HostFact ist eine niederländische Fakturierungs- und Automatisierungssoftware, die speziell für Hosting-Unternehmen, Webdesigner und IT-Dienstleister in den Benelux-Ländern entwickelt wurde. Mit einem starken Fokus auf den niederländischen Markt bietet HostFact nahtlose Integration mit lokalen Zahlungsmethoden, niederländischer Buchhaltungssoftware und Einhaltung der spezifischen steuerlichen Anforderungen in den Niederlanden und Belgien.

Die Geschichte von HostFact

HostFact wurde 2008 von niederländischen Entwicklern gegründet, die den Bedarf an einer lokalen Lösung für den Hosting-Markt erkannten. Bestehende internationale Lösungen wie WHMCS passten nicht ausreichend zur niederländischen Praxis: Sie verfügten nicht über Integrationen mit iDEAL, Bancontact, niederländischen Buchhaltungspaketen und erfüllten nicht immer die lokalen steuerlichen Anforderungen.

Seitdem hat sich HostFact zur am weitesten verbreiteten Hosting-Fakturierungssoftware in den Niederlanden entwickelt. Schätzungsweise über 3.000 niederländische und belgische Unternehmen nutzen HostFact für ihre tägliche Fakturierung und Automatisierung. Das Unternehmen bleibt vollständig niederländisch und konzentriert sich hauptsächlich auf den Benelux-Markt.

Was ist HostFact und wofür wird es verwendet

HostFact ist ein Fakturierungssystem mit umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten für Hosting-Dienste. Es kombiniert Kundenverwaltung, Fakturierung, Debitorenverwaltung, Angebote, Verträge und automatisches Provisioning in einem Paket. Die Software ist als selbst gehostete Installation oder als Cloud-Lösung verfügbar, wobei HostFact das Hosting und die Updates übernimmt.

Die Plattform wurde speziell für den niederländischen und belgischen Markt entwickelt, mit nativer Unterstützung für iDEAL, Bancontact, Twinfield, Exact Online, Moneybird und andere lokale Dienste. Dies macht es für niederländische Hosting-Unternehmen oft zu einer einfacheren Wahl als internationale Alternativen.

Top 5 Funktionen von HostFact

  1. Native niederländische Integrationen - iDEAL, Bancontact, Twinfield, Exact Online, Moneybird ohne zusätzliche Plugins
  2. Vollständig niederländischsprachig - Oberfläche, Dokumentation und Support alles auf Niederländisch
  3. Automatische Lastschrift - SEPA-Lastschrift mit automatischem Export für niederländische Banken
  4. Umfassende Angebote und Verträge - Kompletter Workflow von Angebot zu Rechnung zu Vertrag
  5. MwSt.-Konformität - Automatische MwSt.-Berechnung einschließlich EU-Regeln und Reverse-Charge-MwSt.

Die wichtigsten Funktionen von HostFact

Fakturierung und Debitorenverwaltung

HostFact bietet umfassende Fakturierungsmöglichkeiten mit automatischer Generierung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Das System unterstützt mehrere Abrechnungszyklen (monatlich, vierteljährlich, jährlich) und kann automatisch anteilige Berechnungen bei Upgrades oder Downgrades durchführen.

Die Debitorenverwaltung ist einer der Stärken. Sie können automatische Erinnerungen mit steigender Dringlichkeit einrichten, Inkassobüros für hartnäckige Nichtzahler verbinden und eine vollständige Übersicht über offene Posten führen. Die Integration mit niederländischen Inkassobüros macht es einfach, Forderungen zu übertragen.

Niederländische Zahlungsmethoden

HostFact hat native Unterstützung für alle beliebten niederländischen Zahlungsmethoden. iDEAL-Integration ist Standard mit Unterstützung für alle niederländischen Banken. Darüber hinaus werden Bancontact (für belgische Kunden), PayPal, Kreditkarten und SEPA-Lastschrift unterstützt.

