporteren voorMinimale grootte in plaats vanStandaard, of comprimeer de afbeeldingen in Word voordat u de PDF maakt.

Zorg ervoor dat bij de exportopties de optie voor hyperlinks is aangevinkt. Ga naarOpties bij het exporteren en controleer ofBladwijzers maken met hyperlinks is geselecteerd.

PDF openen en controleren

Na het maken van uw PDF is het verstandig om deze te controleren voordat u het document verstuurt.

PDF openen in een reader

Dubbelklik op uw PDF-bestand om het te openen. Windows opent PDF-bestanden standaard in Microsoft Edge. U kunt ook Adobe Acrobat Reader installeren voor meer functies.

Controleer de volgende punten:

  • Staan alle pagina's in de juiste volgorde?
  • Is de tekst goed leesbaar?
  • Zijn afbeeldingen scherp?
  • Werken eventuele hyperlinks?

Veelgestelde vragen

Kan ik een PDF weer omzetten naar Word?

Ja, dat is mogelijk. In nieuwere versies van Word kunt u een PDF openen viaBestand > Openen en Word zal proberen het document te converteren. Houd er rekening mee dat de opmaak niet altijd perfect wordt overgenomen, vooral bij complexe documenten met veel afbeeldingen of tabellen.

Is het gratis om Word documenten als PDF op te slaan?

Absoluut! Het opslaan als PDF is een standaardfunctie in Microsoft Word en kost niets extra. Ook de Microsoft Print to PDF functie in Windows is volledig gratis te gebruiken.

Kan ik meerdere Word documenten samenvoegen tot een PDF?

Dit kan niet direct in Word, maar u kunt wel eerst de Word-documenten samenvoegen tot een document en dit vervolgens opslaan als PDF. Er zijn ook gratis online tools beschikbaar waarmee u meerdere PDF-bestanden kunt samenvoegen.

Blijft mijn originele Word document bewaard?

Ja, wanneer u opslaat als PDF maakt Word een kopie van uw document in PDF-formaat. Uw originele Word-bestand (.docx) blijft gewoon bestaan en kan nog steeds worden bewerkt. U heeft dan twee bestanden: het bewerkbare Word-document en de PDF-versie.