Un répondeur automatique envoie automatiquement une réponse lorsque quelqu'un vous envoie un e-mail. C'est utile pendant les vacances, la maladie ou d'autres périodes d'absence. Dans ce guide, nous expliquons comment configurer un répondeur automatique dans DirectAdmin.

Qu'est-ce qu'un répondeur automatique?

Un répondeur automatique (aussi appelé "message d'absence" ou "message de vacances") est un message automatique envoyé à toute personne qui vous envoie un e-mail. L'expéditeur reçoit immédiatement un message indiquant que vous n'êtes pas disponible, éventuellement avec des informations sur votre retour ou qui contacter entre-temps.

Quand utiliser un répondeur automatique?

• Vacances: Informez clients et collègues de votre absence
• Maladie: Informez les expéditeurs de votre absence
• Conférences: Pour les événements de plusieurs jours où vous avez une disponibilité limitée
• Travail de projet: Quand vous êtes concentré et ne répondrez pas immédiatement
• Congé parental: Pour les longues périodes d'absence

Configurer un répondeur automatique

Étape 1: Se connecter à DirectAdmin

1. Allez sur le portail de connexion DirectAdmin de Theory7
2. Entrez votre nom d'utilisateur et mot de passe
3. Cliquez sur Connexion

Étape 2: Naviguer vers les répondeurs automatiques

1. Trouvez E-mail ou Gestionnaire d'e-mail dans le menu
2. Cliquez sur Autoresponders ou Messages de vacances
3. Vous verrez un aperçu de tous les répondeurs automatiques

Étape 3: Créer un nouveau répondeur automatique

1. Cliquez sur Créer un répondeur automatique
2. Sélectionnez l'adresse e-mail pour laquelle vous voulez configurer le répondeur
3. Remplissez les champs suivants:

Message: C'est le texte qui sera envoyé automatiquement. Un bon message inclut:

• Que vous êtes absent
• Quand vous revenez (si connu)
• Contact alternatif pour les urgences
• Temps de réponse prévu après le retour

Étape 4: Configurer les paramètres

• Date de début: Quand le répondeur doit-il commencer?
• Date de fin: Quand le répondeur doit-il s'arrêter?
• Intervalle: À quelle fréquence la même personne peut-elle recevoir un répondeur? (ex: une fois par jour)

Étape 5: Enregistrer et activer

1. Vérifiez tous les paramètres
2. Cliquez sur Créer ou Enregistrer
3. Le répondeur automatique est maintenant actif

Exemples de messages de répondeur automatique

Exemple 1: Courtes vacances

Merci pour votre e-mail.

Je suis actuellement en vacances du 15 au 22 janvier et j'ai un accès limité aux e-mails.

Je répondrai à votre message dès mon retour. Pour les affaires urgentes, veuillez contacter mon collègue Jean à jean@entreprise.fr.

Cordialement,
[Votre nom]

Exemple 2: Absence professionnelle

Madame, Monsieur,

Merci pour votre message. Je suis actuellement absent pour une conférence et ne peux pas répondre immédiatement.

Retour prévu: vendredi 20 janvier
Pour les urgences: veuillez contacter le service client à support@entreprise.fr

Votre e-mail recevra une réponse dès mon retour.

Cordialement,
[Votre nom]

Modifier ou désactiver un répondeur automatique

Modifier

1. Allez à E-mail → Autoresponders
2. Cliquez sur le répondeur que vous voulez modifier
3. Modifiez le texte ou les dates
4. Cliquez sur Enregistrer

Désactiver

1. Allez à E-mail → Autoresponders
2. Trouvez le répondeur actif
3. Cliquez sur Supprimer
4. Confirmez l'action

Conseils pour des répondeurs efficaces

1. Soyez précis sur les dates: "De retour le 22 janvier" est mieux que "de retour bientôt"
2. Offrez une alternative: Donnez un collègue ou e-mail général pour les urgences
3. Restez professionnel: Évitez un langage trop informel en contexte professionnel
4. Testez votre répondeur: Envoyez-vous un e-mail pour vérifier qu'il fonctionne
5. N'oubliez pas de désactiver: Désactivez le répondeur quand vous revenez

Problèmes courants

Le répondeur ne fonctionne pas

• Vérifiez que les dates de début et fin sont correctes
• Vérifiez que le répondeur est lié à la bonne adresse e-mail
• Vérifiez les fautes de frappe dans l'adresse

Les destinataires ne reçoivent pas le répondeur

• Certains systèmes de messagerie bloquent les répondeurs (filtres anti-spam)
• L'intervalle pourrait être trop long (ex: une fois par semaine)
• Le répondeur pourrait avoir expiré

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