Die SEPA-Lastschriftfunktionalität ist besonders umfangreich. Sie können Mandate verwalten, Lastschriftdateien im richtigen Format für niederländische Banken generieren und Rückbuchungen automatisch verarbeiten. Dies macht es ideal für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Abonnements.

Buchhaltungsintegrationen

Einer der größten Vorteile von HostFact ist die direkte Integration mit beliebten niederländischen Buchhaltungspaketen. Unterstützte Integrationen umfassen Twinfield, Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, Snelstart und Visma AccountView. Rechnungen werden automatisch synchronisiert, was doppelte Eingaben verhindert und die Verwaltung optimiert.

Die Integrationen arbeiten wo möglich bidirektional, sodass Zahlungen, die in Ihrem Buchhaltungspaket verarbeitet werden, auch in HostFact aktualisiert werden. Dies sorgt für ein konsistentes Bild Ihrer Finanzverwaltung.

Automatisches Provisioning

HostFact integriert sich mit den am häufigsten verwendeten Control Panels auf dem niederländischen Hosting-Markt. Unterstützt werden unter anderem DirectAdmin, cPanel/WHM, Plesk und CentOS Web Panel. Wenn ein Kunde ein Hosting-Paket bestellt und bezahlt, wird das Konto automatisch auf dem richtigen Server erstellt.

Neben Hosting unterstützt HostFact auch automatisches Provisioning für SSL-Zertifikate, Domainnamen und E-Mail-Dienste. Domain-Integrationen sind für Openprovider, TransIP, Realtime Register, Metaregistrar und andere in den Niederlanden beliebte Registrare verfügbar.

Angebote und Verträge

HostFact bietet einen kompletten Workflow von Angebot zu Vertrag. Sie können professionelle Angebote mit Ihrem eigenen Branding erstellen, diese digital vom Kunden unterzeichnen lassen und automatisch in eine Rechnung und einen Vertrag umwandeln. Das System verfolgt Ablaufdaten und kann automatisch Erinnerungen für Vertragsverlängerungen senden.

Diese Funktionalität macht HostFact auch für Webdesign-Agenturen und IT-Dienstleister geeignet, die neben Hosting auch Maßgeschneiderte Projekte durchführen.

Wo HostFact wirklich glänzt

Niederländischer Fokus und Support

HostFact ist vollständig auf den niederländischen und belgischen Markt ausgerichtet. Die Oberfläche ist auf Niederländisch, die Dokumentation ist auf Niederländisch, und der Support wird von einem niederländischen Team geleistet. Dies macht die Kommunikation einfacher und stellt sicher, dass spezifische niederländische Anforderungen schnell aufgegriffen werden.

Steuerliche Konformität

Das System wurde mit niederländischen und belgischen Steuerregeln im Hinterkopf entwickelt. MwSt.-Berechnung, einschließlich komplexer Situationen wie innergemeinschaftlicher Lieferungen und Reverse-Charge-MwSt., wird automatisch behandelt. Die Rechnungsnummerierung entspricht den gesetzlichen Anforderungen und alle erforderlichen Daten stehen standardmäßig auf den Rechnungen.

Benutzerfreundlichkeit

HostFact ist bekannt für seine intuitive Oberfläche. Neue Benutzer können schnell loslegen ohne umfangreiche Schulung. Die logische Menüstruktur und klare Assistenten machen die Konfiguration einfach, auch für Benutzer ohne technischen Hintergrund.

Zuverlässiger Support

Der Support von HostFact wird von Benutzern durchweg gelobt. Das Team ist per Telefon, E-Mail und Chat erreichbar und reagiert in der Regel schnell und kompetent. Für komplexe Fragen besteht die Möglichkeit, eine Support-Sitzung zu planen, bei der ein Mitarbeiter mitschaut.

