HostFact is een Nederlandse facturatie- en automatiseringssoftware die speciaal is ontwikkeld voor hostingbedrijven, webdesigners en IT-dienstverleners in de Benelux. Met een sterke focus op de Nederlandse markt biedt HostFact naadloze integratie met lokale betaalmethoden, Nederlandse boekhoudsoftware en naleving van de specifieke fiscale eisen in Nederland en België.

De geschiedenis van HostFact

HostFact werd opgericht in 2008 door Nederlandse ontwikkelaars die de behoefte zagen aan een lokale oplossing voor de hostingmarkt. De bestaande internationale oplossingen zoals WHMCS sloten onvoldoende aan bij de Nederlandse praktijk: ze misten integraties met iDEAL, Bancontact, Nederlandse boekhoudpakketten en voldeden niet altijd aan de lokale fiscale vereisten.

Sindsdien heeft HostFact zich ontwikkeld tot de meest gebruikte hostingfacturatiesoftware in Nederland. Naar schatting gebruiken meer dan 3.000 Nederlandse en Belgische bedrijven HostFact voor hun dagelijkse facturatie en automatisering. Het bedrijf blijft volledig Nederlands en richt zich primair op de Benelux-markt.

Wat is HostFact en waarvoor wordt het gebruikt

HostFact is een facturatiesysteem met uitgebreide mogelijkheden voor automatisering van hostingdiensten. Het combineert klantbeheer, facturatie, debiteurenbeheer, offertes, contracten en automatische provisioning in één pakket. De software is beschikbaar als zelf-gehoste installatie of als cloud-oplossing, waarbij HostFact de hosting en updates voor zijn rekening neemt.

Het platform is specifiek ontworpen voor de Nederlandse en Belgische markt, met native ondersteuning voor iDEAL, Bancontact, Twinfield, Exact Online, Moneybird en andere lokale diensten. Dit maakt het voor Nederlandse hostingbedrijven vaak een eenvoudigere keuze dan internationale alternatieven.

Top 5 features van HostFact

  1. Native Nederlandse integraties - iDEAL, Bancontact, Twinfield, Exact Online, Moneybird zonder extra plugins
  2. Volledig Nederlandstalig - Interface, documentatie en support allemaal in het Nederlands
  3. Automatisch incasso - SEPA incasso met automatische export voor Nederlandse banken
  4. Uitgebreide offertes en contracten - Complete workflow van offerte tot factuur tot contract
  5. BTW-naleving - Automatische BTW-berekening inclusief EU-regels en verlegd BTW

De belangrijkste functies van HostFact

Facturatie en debiteurenbeheer

HostFact biedt uitgebreide facturatiemogelijkheden met automatische generatie van facturen, creditnota's en aanmaningen. Het systeem ondersteunt meerdere facturatiecycli (maandelijks, kwartaal, jaarlijks) en kan automatisch pro-rata berekeningen uitvoeren bij upgrades of downgrades.

Het debiteurenbeheer is een van de sterke punten. Je kunt automatische herinneringen instellen met oplopende urgentie, incassobureaus koppelen voor hardnekkige wanbetalers en een compleet overzicht bijhouden van openstaande posten. De integratie met Nederlandse incassobureaus maakt het eenvoudig om vorderingen over te dragen.

Nederlandse betaalmethoden

HostFact heeft native ondersteuning voor alle populaire Nederlandse betaalmethoden. iDEAL-integratie is standaard aanwezig met ondersteuning voor alle Nederlandse banken. Daarnaast worden Bancontact (voor Belgische klanten), PayPal, creditcards en SEPA automatische incasso ondersteund.

De SEPA-incasso functionaliteit is bijzonder uitgebreid. Je kunt machtigingen beheren, incassobestanden genereren in het juiste formaat voor Nederlandse banken en storneringen automatisch verwerken. Dit maakt het ideaal voor bedrijven met veel terugkerende abonnementen.

Boekhoudkoppelingen

Een van de grootste voordelen van HostFact is de directe integratie met populaire Nederlandse boekhoudpakketten. Ondersteunde integraties zijn onder andere Twinfield, Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, Snelstart en Visma AccountView. Facturen worden automatisch gesynchroniseerd, wat dubbele invoer voorkomt en de administratie stroomlijnt.

De koppelingen werken bidirectioneel waar mogelijk, waardoor betalingen die in je boekhoudpakket worden verwerkt ook in HostFact worden bijgewerkt. Dit zorgt voor een consistent beeld van je financiële administratie.

Automatische provisioning

HostFact integreert met de meest gebruikte controlepanelen in de Nederlandse hostingmarkt. Ondersteund zijn onder andere DirectAdmin, cPanel/WHM, Plesk en CentOS Web Panel. Wanneer een klant een hostingpakket bestelt en betaalt, wordt het account automatisch aangemaakt op de juiste server.

Naast hosting ondersteunt HostFact ook automatische provisioning voor SSL-certificaten, domeinnamen en emaildiensten. Domeinintegraties zijn beschikbaar voor Openprovider, TransIP, Realtime Register, Metaregistrar en andere registrars die populair zijn in Nederland.