Die Nachteile von HostFact

Begrenzter internationaler Fokus

HostFact konzentriert sich hauptsächlich auf die Niederlande und Belgien. Obwohl das System andere Sprachen und Währungen unterstützt, sind Integrationen und Funktionen für die Benelux optimiert. Für Unternehmen mit internationalem Kundenstamm können Alternativen wie WHMCS oder Blesta besser geeignet sein.

Kleinere Community

Im Vergleich zu internationalen Lösungen ist die Community um HostFact kleiner. Weniger Drittanbieter-Module sind verfügbar, und für spezifische Integrationen sind Sie oft auf HostFact selbst oder auf Maßlösungen angewiesen.

Modernisierung der Oberfläche

Obwohl funktional solide, könnte die Oberfläche von HostFact eine Modernisierung vertragen. Neuere Konkurrenten bieten oft ein zeitgemäßeres Look-and-Feel, obwohl dies nicht auf Kosten der Funktionalität geht.

Höhere Kosten für Cloud-Version

Die Cloud-Version von HostFact ist im Vergleich zum Selbst-Hosting relativ teuer. Für größere Unternehmen können die monatlichen Kosten erheblich sein, während die selbst gehostete Version eine einmalige Investition ist.

Die 5 häufigsten Probleme mit HostFact

1. Cron-Job-Konfiguration

Wie bei anderen Billing-Systemen ist der Cron für automatisierte Aufgaben wesentlich. Probleme mit Fakturierung, Erinnerungen oder Provisioning können oft auf einen nicht laufenden Cron zurückgeführt werden. Überprüfen Sie, ob der Cron alle 5 Minuten ausgeführt wird, und überprüfen Sie die Logs auf Fehler.

2. iDEAL-Callback-Probleme

Wenn Zahlungen nicht korrekt verarbeitet werden, liegt es oft an der Callback-Konfiguration. Überprüfen Sie, ob die Callback-URL korrekt bei Ihrem Payment Service Provider eingerichtet ist und ob Ihr Server keine Firewall-Blockaden für eingehende Verbindungen vom PSP hat.

3. Buchhaltungskopplungs-Synchronisation

Synchronisierungsprobleme mit Buchhaltungspaketen treten bei Änderungen der API-Anmeldedaten oder Konfiguration auf. Authentifizieren Sie die Kopplung erneut und überprüfen Sie, dass alle erforderlichen Berechtigungen in Ihrem Buchhaltungspaket gewährt wurden.

4. SSL-Zertifikatsprobleme bei API-Aufrufen

Provisioning-Fehler werden oft durch SSL-Zertifikatsprobleme verursacht. Stellen Sie sicher, dass das CA-Bundle Ihres Servers aktuell ist und dass ausgehende HTTPS-Verbindungen nicht von einer Firewall blockiert werden.

5. E-Mail-Spamfilter

Rechnungen und Erinnerungen, die im Spam landen, sind ein häufiges Problem. Konfigurieren Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Records für Ihre Versanddomain und erwägen Sie die Verwendung eines dedizierten SMTP-Dienstes für bessere Zustellbarkeit.

Wann Sie HostFact wählen sollten

HostFact ist die ideale Wahl für niederländische und belgische Hosting-Unternehmen, Webdesigner und IT-Dienstleister, die lokale Integrationen und niederländischsprachigen Support schätzen. Die nahtlose Kopplung mit iDEAL, niederländischen Buchhaltungspaketen und der Fokus auf steuerliche Konformität machen es zu einer logischen Wahl für Unternehmen, die hauptsächlich in den Benelux-Ländern tätig sind.

Für Unternehmen mit internationalen Ambitionen oder spezifischen Integrationsanforderungen kann eine internationale Plattform wie WHMCS oder Blesta besser geeignet sein. Aber für den niederländischen Markt bietet HostFact eine einzigartige Kombination aus Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und lokaler Expertise, die schwer zu übertreffen ist.

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