Offertes en contracten

HostFact biedt een complete workflow van offerte tot contract. Je kunt professionele offertes opstellen met je eigen branding, deze digitaal laten ondertekenen door de klant, en automatisch omzetten naar een factuur en contract. Het systeem houdt vervaldata bij en kan automatisch herinneringen sturen voor contractverlengingen.

Deze functionaliteit maakt HostFact ook geschikt voor webdesignbureaus en IT-dienstverleners die naast hosting ook maatwerk projecten uitvoeren.

Waar HostFact echt in uitblinkt

Nederlandse focus en support

HostFact is volledig gericht op de Nederlandse en Belgische markt. De interface is Nederlandstalig, de documentatie is in het Nederlands, en de support wordt geleverd door een Nederlands team. Dit maakt communicatie eenvoudiger en zorgt ervoor dat specifieke Nederlandse wensen snel worden opgepakt.

Fiscale naleving

Het systeem is ontworpen met Nederlandse en Belgische fiscale regels in gedachten. BTW-berekening, inclusief complexe situaties zoals intracommunautaire leveringen en verlegde BTW, wordt automatisch afgehandeld. De factuurnummering voldoet aan de wettelijke eisen en alle benodigde gegevens staan standaard op de facturen.

Gebruiksgemak

HostFact staat bekend om zijn intuïtieve interface. Nieuwe gebruikers kunnen snel aan de slag zonder uitgebreide training. De logische menustructuur en duidelijke wizards maken configuratie eenvoudig, ook voor gebruikers zonder technische achtergrond.

Betrouwbare support

De support van HostFact wordt consistent geprezen door gebruikers. Het team is bereikbaar via telefoon, email en chat, en reageert doorgaans snel en deskundig. Voor complexe vragen is er de mogelijkheid om een support-sessie in te plannen waarbij een medewerker meekijkt.

De mindere kanten van HostFact

Beperkte internationale focus

HostFact is primair gericht op Nederland en België. Hoewel het systeem andere talen en valuta ondersteunt, zijn de integraties en features geoptimaliseerd voor de Benelux. Voor bedrijven met een internationale klantenkring kunnen alternatieven zoals WHMCS of Blesta beter geschikt zijn.

Kleinere community

Vergeleken met internationale oplossingen is de community rondom HostFact kleiner. Er zijn minder third-party modules beschikbaar en voor specifieke integraties ben je vaak aangewezen op HostFact zelf of op maatwerkoplossingen.

Modernisering interface

Hoewel functioneel solide, zou de interface van HostFact wel een modernisering kunnen gebruiken. Nieuwere concurrenten bieden vaak een meer eigentijdse look-and-feel, al gaat dit niet ten koste van de functionaliteit.

Hogere kosten voor cloud-versie

De cloud-versie van HostFact is relatief duur vergeleken met zelf-hosting. Voor grotere bedrijven kunnen de maandelijkse kosten significant oplopen, terwijl de self-hosted versie een eenmalige investering is.

De 5 meest voorkomende problemen met HostFact

1. Cron job configuratie

Net als bij andere billing systemen is de cron essentieel voor automatische taken. Problemen met facturatie, herinneringen of provisioning zijn vaak terug te leiden naar een niet-draaiende cron. Controleer of de cron elke 5 minuten wordt uitgevoerd en bekijk de logs voor eventuele fouten.

2. iDEAL callback problemen

Als betalingen niet correct worden verwerkt, ligt dit vaak aan de callback-configuratie. Controleer of de callback-URL correct is ingesteld bij je payment service provider en of je server geen firewall-blokkades heeft voor inkomende verbindingen van de PSP.

3. Boekhoudkoppeling synchronisatie

Synchronisatieproblemen met boekhoudpakketten komen voor bij wijzigingen in API-credentials of configuratie. Herautenticeer de koppeling en controleer of alle vereiste rechten zijn toegekend in je boekhoudpakket.

4. SSL-certificaat problemen bij API-calls

Provisioning-fouten worden vaak veroorzaakt door SSL-certificaatproblemen. Zorg dat je server de CA-bundel up-to-date heeft en dat uitgaande HTTPS-verbindingen niet worden geblokkeerd door een firewall.

5. Email spam-filters

Facturen en herinneringen die in spam belanden zijn een veelvoorkomend probleem. Configureer SPF, DKIM en DMARC records voor je verzenddomein en overweeg om een dedicated SMTP-service te gebruiken voor betere deliverability.

Wanneer kies je voor HostFact

HostFact is de ideale keuze voor Nederlandse en Belgische hostingbedrijven, webdesigners en IT-dienstverleners die waarde hechten aan lokale integraties en Nederlandstalige support. De naadloze koppeling met iDEAL, Nederlandse boekhoudpakketten en de focus op fiscale naleving maken het een logische keuze voor bedrijven die primair in de Benelux opereren.

Voor bedrijven met internationale ambities of specifieke integratie-eisen kan een internationaal platform zoals WHMCS of Blesta beter geschikt zijn. Maar voor de Nederlandse markt biedt HostFact een unieke combinatie van functionaliteit, gebruiksgemak en lokale expertise die moeilijk te evenaren is.

Vergelijk met andere billing en hosting software

Bekijk ook onze andere uitgebreide artikelen over hosting billing en control panel software: